Rachmistrz Nexo - KPiR (3 stanowiska)

Wybór programu do uproszczonej księgowości sprowadza się dziś do jednego pytania: czy nadąży za zmianami w przepisach - od kolejnych wzorów PIT po obowiązkowy KSeF. Rachmistrz nexo, opracowany przez InsERT, powstał z myślą o firmach na KPiR i ryczałcie. Poniżej rozkładamy jego funkcje, integracje i koszty na czynniki pierwsze.

InsERT Rachmistrz NEXO - program do uproszczonej księgowości (KPiR i ryczałt)

Rachmistrz nexo to nowoczesny program do uproszczonej księgowości sygnowany przez InsERT - polskiego producenta oprogramowania dla firm z wieloletnim stażem na rynku. Jego zadaniem jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ewidencji ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, z płynnym przechodzeniem między obiema formami, gdy zmienia się sposób rozliczania działalności.

Dla użytkowników starszej generacji istotne jest to, że przejście na nową wersję nie wymaga budowania kartotek od zera. Rachmistrz nexo udostępnia wbudowany kreator, który przenosi dane z programu Rachmistrz GT - kartoteki kontrahentów, zapisy księgowe i dokumenty - na nowoczesną architekturę bazodanową, zachowując ciągłość rozliczeń. To narzędzie księgowe InsERT, adresowane zarówno do przedsiębiorców prowadzących księgowość samodzielnie, jak i do tych, którzy chcą uporządkować współpracę ze swoim księgowym.

Najważniejsze możliwości Rachmistrza nexo:

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego (płynne przejście między różnymi formami księgowości);
• ewidencja i rozliczanie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży (w tym sprzedaż marża), rozliczenia metodą kasową, korekty VAT nieterminowych płatności;
• ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i dekretacja amortyzacji z uwzględnieniem kosztów przypadających na miejsca użytkowania, wydruk tabeli i planów amortyzacji), a także ewidencja wyposażenia i remanentów;
• podstawowa obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę;
• zaawansowany system rozliczeń właścicielskich: od składek ZUS wspólnika, poprzez ewidencję przychodów z innych źródeł (EP), do odliczeń i obniżek podatku związanych z różnymi ulgami;
• ewidencja i rozliczanie pojazdów prywatnych wykorzystywanych do działalności gospodarczej oraz pojazdów firmowych z możliwością częściowego bądź pełnego odliczenia VAT;
• obsługa dowodów wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących wewnątrz firmy;
• obsługa operacji kasowych gotówkowych i bezgotówkowych (płatność kartą płatniczą, bony), raporty kasowe;
• obsługa operacji związanych z rachunkami bankowymi, polecenia przelewu standardowe, ZUS, podatkowe z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (off-line i on-line);
• ewidencja i rozliczanie rozrachunków, integracja z zapisami księgowymi KPiR bądź EP oraz z zapisami VAT;
• wystawianie i wydruk deklaracji skarbowych rozliczających podatek dochodowy wspólników i pracowników oraz podatek VAT;
• wystawianie deklaracji ZUS (RCA, RZA, DRA) oraz możliwość eksportu do programu Płatnik;
• automatyczna dekretacja do KPiR lub EP oraz rejestrów VAT za pomocą definiowalnych schematów;
• integracja z systemem sprzedaży Subiekt nexo;
• możliwość pracy jednostanowiskowej bądź sieciowej.

Rachmistrz nexo dla firm na KPiR oraz ryczałcie

Rachmistrz nexo obsługuje ryczałt ewidencjonowany we wszystkich obowiązujących stawkach, co ma znaczenie przy klientach z różnych branż - od usług IT po handel - gdzie w obrębie jednej działalności potrafi występować kilka stawek naraz.

