Rachmistrz Nexo Pro - KPiR (3 stanowiska)

Rachmistrz nexo PRO jest rozszerzeniem systemu Rachmistrz nexo, który pozwala na kompleksowe prowadzenie ewidencji księgowej w sposób otwarty i elastyczny, co umożliwia dokładne skonfigurowanie możliwości programu do indywidualnych potrzeb. Rachmistrz nexo PRO jest częścią InsERT nexo PRO – zintegrowanego pakietu, w którego skład wchodzą również: system obsługi sprzedaży i gospodarki magazynowej Subiekt nexo PRO i system finansowo-księgowy Rewizor nexo PRO.

Nie każda firma na KPiR potrzebuje tego samego programu. Jedni chcą po prostu policzyć podatek, inni - obsłużyć kilkadziesiąt podmiotów, rozliczenia wielowalutowe i własne schematy księgowań. Rachmistrz nexo PRO to wersja dla tej drugiej grupy: rozszerzenie sprawdzonego Rachmistrza nexo o narzędzia, które doceniają biura rachunkowe i wymagające działy finansowe. Zobaczmy, co dokładnie oferuje, czym różni się od GT oraz standardowego nexo i ile kosztuje.

Podstawowe możliwości Rachmistrza nexo PRO:

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego (płynne przejście między różnymi formami księgowości);
• ewidencja i rozliczanie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży (w tym sprzedaż marża), rozliczenia metodą kasową, korekty VAT nieterminowych płatności;
• ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i dekretacja amortyzacji z uwzględnieniem kosztów przypadających na miejsca użytkowania, wydruk tabeli i planów amortyzacji), a także ewidencji wyposażenia i remanentów;
• podstawowa obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę;
• zaawansowany system rozliczeń właścicielskich: od składek ZUS wspólnika, poprzez ewidencję przychodów z innych źródeł, do odliczeń i obniżek podatku związanych z różnymi ulgami;
• ewidencja i rozliczanie pojazdów prywatnych wykorzystywanych do działalności gospodarczej oraz pojazdów firmowych z możliwością częściowego bądź pełnego odliczenia VAT;
• obsługa dowodów wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących wewnątrz firmy;
• obsługa operacji kasowych gotówkowych i bezgotówkowych (płatność kartą płatniczą, bony), raporty kasowe;
• obsługa operacji związanych z rachunkami bankowymi, polecenia przelewu standardowe, ZUS, podatkowe z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (offline i online);
• ewidencja i rozliczanie rozrachunków, integracja z zapisami księgowymi KPiR bądź EP oraz z zapisami VAT;
• wystawianie i wydruk deklaracji skarbowych rozliczających podatek dochodowy wspólników i pracowników oraz podatek VAT;
• wystawianie deklaracji ZUS (RCA, RZA, DRA) oraz możliwość eksportu do programu Płatnik;
• automatyczna dekretacja do KPiR lub EP oraz rejestrów VAT za pomocą definiowalnych schematów;
• integracja z systemem sprzedaży Subiekt nexo;
• możliwość pracy jednostanowiskowej bądź sieciowej.

Dodatkowe rozwiązania dostępne w wersji PRO:

• Sfera dla Rachmistrza nexo – możliwość tworzenia własnych rozwiązań (szczegółowy opis i dokumentacja techniczna w nexo SDK - pobierz);
• definiowalne transakcje VAT;
• definiowanie własnych typów amortyzacji;
• sesje kasowe – narzędzie do weryfikacji pracy kasjera (w momencie zamykania sesji pogram sam wylicza, czy stan środków pieniężnych jest zgodny z operacjami zarejestrowanymi w systemie);
• definiowalne rodzaje rozrachunków;
• możliwość podzielenia rozrachunku na raty (rozrachunek może być podzielony na wiele kwot cząstkowych z określeniem terminu płatności dla każdej z nich);
• ewidencja sesji rozliczeniowych tworzonych automatycznie podczas dokonywania rozliczeń;
• rozliczenia wielowalutowe (możliwość zaewidencjonowania np. faktury w euro rozliczanej częściowo w złotówkach, częściowo w dolarach lub w innej walucie);
• kompensaty wielowalutowe;
• rozbudowane schematy dekretacji, których wykonanie można warunkować od dowolnej cechy dokumentu źródłowego;
• ewidencjonowanie zapisów w KPiR i EP uwzględniające korekty uzyskania przychodów wynikających z odliczeń przypadających w całości na wspólnika;
• pola i słowniki własne do opisywania obiektów w programie umożliwiające dokonanie analizy wg własnych kryteriów i do wykorzystania w warunkowych schematach dekretacji;
• definiowanie własnych raportów i wydruków z możliwością ich eksportu do innych programów InsERT nexo;
• punkty rozszerzeń - możliwość rozszerzenia logiki biznesowej o własne algorytmy (np. wyliczenie wartości konkretnego pola na deklaracji).

