Subiekt Nexo - trzy stanowiska

Czym jest program magazynowy Subiekt nexo

Subiekt nexo to zaawansowane oprogramowanie sprzedażowo-magazynowe stworzone przez firmę InsERT S.A. - jednego z wiodących polskich producentów systemów informatycznych dla przedsiębiorstw. Program jest dedykowany przede wszystkim małym i średnim firmom, które potrzebują kompleksowego narzędzia do zarządzania sprzedażą, obsługi dokumentów handlowych oraz kontroli stanów magazynowych w jednym, spójnym środowisku.

Ważnym elementem dla firm rozważających zakup jest możliwość przetestowania systemu przed podjęciem decyzji - wersja demonstracyjna Subiekt nexo jest dostępna bezpłatnie przez 45 dni i obejmuje pełen zakres funkcji produkcyjnych. To praktyczny sposób na sprawdzenie, czy interfejs i możliwości programu odpowiadają specyfice danej działalności, zanim dojdzie do zakupu licencji.

Licencjonowanie oprogramowania dla stacji roboczych odbywa się w modelu stanowiskowym. Licencja podstawowa obejmuje jedno stanowisko robocze, natomiast firmy potrzebujące dostępu dla większej liczby pracowników mogą wybrać pakiety wielostanowiskowe lub rozszerzyć posiadaną licencję o kolejne role. Osoby wymagające zaawansowanych możliwości konfiguracyjnych, własnych pól w kartotekach czy mechanizmu rozszerzeń deweloperskich powinny rozważyć edycję Subiekt nexo PRO, która oferuje szerszy zakres personalizacji systemu przy zachowaniu tej samej, intuicyjnej bazy.

Co to jest system nexo

Linia nexo to zunifikowany ekosystem oprogramowania firmy InsERT, zaprojektowany z myślą o kompleksowym wsparciu zarządzania przedsiębiorstwem. Subiekt nexo stanowi w nim element handlowo-magazynowy, ale system można swobodnie rozbudowywać o kolejne programy, które mogą działać na wspólnej bazie danych w zależności od potrzeb firmy. Dla obsługi księgowości uproszczonej służy Rachmistrz nexo, pełną księgowość zapewnia Rewizor nexo, a zarządzanie relacjami z klientami i procesami sprzedażowymi wspiera Gestor nexo.

Najważniejsze możliwości Subiekta Nexo:

• pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych;
• pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych, pojedyncze lub zbiorcze generowanie faktur do dokumentów WZ, korekty dokumentów magazynowych; automatyczne generowanie dokumentu WZ do faktury, faktura pro forma, faktura sprzedaży z wielu magazynów;
• rozbudowany system zamówień - każda pozycja dokumentu może mieć indywidualny termin realizacji, również wcześniejszy niż termin realizacji całego dokumentu;
• kartoteka asortymentu - towarów, usług, kompletów i opakowań zwrotnych; działy sprzedaży w kartotece;
• kartoteka klientów obejmująca również informacje typu CRM;
• prowadzenie elastycznej polityki cenowej - możliwość przypisywania zdefiniowanych cenników do poszczególnych klientów; cena, domyślny i maksymalny rabat pozycji cennika mogą być określane w zależności od jednostki miary i wysokości progu sprzedaży;
• obsługa przedpłat, płatności kartą, płatności za pobraniem, sprzedaży kredytowanej, cesji na innego płatnika, zaliczek pracowników na zakup;
• kompleksowa obsługa kasy z rejestrowaniem operacji gotówkowych i bezgotówkowych (płatności kartą płatniczą, bony), operacje kasowe z odłożonym skutkiem (niewykonane);
• rozbudowana obsługa rachunków bankowych (przelewy standardowe, do ZUS, podatkowe, operacje na rachunku, opłaty prowizyjne, wyciągi); obsługa bankowości elektronicznej za pomocą wymiany plików, a także online (wybrane banki);
• prowadzenie rozrachunków (należności i zobowiązań), rozliczenia wielowalutowe, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, kompensaty;
• rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów kreskowych);
• automatyczna synchronizacja zmian asortymentu w kartotece i urządzeniach zewnętrznych;
• pełna integracja z systemami finansowo-księgowymi: Rachmistrz nexo i Rewizor nexo.

Obsługiwane urządzenia zewnętrzne

Subiekt nexo oferuje szeroką obsługę urządzeń peryferyjnych, co czyni go szczególnie użytecznym w środowiskach handlowych i magazynowych. Program współpracuje m.in. z:

• kasami fiskalnymi i drukarkami fiskalnymi - w tym z urządzeniami online zgodnymi z aktualnymi wymogami prawnymi; automatyczna synchronizacja asortymentu między kartoteką programu a pamięcią urządzenia eliminuje konieczność ręcznego przeprogramowywania kasy,
• wagami etykietującymi - integracja pozwala na bezpośrednie przesyłanie danych o wadze i cenie towaru do dokumentów sprzedaży,
• terminalami płatniczymi - integracja pozwala na automatyczne przesyłanie kwoty do zapłaty bezpośrednio z programu na urządzenie, co eliminuje błędy kasjerskie i przyspiesza obsługę klienta,
• kolektorami danych - bezprzewodowa lub przewodowa wymiana danych umożliwia błyskawiczne przeprowadzanie inwentaryzacji, szybkie przyjmowanie dostaw oraz sprawne kontrolowanie stanów magazynowych,
• drukarkami etykiet - system pozwala na bezpośrednie projektowanie i wydruk etykiet towarowych, kodów kreskowych oraz cenówek na podstawie danych zgromadzonych w kartotece asortymentu,
• czytnikami kodów kreskowych - obsługa skanerów usprawnia przyjęcia magazynowe, inwentaryzację oraz ekspresową obsługę klienta przy stanowisku sprzedaży.