Po stronie rozliczeń program prowadzi pełną ewidencję VAT (zakupy, sprzedaż, sprzedaż marża, metoda kasowa, korekty od nieterminowych płatności), rozlicza środki trwałe wraz z amortyzacją, obsługuje rozrachunki oraz operacje kasowe i bankowe z wykorzystaniem bankowości elektronicznej. Osobny moduł odpowiada za rozliczenia właścicielskie - od składek ZUS wspólnika po ulgi i odliczenia podatkowe. Deklaracje ZUS (RCA, RZA, DRA) można wygenerować i wyeksportować wprost do programu Płatnik, bez podwójnego wprowadzania danych, a mechanizmy zgodne z RODO porządkują zgody, cele przetwarzania i obowiązki informacyjne wobec osób, których dane trafiają do ewidencji. 

Integracja InsERT Rachmistrz NEXO z Subiektem nexo i KSeF

Rachmistrz nexo tworzy jedną całość z systemem sprzedaży Subiekt nexo. Dzięki tej integracji faktury wystawione w module handlowym trafiają wprost do księgowości, bez ręcznego przepisywania - księgowy pracuje na tych samych danych, które powstały w sprzedaży. Automatyczna dekretacja odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów importu, więc każdy typ dokumentu od razu trafia we właściwe miejsce w KPiR oraz w rejestrach VAT.

Drugim filarem jest współpraca z Krajowym Systemem e-Faktur. Rachmistrz nexo pobiera faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF, co ma dziś wymiar czysto praktyczny: dla firm z sektora MŚP korzystanie z KSeF stało się obowiązkowe od 1 kwietnia 2026 roku. Zamiast ręcznie wpisywać dokumenty, księgowy zaciąga je z systemu i dekretuje według gotowych reguł, oszczędzając czas i eliminując pomyłki przy przepisywaniu.

Rachmistrz nexo a Rachmistrz nexo PRO - różnice

Rachmistrz nexo występuje w dwóch edycjach, a wybór między nimi zależy od skali i złożoności pracy. Wersja standardowa w zupełności wystarcza firmie prowadzącej własną księgowość - daje komplet funkcji KPiR, ryczałtu i VAT w przystępnej formie. Rachmistrz nexo PRO rozszerza ten fundament o narzędzia, po które sięgają więksi gracze: definiowanie własnych pól opisujących kontrahentów i dokumenty, rozbudowane schematy dekretacji pozwalające zautomatyzować nietypowe księgowania oraz precyzyjne uprawnienia użytkowników - istotne tam, gdzie na jednej bazie pracuje kilku księgowych.

Obie edycje dostępne są w wariancie na 1 oraz na 3 stanowiska, co ułatwia dopasowanie licencji do wielkości zespołu. Zasada wyboru jest prosta: jeśli prowadzisz jedną-dwie działalności i standardowe schematy Ci wystarczają, sięgnij po Rachmistrza nexo w wersji podstawowej; jeśli obsługujesz wielu klientów o różnej specyfice albo potrzebujesz rozdzielić uprawnienia i zautomatyzować dekretację, lepiej sprawdzi się edycja PRO.

Cennik i abonament na ulepszenia InsERT Rachmistrz NEXO

Rachmistrz nexo sprzedawany jest w modelu licencji wieczystej, powiązanej z rocznym abonamentem na ulepszenia. Abonament na ulepszenia, odnawiany co roku, zapewnia dostęp do aktualizacji prawnych oraz nowych wersji programu; bez niego oprogramowanie działa dalej, ale przestaje pobierać zmiany przepisów, co przy dynamice podatków bywa ryzykowne.

Do zakupu dołączona jest bezpłatna opieka posprzedażowa przez pierwsze 3 miesiące oraz e-archiwizacja (kopia zapasowa w chmurze). W tym czasie z pomocy technicznej skorzystasz w ramach infolinii teleKonsultant, czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-20:00 - czyli także po typowych godzinach pracy biura. Dzięki temu wdrożenie Rachmistrza nexo nie kończy się na instalacji, lecz obejmuje również pierwszy, najtrudniejszy okres nauki programu.