Moduły funkcjonalne Rachmistrz nexo PRO i baza Microsoft SQL Server

Rachmistrz nexo PRO działa na bazie danych Microsoft SQL Server, co daje mu wydajność i stabilność potrzebną przy większych wolumenach dokumentów oraz pracy sieciowej. Na tym fundamencie osadzone są moduły odpowiadające za bieżącą księgowość. Ewidencja VAT prowadzona jest w formie JPK_V7 - jednolitego pliku, który od 2020 roku zastąpił dawne deklaracje VAT-7 i VAT-7K - a program obsługuje też ewidencję środków trwałych, rozliczanie pojazdów firmowych i prywatnych oraz naliczanie składek i deklaracji ZUS (RCA, RZA, DRA) z eksportem do programu Płatnik.

Wersja PRO sięga jednak dalej niż samo księgowanie. Moduł Portal Biura InsERT usprawnia wymianę dokumentów między biurem rachunkowym a jego klientami, a funkcja e-Archiwizacji przenosi kopie bazy do chmury. Program jest też przygotowany na realia 2026 roku: integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), pobierając v faktury ustrukturyzowane wprost z poziomu księgowości. W razie pytań użytkownicy korzystają ze wsparcia teleKonsultant InsERT.

Rachmistrz GT, nexo i nexo PRO - różnice funkcjonalne

Ofertę Rachmistrza najłatwiej zrozumieć jako trzy pokolenia tego samego programu. Rachmistrz GT to starsza linia, oparta na własnym formacie bazy - sprawdzona i wciąż używana, ale technologicznie zamknięta, bez nowoczesnych mechanizmów rozszerzania. Rachmistrz nexo przenosi księgowość na bazę Microsoft SQL Server i porządkuje interfejs, dając wygodniejszą oraz szybszą pracę. Rachmistrz nexo PRO to najwyższy wariant, który do fundamentu nexo dokłada narzędzia dla wymagających.

Największą przewagą PRO jest Sfera dla Rachmistrza nexo, czyli nexo SDK - mechanizm pozwalający budować własne rozszerzenia, wpinać algorytmy w punktach rozszerzeń i łączyć program z zewnętrznymi systemami. To otwiera drzwi do automatyzacji, których nie da się osiągnąć w GT ani w standardowym nexo - od wyliczania nietypowych pól na deklaracjach po integracje z autorskim oprogramowaniem firmy.

Drugim filarem są rozrachunki. Wersja PRO obsługuje rozrachunki ratalne, w których jeden rozrachunek dzieli się na wiele rat z osobnymi terminami płatności, oraz rozliczenia wielowalutowe - fakturę w euro można rozliczyć częściowo w złotówkach, a częściowo w innej walucie, wraz z obsługą kompensat wielowalutowych. Do tego dochodzą rozbudowane, warunkowe schematy dekretacji, których wykonanie można uzależnić od dowolnej cechy dokumentu, a także definiowalne rodzaje rozrachunków i transakcji VAT, własne typy amortyzacji oraz sesje kasowe kontrolujące zgodność stanu gotówki z zapisami - realne wsparcie tam, gdzie pracuje kasjer.

PRO to również pełna wielostanowiskowość i miejsce w ekosystemie InsERT nexo PRO. Program integruje się z systemem sprzedaży Subiekt nexo PRO, dzięki czemu faktury z handlu księgują się automatycznie, oraz z kadrowo-płacowym Gratyfikantem nexo PRO - jeśli szukasz kompletu narzędzi HR, znajdziesz je w kategorii oprogramowanie dla kadr. Całość tworzy jeden obieg danych: sprzedaż, księgowość i płace pracują na spójnych informacjach, bez podwójnego wprowadzania.

Udogodnienia programu Rachmistrz nexo PRO dla biur rachunkowych

Dla biura rachunkowego liczy się skala, a tu PRO pokazuje pełnię możliwości. Program obsługuje wiele baz danych, więc księgowy przełącza się między klientami bez zamykania aplikacji, a seryjne generowanie deklaracji skarbowych pozwala przygotować rozliczenia dla wielu podmiotów naraz, zamiast klikać każde z osobna. Komunikację z klientem domyka Portal Biura - moduł dodatkowy do wymiany dokumentów, przez który firmy przekazują faktury i odbierają gotowe deklaracje bez papierowego obiegu i mailowego chaosu. W praktyce oznacza to mniej powtarzalnej pracy i krótszy czas zamknięcia miesiąca, co przy kilkudziesięciu obsługiwanych firmach przekłada się wprost na przepustowość biura.

