Jaka jest najtańsza kasa fiskalna online i ile kosztuje?

Kasa fiskalna, a dodatkowe opłaty i obowiązki

Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego

Przed zakupem kasy fiskalnej należy udać się do właściwego urzędu skarbowego, odpowiadającego miejscu prowadzenia działalności. Tam należy zgłosić zamiar zakupu kasy oraz rozpoczęcia sprzedaży. W tym zgłoszeniu informujemy o liczbie kas do zakupu, planowanym miejscu instalacji oraz daty rozpoczęcia ewidencji sprzedaży. To jest pierwszy krok, który musi podjąć nowy podatnik. Co dalej?

Fiskalizacja kasy

Kolejnym etapem jest fiskalizacja kasy, która może być przeprowadzona tylko przez uprawniony serwis. Chociaż to jednorazowa czynność, warto rozważyć podpisanie umowy na obsługę wszystkich kas fiskalnych u jednego serwisu, najlepiej tam, gdzie dokonaliśmy zakupu sprzętu. Taki krok ułatwia przeglądy techniczne i naprawy oraz rozwiązywanie ewentualnych problemów. 

Po przeprowadzeniu fiskalizacji, obowiązkowo w ciągu 7 dni należy zgłosić ten fakt do Urzędu Skarbowego (to samo obowiązuje serwisanta, którego usługi wykorzystaliśmy). W wyniku tej procedury otrzymamy unikalny numer identyfikacyjny, który musimy trwale umieścić na naszej kasie fiskalnej (aby uniknąć jego zamazania) po zakupie.

Jeśli z jakiegoś powodu chcielibyśmy zmienić serwis obsługujący naszą kasę, musimy zgłosić ten wniosek producentowi kasy. Po uzyskaniu pozytywnej odpowiedzi musimy poinformować Urząd Skarbowy. Dlaczego to tak istotne? W przypadku awarii kasy tylko ten wskazany serwis ma prawo dokonać odczytu z pamięci fiskalnej.

Archiwizacja kopii paragonów fiskalnych

Po rozpoczęciu sprzedaży i uruchomieniu kasy, nasze obowiązki się nie kończą. Właściciel urządzenia fiskalnego musi przechowywać kopie wszystkich wydanych paragonów przez okres 5 lat, licząc od zakończenia roku obrotowego, w którym paragon został wydrukowany. Sposób archiwizacji dokumentów zależy od wybranego modelu urządzenia fiskalnego. Kasy fiskalne dostępne na polskim rynku oferują kopię elektroniczną.

W przypadku kasy z kopią elektroniczną, kasa wystawia papierowy paragon tylko dla klienta, a jego kopia jest zapisywana na karcie pamięci SD lub microSD. Choć początkowy koszt jest wyższy niż wcześniej używane w Polsce kasy fiskalne z kopią papierową, tego typu kasa jest bardziej ekonomiczna w eksploatacji i zapewnia większy komfort pracy dla obsługi.

Raporty dobowe i miesięczne

Codziennie po zakończeniu pracy z kasą, należy wydrukować raport dobowy przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Jednak jeśli nie zarejestrowano żadnej sprzedaży w danym dniu, nie jest konieczne drukowanie raportu. Raport fiskalny zawiera informacje o łącznej kwocie sprzedaży brutto, podzielonej na różne stawki VAT, oraz wartość należnego podatku VAT.

Raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym prowadziliśmy sprzedaż, nie później niż do 25. dnia następnego miesiąca.

Obowiązkowe przeglądy techniczne

Aby kasa służyła nam przez wiele lat, konieczne jest regularne przeprowadzanie przeglądów technicznych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda kasa fiskalna musi być przeglądana co najmniej co 2 lata przez uprawnionego serwisanta. Przegląd ten obejmuje konserwację urządzenia i usuwanie ewentualnych usterek. Przegląd musi być wykonany przez serwisanta z odpowiednimi uprawnieniami.

Przechowywanie książki serwisowej (Książki Kasy Rejestrującej)

Książka Serwisowa to rodzaj dokumentacji naszej kasy fiskalnej, zawierająca informacje takie jak nazwa, model, numer fabryczny, numer unikatowy, numer ewidencyjny, producent lub importer. Książka serwisowa powinna także zawierać informacje o przedsiębiorcy, właścicielu kasy, oraz serwisie obsługującym urządzenie, wraz z listą wszystkich operacji wykonanych na kasie fiskalnej.