Gratyfikant NEXO - KADRY I PŁACE

Gratyfikant nexo kompleksowo wspomaga obsługę kadr i płac w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz w biurach rachunkowych. Znacznie przyśpiesza pracę, a duża elastyczność programu daje szeroki wachlarz możliwości konfiguracji. Dobrze poprowadzone kadry i płace to nie kwestia liczby etatów, lecz narzędzi, które zdejmują z zespołu powtarzalną papierologię. Gratyfikant nexo z rodziny InsERT scala naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie akt osobowych oraz rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym w jednym środowisku - a poniżej rozkładamy na czynniki pierwsze jego moduły, różnice względem wersji PRO oraz przebieg bezpiecznego wdrożenia.

Możliwości i moduły systemu Gratyfikant nexo - nowoczesne kadry i płace

Gratyfikant nexo adresowany jest przede wszystkim do małych i średnich firm prowadzących kadry i płace. Jego sercem jest kartoteka osobowa - rozbudowana ewidencja osobowa gromadząca dane zatrudnionych, przebieg pracy, orzeczenia i dokumentację potrzebną do bieżącej obsługi. Na tej podstawie system prowadzi umowy o pracę i umowy cywilnoprawne wraz z aneksami, nalicza wynagrodzenia, a mechanizm przypomnień kadrowych pilnuje terminów, jak wystawienie świadectwa pracy czy PIT-11.

Ponieważ nexo tworzy jeden ekosystem, dane nie krążą między niepowiązanymi aplikacjami - Gratyfikant wymienia informacje z Subiektem nexo i Rewizorem nexo, więc koszty wynagrodzeń trafiają do ksiąg bez podwójnego wprowadzania. Szerszy zestaw narzędzi do rozliczeń znajdziesz w kategorii oprogramowanie do zarządzania finansami.

Rozliczenia z ZUS opierają się na ścisłej współpracy z programem Płatnik: Gratyfikant nexo generuje deklaracje zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZZA, ZWUA) oraz rozliczeniowe (ZUS DRA z raportami imiennymi) i przekazuje je do Płatnika, eliminując ręczne przepisywanie danych. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia z kolei Portal Pracownika - kanał, przez który zatrudniony z poziomu przeglądarki zagląda do pasków płacowych, sprawdza stan urlopu i pobiera dokumenty, nie angażując działu kadr przy każdym drobnym pytaniu.

Program prowadzi też pełną obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych: po zdefiniowaniu uczestników i stawek sam wylicza wpłaty pracownika i pracodawcy oraz tworzy zgłoszenia, cykliczne deklaracje i raporty wpłat do wybranej instytucji finansowej. Dopełnieniem jest biblioteka dokumentów mieszcząca do 1000 załączników - skanów umów, orzeczeń czy zaświadczeń - przechowywanych w bazie i dostępnych wprost z akt pracownika. Pełną półkę rozwiązań z tego obszaru zebraliśmy w kategorii oprogramowanie dla kadr.

Najważniejsze możliwości Gratyfikanta nexo: 

• strona główna programu zbierająca najważniejsze informacje o bieżącym stanie rozliczeń kadrowo-płacowych w firmie;
• wbudowany mechanizm przypomnień kadrowych – np. po rozwiązaniu umowy program przypomni o konieczności wystawienia świadectwa pracy, informacji PIT-11 oraz o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń;
• składniki płacowe kwotowe, definiowalne, z rozbudowanymi możliwościami parametryzacji; 
• określanie wartości składników globalnie, dla działów lub poszczególnych pracowników; 
• łatwe wprowadzanie zmian w systemie wynagrodzeń za pomocą operacji zbiorczych; 
• rozliczanie ewidencji czasu pracy, akordów, prowizji, potrąceń komorniczych; 
• automatyzacja naliczania  wynagrodzeń – przypomnienia, rozbudowany i intuicyjny kreator; 
• analizator wypłaty – szczegółowy opis obliczeń poszczególnych wartości wypłaty; 
• duże możliwości konfiguracji wydruków list płac; 
• prosty, intuicyjny i jednocześnie dający wiele możliwości system planowania i realizacji wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców: 
• rozbudowana ewidencja osobowa z przejrzyście pogrupowanymi danymi umożliwiająca gromadzenie wszelkich informacji niezbędnych do wygodnej obsługi pracowników;
• umowy o pracę i cywilnoprawne wraz z aneksami;
• bogaty zestaw wbudowanych wydruków kadrowych (umowy, aneksy, świadectwo, zaświadczenia, oświadczenia, skierowania i inne); możliwość tworzenia własnych wzorców;
• planowanie czasu pracy, obsługa wielu systemów rozliczania czasu pracy, dowolne okresy rozliczeniowe;
• ewidencja czasu pracy:
  - godziny przepracowane, nadgodziny dzienne i średniotygodniowe, godziny nocne; 
  - urlopy, zwolnienia lekarskie, inne nieobecności; 
  - ekwiwalenty za urlop; 
• akordy, prowizje i potrącenia komornicze;
• obsługa delegacji krajowych i zagranicznych;
• naliczanie, drukowanie i wysyłka elektroniczna deklaracji skarbowych (PIT-2, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-12, PIT-37, PIT-40);
• generowanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS – współpraca z programem Płatnik;
• bankowość elektroniczna;
• Portal pracownika – nowoczesny kanał komunikacji z pracownikiem, który za pomocą przeglądarki internetowej z dowolnego miejsca może mieć wgląd do swoich danych.