Roczny abonament i ulepszenia dla systemu Rachmistrz nexo PRO

Rachmistrz nexo PRO objęty jest rocznym abonamentem na ulepszenia - subskrypcją, która zapewnia bieżące poprawki, nowe wersje programu oraz dostęp do wsparcia technicznego teleKonsultant w dni robocze. To rozwiązanie ma konkretny sens: prawo podatkowe zmienia się kilka razy w roku, a bez aktywnego abonamentu program traci dostęp do aktualizacji przepisów i nowych wzorów deklaracji, co przy księgowości bywa ryzykowne. Odnowienie subskrypcji przed upływem okresu gwarantuje ciągłość - zarówno zgodność z prawem, jak i możliwość korzystania z pomocy technicznej, gdy pojawi się problem. Dla biura rozliczającego dziesiątki firm aktualny abonament to nie koszt, lecz warunek spokojnej pracy.

Zastosowanie licencji dla biur rachunkowych

Licencjonowanie Rachmistrza nexo PRO jest elastyczne i pomyślane pod podmioty świadczące usługi księgowe. Wszystkie stanowiska pracują na wspólnej bazie danych, więc kilku księgowych może równocześnie prowadzić różnych klientów, korzystając z tych samych, aktualnych danych. Taki model automatyzuje pracę zespołu i eliminuje dublowanie wpisów, a rozbudowa licencji nadąża za rosnącym portfelem klientów biura.

Cennik i wymagania sprzętowe programu Rachmistrz nexo PRO

Rachmistrz nexo PRO kupisz w kilku wariantach. Licencja podstawowa na jedno stanowisko albo na trzy stanowiska. Licencje dla biur rachunkowych to inny typ licencji, wycena odbywa się na podstawie ilości podmiotów obsługiwanych. Do licencji dochodzi roczny abonament na ulepszenia, a zakres oraz koszt samego wdrożenia - instalacji, konfiguracji i przeniesienia danych - certyfikowani specjaliści wyceniają indywidualnie, zależnie od liczby stanowisk i złożoności środowiska.

Rachmistrz nexo PRO kupisz w kilku wariantach. Licencja podstawowa na jedno stanowisko albo na trzy stanowiska. Licencje dla biur rachunkowych to inny typ licencji, wycena odbywa się na podstawie ilości podmiotów obsługiwanych.

Produkt jest licencją wieczystą – po zakupie zyskujesz bezterminowy dostęp do programu w nabytej wersji. Z racji tego, że jest to program księgowy, a prawo ulega ciągłym zmianom, do prawidłowego działania system potrzebuje jednak e-abonamentu na ulepszenia.

Przez pierwsze 3 miesiące otrzymujesz darmowy pakiet startowy, w skład którego wchodzą:

• e-abonament
• telekonsultant (infolinia producenta)
• e-archiwizacja (kopia zapasowa w chmurze)

Po upływie tych 3 miesięcy decydujesz, czy chcesz przedłużać dostęp do powyższych usług. Zakres oraz koszt samego wdrożenia – instalacji, konfiguracji i przeniesienia danych – certyfikowani specjaliści wyceniają indywidualnie, zależnie od liczby stanowisk i złożoności środowiska.

Po stronie technicznej wymagania są typowe dla linii nexo. Program potrzebuje systemu Microsoft Windows 10, Windows 11 lub nowszego oraz serwera bazodanowego Microsoft SQL Server - w mniejszych wdrożeniach wystarczy bezpłatna edycja SQL Server Express, większe środowiska korzystają z pełnej wersji. Przy pracy sieciowej istotne są też szybkie dyski, odpowiednia ilość pamięci RAM na serwerze i wydajna sieć - dlatego przed instalacją warto zlecić audyt sprzętowy.

Procedura wdrożenia i konfiguracji Rachmistrz nexo PRO

Wdrożenie Rachmistrza nexo PRO zaczyna się od analizy infrastruktury IT - sprawdzenia, na jakim sprzęcie i w jakiej sieci program ma pracować. Kolejny krok to instalacja motoru bazy danych Microsoft SQL Server i założenie bazy, a następnie konfiguracja kartotek kontrahentów oraz parametrów podatkowych, tak aby rozliczenia ruszyły od poprawnych ustawień. Na koniec specjaliści konfigurują parametry sieciowe, systemy kopii zapasowych i zdalny dostęp przez VPN, zabezpieczając dane i umożliwiając pracę spoza biura. Na każdym etapie warto oprzeć się na konsultacji z Autoryzowanym Partnerem InsERT - pomoże dobrać właściwą liczbę stanowisk i uniknąć błędów, które później trudno odkręcić.