Wymagania sprzętowe i systemowe InsERT Rachmistrz NEXO

Rachmistrz nexo należy do linii InsERT nexo, dlatego stawia typowe dla niej wymagania. Do pracy potrzebny jest komputer z systemem Microsoft Windows 10 lub nowszym, a dane przechowuje serwer bazodanowy Microsoft SQL Server. To właśnie silnik MSSQL odpowiada za wydajność - zarówno przy pracy jednostanowiskowej, jak i sieciowej, gdy na wspólnej bazie pracuje jednocześnie kilku użytkowników. W mniejszych wdrożeniach sprawdza się bezpłatna edycja SQL Server Express, a większe środowiska korzystają z pełnej wersji serwera.

Dla firm, którym zależy na bezpiecznym przechowywaniu kopii, InsERT udostępnia e-Archiwizację w chmurze Microsoft Azure, dzięki której dane Rachmistrza nexo są regularnie zabezpieczane poza siedzibą firmy. To opcja, którą docenią zwłaszcza podmioty dbające o ciągłość działania i odporność na awarie sprzętu.

Zakup i wdrożenie InsERT Rachmistrz NEXO w Krakowie

Rachmistrza nexo kupisz i wdrożysz w Krakowie za pośrednictwem ESC SA - Autoryzowanego Partnera InsERT, który realizuje wdrożenia oprogramowania nieprzerwanie od 1992 roku. Firma prowadzi dwa punkty handlowo-serwisowe: przy ul. Mieszczańskiej 19 oraz na os. Teatralnym 3, więc pomoc jest dostępna zarówno na miejscu, jak i z dojazdem do klienta.

Podstawowe wdrożenie obejmuje instalację i konfigurację serwera Microsoft SQL Server oraz ustawienia początkowe programu. W razie potrzeby ESC SA zapewnia też szersze usługi IT wokół całego środowiska nexo - od serwera bazodanowego po stanowiska końcowe.

FAQ

Jak przygotować się do przejścia z programu Rachmistrz GT na wersję nexo?

Migracja wymaga przygotowania bazy danych w wersji GT i użycia wbudowanego kreatora wdrożeniowego nexo, który przenosi kartoteki oraz dokumenty. Proces ten pozwala zachować ciągłość rozliczeń przy jednoczesnym przejściu na nowoczesną architekturę MSSQL. Jako Autoryzowany Partner InsERT, firma ESC SA oferuje asystę techniczną przy przenoszeniu danych, aby zapewnić poprawność bazy po konwersji.

Kiedy należy odnowić abonament na ulepszenia dla programu Rachmistrz nexo?

Abonament na ulepszenia należy odnowić przed upływem 3 miesięcy od aktywacji licencji, aby zachować dostęp do aktualizacji prawnych w 2026 roku. Brak aktywnego abonamentu może zablokować współpracę z systemem KSeF oraz pobieranie aktualnych wzorców deklaracji skarbowych. 

Co jest potrzebne do uruchomienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur w programie?

Do integracji niezbędny jest aktywny abonament na ulepszenia, uwierzytelnienie w KSeF 2.0 (certyfikat KSeF, Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany) oraz nadanie uprawnień formularzem ZAW-FA.

Komunikacja z KSeF odbywa się z wykorzystaniem InsPunktów. Każda wymiana dokumentu – niezależnie od tego, czy dotyczy faktury sprzedaży, czy zakupu – jest rozliczana jako osobna operacja w Portfelu InsERT. Za każdą zrealizowaną operację system automatycznie pobiera:

• 1 InsPunkt za wysłanie e-faktury do KSeF,
• 1 InsPunkt za pobranie e-faktury z KSeF.

Program umożliwia automatyczne pobieranie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio do ewidencji VAT na podstawie zdefiniowanych schematów. Nasi serwisanci pomagają w konfiguracji połączenia z KSeF, co jest kluczowe dla procesów księgowych w 2026 roku.