Przegląd kasy fiskalnej - czy jest obowiązkowy i jak często należy go wykonywać?

Data publikacji: 2017.01.31. Zaaktualizowano: 2023.10.31

Specjalnie dla Was zebraliśmy kompleksowe informacje na temat przeglądu kasy fiskalnej. Jak często należy go wykonywać? Gdzie zrobić? Koszt przeglądu kasy fiskalnej? A także podstawowe informacje, czym jest i kto musi go wykonywać - to wszystko w naszym tekście.

Na czym polega przegląd kasy fiskalnej?

Wykonanie przeglądu kasy fiskalnej stanowi fundamentalny obowiązek dla każdego właściciela tego urządzenia. Ten istotny proces ma na celu zagwarantowanie, że kasy fiskalne są użytkowane w pełnej zgodności z wymogami prawnymi, mającymi zastosowanie do rejestrowania transakcji handlowych. Kluczowym celem przeglądu jest wyeliminowanie wszelkich możliwych nieprawidłowości oraz prób oszustwa związanych z procesem rejestrowania sprzedaży i wpływających na prawidłowe opodatkowanie dokonanych transakcji.

Definicja i cel przeglądu kasy fiskalnej

Przegląd kasy fiskalnej to nie tylko odciśnięcie pieczątki przez serwisanta w książeczce serwisowej. To procedura konserwacyjna, która polega na regularnym sprawdzaniu i utrzymaniu sprzętu w dobrym stanie technicznym, zgodnie z wymogami prawnymi i przepisami dotyczącymi kas fiskalnych. Ma to na celu zapewnienie prawidłowego i niezawodnego działania kasy oraz zapobieganie błędom w transakcjach.

Czy przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy?

Faktem jest, że kasa fiskalna we własnej działalności gospodarczej stanowi podstawę prawidłowego funkcjonowania firmy. Ponieważ, umożliwia właściwe zliczanie osiąganych przychodów, do prowadzenia ewidencji poprzez kasy fiskalne zobowiązani są podatnicy, niezależnie od rodzaju posiadanej działalności.
Obowiązek dokonywania przeglądów technicznych kas fiskalnych wynika z art. 111 ust. 3a pkt.4 i 11 ustawy na temat podatku VAT. Zgodnie z prawem, każdy przedsiębiorca powinien dokonać przeglądu technicznego kasy oraz poddać serwisowi urządzenia rejestrujące transakcje, które raz zostały utracone, a następnie odzyskane. Co ile przegląd kasy fiskalnej? Od 1 grudnia 2008 roku obowiązkowy przegląd techniczny obowiązuje co 24 miesiące (wcześniej co 12), natomiast w przypadku firm przewozowych nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Kasę rejestrującą powinny posiadać wszystkie firmy dystrybuujące towary i usługi klientom detalicznym (osobom nie prowadzącym własnej działalności) oraz rolnikom ryczałtowym. Najważniejsze zasady w kwestii prowadzenia ewidencji określa rozporządzenie Ministra Finansów z 29 listopada 2012 r. Uwzględnione zostały również wyjątki od reguły, w których przedsiębiorca nie musi posiadać kasy fiskalnej. Kryterium na podstawie którego, można ubiegać się o zwolnienie z obowiązku, stanowi wysokość osiąganych obrotów (firmy u których, sprzedaż detaliczna jest nie wyższa niż 20 tys. zł po odliczeniu podatku VAT), a także firmy, u których zapłata w całości następuje poprzez pocztę lub bank na konto podatnika. Prowadzona ewidencja i dokumentacja powinny jednak, jednoznacznie wskazywać na to, jakiego towaru / usługi dotyczyła zapłata.

Kto może zrobić przegląd kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna, jest jednak, bardzo czułym urządzeniem, które zapisuje na dysku wszystkie ludzkie ingerencje do początkowo wprowadzonych informacji. Właśnie dlatego, bez udziału wykwalifikowanego serwisanta, nie wolno samemu dokonywać żadnych zmian w urządzeniu! Nawet, gdy pamięć kasy rejestrującej zostanie już wyczerpana, należy czym szybciej powiadomić o incydencie serwis i Urząd Skarbowy. Wówczas, ustala się termin dokonania odczytu pamięci, w którym biorą udział 3 wymienione strony. Konieczna jest też wymiana modułu pamięciowego.

Zastosowane terminy przeglądów kas fiskalnych nie różnią się od tych, których należy dokonywać przy legalizacjach bądź kontrolach innych przyrządów pomiarowych. Dobrze wiedzieć, że o terminie kontroli powinien pamiętać podatnik, a nie serwis!

Przegląd kasy fiskalnej po terminie

Dobrze wiedzieć, że brak kasy fiskalnej lub terminowego dokonania przeglądu wiąże się z sankcjami karnymi, ujętymi jako brak lub nieprawidłowe prowadzenie księgi. Aby pamiętać o terminowym dokonaniu przeglądu i narażać się na poniesienie dodatkowych kosztów finansowych, na kasach fiskalnych umieszczane są specjalne nalepki, przypominające o terminie następnej obowiązkowej kontroli. Poza tym, większość kas informuje systemowo o obowiązku odpowiednim komunikatem tuż przed rutynową kontrolą.

Przeglądu technicznego kasy fiskalnej można dokonywać również, w ostępach 12-miesięcznych. Wbrew pozorom, jest to o wiele wygodniejsze rozwiązanie - tańsze, szybsze i przedłużające żywotność kasy fiskalnej. Niektórzy producenci, przedłużają nawet czas trwania gwarancji urządzenia, jeśli, przedsiębiorca zobowiąże się wykonywać przeglądy częściej.

Przegląd kasy fiskalnej a zawieszenie działalności

W związku z nowelizacją prawa od 1 maja 2019 pojawiło się ułatwienie dla osób zawieszających swoją działalność. Otóż nie muszą oni dokonywać przeglądu technicznego swojej kasy fiskalnej pod warunkiem, że w trakcie tego okresu nie będą prowadzić ewidencji. W sytuacji jednak gdyby zamierzali odwiesić działalność, a kasa miałaby przekroczoną datę przeglądu, należy go zrobić przed ponownym rozpoczęciem sprzedaży.

Ile kosztuje przegląd kasy fiskalnej

Cena przeglądu kasy fiskalnej uzależniona jest od punktu, w którym go dokonujemy. Może się wahać od 150 do 300 zł. Pamiętać należy, że w trakcie przeglądu zawsze konieczne jest posiadanie książki serwisowej kasy rejestrującej, do której wpisywane są wszystkie ingerencje ze strony serwisu. Nie można jej zniszczyć, ani zagubić! Stanowi ona bowiem, dokument poświadczający prawdziwość zapisanych danych oraz dodatkowe zalecenia poza kontrolne.

Więcej informacji:

tel. (12) 656-51-58 lub e-mail: sprzedaz@escsa.pl

Nasze serwisy:

Aplikacje internetowe

Mapa witryny

SSDIP Scentralizowany System Dostepu do Informacji Publicznej