Obsługa RODO:

• cele i zgody na przetwarzanie danych;
• obowiązki informacyjne;
• ochrona danych;
• prawo do zapomnienia (anonimizacja).

Gratyfikant nexo a Gratyfikant nexo PRO - porównanie

Standardowy Gratyfikant nexo pokrywa potrzeby większości firm, ale przy bardziej złożonych procesach wkracza Gratyfikant nexo PRO. Różnica nie jest kosmetyczna - PRO otwiera program na możliwości, których w podstawowej edycji po prostu nie ma. Wersja nexo przeznaczona jest dla firm, które prowadzą kadry samodzielnie, zaś dla biura rachunkowanych przeznaczony jest Gratyfikant nexo PRO.

Najważniejsza z nich to Sfera dla Gratyfikanta, czyli nexo SDK - mechanizm łączący program z zewnętrznymi bazami danych i pozwalający wpinać własną logikę w punktach rozszerzania. W praktyce można pisać własne pluginy i automatyzować nietypowe scenariusze, od importu danych z obcego systemu kadrowego po specyficzne raporty zarządcze. Wersja PRO dokłada również:

• wielopoziomową strukturę organizacyjną, odwzorowującą firmę podzieloną na oddziały, działy i zespoły;
• nielimitowane, w pełni definiowalne składniki płacowe;
• własne flagi opisujące umowy oraz rozbudowane definiowanie ról użytkowników.

Warto rozróżnić generacje: starszy Gratyfikant GT działał na własnym, wbudowanym formacie bazy, podczas gdy cała linia nexo opiera się na Microsoft SQL Server. Daje to wyższą wydajność przy dużej liczbie kartotek i naliczeń, ale sprawia, że instalacja oraz konwersja bazy wymagają większej staranności. Sama aktualizacja przebiega dwutorowo: abonenci z aktywnym abonamentem na ulepszenia i podłączonym Kontem InsERT pobierają najnowszą wersję wprost z programu, natomiast firmy bez abonamentu dostają jedynie poprawki błędów - bez zmian prawnych i nowych funkcji. Niezmienna pozostaje jedna zasada: konwersję bazy zawsze wykonuje się ze stanowiska z zainstalowanym Microsoft SQL Server.

Bezpieczne przenoszenie danych do programu Gratyfikant nexo

Przejście na Gratyfikanta nexo - ze starszego Gratyfikanta GT lub z zewnętrznego systemu ERP - to migracja bazy danych, a nie zwykłe skopiowanie plików. Kartoteki osobowe oraz historia zatrudnienia i naliczeń muszą zachować pełną spójność, aby kolejna lista płac policzyła się poprawnie. Przeniesienie bazy SQL „na żywca", bez wcześniejszego backupu i weryfikacji, grozi utratą danych lub przestojem w naliczaniu wynagrodzeń - a w dziale płac przekłada się to wprost na niedotrzymane terminy. Dlatego import bezpieczniej powierzyć certyfikowanym inżynierom ESC SA, którzy prowadzą go według sprawdzonej procedury i biorą odpowiedzialność za jego przebieg.

Jak zaimportować dane do Gratyfikanta nexo z innych systemów

Migracja opiera się na wbudowanych narzędziach archiwizacji oraz kreatorze wdrożeniowym InsERT. Zaczyna się od wykonania pełnej kopii bazy źródłowej, potem dane trafiają do nowej bazy nexo, a na końcu następuje kontrola. Kluczowe punkty do sprawdzenia to poprawność przeniesienia kartotek pracowników, kompletność umów o pracę i umów cywilnoprawnych oraz zgodność historii naliczeń podatkowych. Pod okiem certyfikowanego serwisanta każdy z tych etapów zostaje zweryfikowany, zanim program wejdzie do codziennej pracy.

Wdrożenie Gratyfikanta nexo w Krakowie i Małopolsce

Dla firm z Krakowa i całej Małopolski liczy się nie tylko sama licencja, ale i to, kto stoi za wdrożeniem. ESC SA działa lokalnie od 1992 roku i prowadzi dwa biura handlowo-serwisowe - przy ul. Mieszczańskiej 19 oraz na os. Teatralnym 3 - dzięki czemu nasi inżynierowie mogą pojawić się u klienta osobiście i skonfigurować środowisko na miejscu. Fizyczna obecność skraca czas reakcji i upraszcza to, co zdalnie bywa żmudne, jak integracja z lokalną infrastrukturą czy serwerem bazodanowym. Opiekę powdrożeniową porządkują umowy serwisowe SLA, które z góry określają czas reakcji i zakres wsparcia - to również element bezpieczeństwa danych, bo nad bazą czuwa konkretny, znany zespół.