Wdrożenie i pomoc techniczna dla systemów InsERT w Krakowie

Za wdrożeniem i utrzymaniem Rachmistrza nexo PRO w Krakowie stoi ESC SA - firma świadcząca usługi IT nieprzerwanie od 1992 roku, z ponad 30-letnim stażem i statusem Autoryzowanego Partnera InsERT. Doświadczenie w tej skali ma znaczenie: przez trzy dekady zespół przeszedł przez setki wdrożeń oprogramowania księgowego i handlowego, więc typowe pułapki konfiguracji zna na pamięć.

Firma działa z dwóch punktów handlowo-serwisowych - przy ul. Mieszczańskiej 19 oraz na os. Teatralnym 3 - co pozwala świadczyć lokalną, stacjonarną pomoc, a w razie potrzeby dojechać do klienta. Opiekę powdrożeniową porządkują dedykowane umowy serwisowe SLA, w których z góry określa się czas reakcji i zakres wsparcia, od usuwania awarii po bieżące zabezpieczanie danych. Procedury serwisowe i gwarancyjne prowadzone są zgodnie z normą ISO 9001, utrzymywaną w firmie nieprzerwanie od 2005 roku - to nie deklaracja, lecz udokumentowany standard postępowania.

Rachmistrz nexo PRO nie musi przy tym działać w pojedynkę. ESC SA oferuje szerokie oprogramowanie dla firm i łączy go z pozostałymi systemami linii nexo PRO, a doradcy pomogą dobrać komplet narzędzi do księgowości i finansów - pełną półkę znajdziesz w kategorii oprogramowanie do zarządzania finansami.

FAQ

Jak program Rachmistrz nexo PRO obsługuje Krajowy System e-Faktur w 2026 roku?

Rachmistrz nexo PRO zapewnia pełną, zautomatyzowaną integrację z KSeF, umożliwiając wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio z programu. System wykorzystuje dedykowane schematy dekretacji, co znacząco przyspiesza księgowanie dokumentów XML. Komunikacja z KSeF odbywa się z wykorzystaniem InsPunktów. Każda wymiana dokumentu – niezależnie od tego, czy dotyczy faktury sprzedaży, czy zakupu – jest rozliczana jako osobna operacja w Portfelu InsERT. Za każdą zrealizowaną operację system automatycznie pobiera:

• 1 InsPunkt za wysłanie e-faktury do KSeF,
• 1 InsPunkt za pobranie e-faktury z KSeF. 

 Jako Autoryzowany Partner InsERT, ESC SA konfiguruje połączenie z bramką Ministerstwa Finansów i szkoli personel z nowych procedur.

Jakie minimalne wymagania sprzętowe musi spełnić serwer dla sieciowej instalacji programu?

Stabilna praca sieciowa wymaga serwera z systemem Windows 10/11 oraz silnikiem Microsoft SQL Server, najlepiej zainstalowanym na szybkich dyskach SSD. Kluczowe jest zapewnienie odpowiedniej ilości pamięci RAM oraz wydajnej infrastruktury sieciowej (LAN/VPN) dla stanowisk klienckich. Specjaliści IT z ESC SA wykonują audyt sprzętowy przed instalacją, aby zapewnić płynne działanie systemu.

Jak działa e-Archiwizacja w chmurze Azure?

Usługa e-Archiwizacji automatycznie przesyła zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych do chmury Microsoft Azure, oferując 10 GB przestrzeni w standardzie. System pozwala również na przechowywanie do 1000 załączników w bibliotece dokumentów, co ułatwia cyfryzację obiegu pism w firmie. Rozwiązanie to chroni dane przed skutkami awarii lokalnego sprzętu i jest zintegrowane z abonamentem na ulepszenia.

Pakiety dostępne:

• 10 GB przestrzeni dyskowej, 10 GB transferu miesięcznie
• 20 GB przestrzeni dyskowej, 20 GB transferu miesięcznie
• 30 GB przestrzeni dyskowej, 30 GB transferu miesięcznie
• 40 GB przestrzeni dyskowej, 40 GB transferu miesięcznie
• 50 GB przestrzeni dyskowej, 50 GB transferu miesięcznie
• 60 GB przestrzeni dyskowej, 60 GB transferu miesięcznie