Cennik Gratyfikanta nexo - licencja i abonament

Oprogramowanie InsERT opiera się na licencji wieczystej – po jej zakupie otrzymujesz bezterminowy dostęp do programu w nabytej wersji (licencja jest dobierana na liczbę pracowników). Z racji tego, że jest to system kadrowo-księgowy, a prawo ulega ciągłym zmianom, do prawidłowego działania i obsługi aktualnych przepisów program potrzebuje e-abonamentu na ulepszenia.

Przy zakupie licencji klient otrzymuje pakiet gratisowy na pierwsze 3 miesiące, w skład którego wchodzą:

• e-abonament (dostęp do nowych wersji i zmian prawnych),
• telekonsultant (infolinia producenta),
• e-archiwizacja (kopia zapasowa danych w chmurze).

Po upływie tych 3 miesięcy klient sam decyduje, czy chce przedłużyć dostęp do tych usług.

To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie: bez aktywnego e-abonamentu program działa dalej i nalicza płace, ale nie pobierze automatycznych aktualizacji podatkowych ani nowych wzorów deklaracji, co z czasem grozi rozjazdem z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo, część funkcji programu jest dostępna wyłącznie w ramach aktywnego, rocznego e-abonamentu (szczegółowa lista).

Zakup licencji u certyfikowanego partnera daje z kolei pewność, że pakiet zostanie dobrany do skali firmy i faktycznych potrzeb, bez płacenia za funkcje, których nie wykorzystasz.

Autoryzowane licencje i wsparcie systemów InsERT w ESC SA

ESC SA jest Autoryzowanym Partnerem InsERT - dostarczamy wyłącznie legalne, zarejestrowane licencje i odpowiadamy za pełny cykl wdrożenia: od doboru i sprzedaży oprogramowania, przez instalację oraz konfigurację parametrów startowych Microsoft SQL Server. Nasze procedury są zgodne z systemem zarządzania jakością ISO 9001, wdrożonym w firmie już w 2005 roku, a bezpieczeństwo danych opieramy na szyfrowanych połączeniach VPN i pełnej zgodności z RODO.

Samodzielna instalacja bazy bywa kusząca, ale to właśnie na tym etapie najłatwiej o błąd: źle dobrane parametry SQL Servera, brak kopii zapasowej czy niespójne konto administracyjne potrafią naruszyć spójność całej bazy kadrowo-płacowej, a skutki wychodzą na jaw dopiero przy naliczaniu listy płac. Wsparcie partnera zdejmuje z firmy to ryzyko, bo konfigurację wykonuje ktoś, kto przeszedł przez nią dziesiątki razy i wie, gdzie czają się pułapki.

FAQ

Kiedy najlepiej zaplanować wdrożenie programu Gratyfikant nexo w firmie?

Najkorzystniejszym momentem na zmianę systemu kadrowo-płacowego jest początek roku kalendarzowego lub kwartału, co znacząco ułatwia przenoszenie bilansów otwarcia. Specjaliści ESC SA zalecają rozpoczęcie przygotowań z wyprzedzeniem, aby zapewnić czas na bezpieczną migrację baz SQL i szkolenie zespołu. Jako Autoryzowany Partner InsERT od 1992 roku, pomagamy w doborze optymalnego harmonogramu prac wdrożeniowych.

Co się stanie z programem Gratyfikant nexo po wygaśnięciu abonamentu na ulepszenia?

Po wygaśnięciu abonamentu program zachowuje pełną funkcjonalność, jednak użytkownik traci dostęp do automatycznych aktualizacji prawnych oraz nowych wersji systemu. Korzystanie z nieaktualnego oprogramowania wiąże się z ryzykiem błędnych naliczeń podatkowych lub braku zgodności z nowymi wzorami deklaracji ZUS. ESC SA oferuje przedłużenie abonamentu, zapewniając ciągłość wsparcia technicznego i pełną zgodność z aktualnymi przepisami.

Jakie funkcje udostępnia Portal Pracownika w systemie Gratyfikant nexo?

Portal Pracownika umożliwia zatrudnionym zdalny wgląd w paski płacowe, stan urlopów oraz dane osobowe za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Narzędzie to odciąża dział kadr, automatyzując obieg wniosków urlopowych i udostępnianie dokumentów płacowych bez konieczności ich drukowania. Dostęp jest w pełni zabezpieczony i zgodny z wymogami RODO, co potwierdzają nasze procedury certyfikowane normą ISO 9001.

Który wariant programu wybrać dla biura rachunkowego obsługującego wielu klientów?

Dla biur rachunkowych dedykowany jest Gratyfikant nexo PRO, który oferuje specjalne pakiety licencyjne na wiele podmiotów oraz zaawansowane funkcje zbiorcze. Wersja PRO pozwala na definiowanie własnych składników płacowych i korzystanie z nexo SDK (Sfera) do integracji z zewnętrznymi systemami. Jako Autoryzowany Partner InsERT, pomagamy dobrać najkorzystniejszy model licencjonowania dopasowany do skali działalności biura.