Wystawianie faktur i obsługa KSeF w systemie Subiekt nexo

Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu E-Faktur, zdolność oprogramowania do pełnej integracji z KSeF stała się jednym z kluczowych kryteriów wyboru systemu sprzedażowego. Program Subiekt nexo spełnia aktualne wytyczne Ministerstwa Finansów dotyczące obiegu e-faktur - umożliwia wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio z poziomu aplikacji, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi.

Wystawianie faktury w systemie przebiega intuicyjnie: operator wybiera kontrahenta z kartoteki, uzupełnia pozycje towarowe lub usługowe, a następnie zatwierdza dokument. Program automatycznie nadaje fakturze numer KSeF oraz przesyła ją do bramki ministerialnej. Każdy dokument można dostosować do potrzeb wizualnych firmy, modyfikując wzorzec wydruku faktury - układ danych, logo, stopkę czy dodatkowe pola informacyjne. Wystawione faktury są archiwizowane w systemie i dostępne do wglądu w każdej chwili, co upraszcza kontrolę rozrachunków i ułatwia ewentualne korekty.

Równie istotnym elementem jest obsługa plików JPK_VAT - struktura jednolitego pliku kontrolnego jest generowana bezpośrednio z danych zgromadzonych w systemie i gotowa do przesłania do urzędu skarbowego bez dodatkowego przetwarzania. To istotne udogodnienie dla firm, które samodzielnie prowadzą ewidencję i zależy im na sprawnym cyfrowym raportowaniu podatkowym.

Warto pamiętać, że pełna obsługa i wysyłka dokumentów do Krajowego Systemu E-Faktur wiąże się z dodatkowymi kosztami eksploatacyjnymi. Korzystanie z integracji z KSeF wymaga dokupywania i wykorzystywania tzw. Inspunktów (paczek punktów rozliczeniowych za wysłane dokumenty). Do poprawnego działania modułu nie wystarczy sam aktywny e-Abonament ani posiadanie samej licencji bez abonamentu.

Cennik licencji i abonamentów systemu Subiekt nexo

Inwestycja w Subiekt nexo opiera się na jednorazowym zakupie licencji startowej dla wybranej liczby stanowisk. Aktualne i szczegółowe ceny licencji podstawowych oraz pakietów wielostanowiskowych można sprawdzić bezpośrednio w naszym sklepie internetowym, powyżej niniejszego opisu. Firmy, które w przyszłości będą chciały rozszerzyć dostęp o kolejnych pracowników, mogą w każdej chwili dokupić rozszerzenia stanowiskowe – są one przypisywane do głównego numeru NIP w systemie InsERT i aktywowane bez konieczności ponownej instalacji oprogramowania.

Pełny obraz kosztów wymaga uwzględnienia corocznych opłat za Telekod ulepszeń – abonament uprawniający do pobierania nowych wersji programu, aktualizacji prawnych (w tym zmian związanych z KSeF czy JPK_VAT) oraz poprawek funkcjonalnych. Bez aktywnego Telekodu program nadal działa, ale traci dostęp do bieżących aktualizacji, co w środowisku stale zmieniających się przepisów podatkowych może stanowić realne ryzyko operacyjne.

Różnice między systemami Subiekt nexo a Subiekt nexo PRO

Wybór między licencją standardową a edycją zaawansowaną to jedna z pierwszych decyzji, przed którą staje przedsiębiorca planujący wdrożenie. Obie wersje opierają się na tym samym silniku i oferują pełną obsługę sprzedaży oraz magazynu, jednak Subiekt nexo PRO wprowadza szereg funkcjonalności, które w określonych scenariuszach biznesowych mogą okazać się niezbędne. Poniżej prezentujemy wybrane różnice pomiędzy programami. Szczegółowych informacji udzieli doradca ESC SA.

Kluczowym wyróżnikiem edycji PRO jest dostęp do mechanizmu rozszerzenia Sfera - interfejsu programistycznego, który umożliwia firmom IT oraz wewnętrznym deweloperom dopisywanie autorskich rozwiązań bezpośrednio do systemu. Sfera pozwala na automatyzację niestandardowych procesów biznesowych, tworzenie własnych wydruków czy integrację z zewnętrznymi aplikacjami - bez ingerencji w kod źródłowy programu. To rozwiązanie szczególnie cenione przez firmy o specyficznych wymaganiach operacyjnych, których nie pokrywa standardowa konfiguracja.

Licencja standardowa w zupełności wystarcza większości małych firm handlowych i usługowych - jednoosobowych działalności, niewielkich sklepów czy punktów usługowych z jednym lub dwoma pracownikami obsługującymi sprzedaż. Przejście na Subiekt nexo PRO warto rozważyć wtedy, gdy firma rozrasta się kadrowo i pojawia się potrzeba różnicowania uprawnień poszczególnych użytkowników, gdy procesy sprzedażowe wymagają niestandardowej automatyzacji, albo gdy dział IT planuje integrację systemu z oprogramowaniem wewnętrznym. Doradcy ESC SA mogą przeprowadzić analizę przedwdrożeniową i wskazać, która wersja będzie optymalnym wyborem dla konkretnej specyfiki działalności.

FAQ

1. Czy program Subiekt nexo może działać na darmowej wersji bazy danych Microsoft SQL Express?

   Tak, Subiekt nexo w pełni współpracuje z darmowym silnikiem MS SQL Server Express. Należy jednak pamiętać o ograniczeniach tej wersji, takich jak limit rozmiaru bazy danych do 10 GB oraz wykorzystanie maksymalnie 1 GB pamięci RAM przez instancję. Dla rosnących firm z dużą liczbą transakcji eksperci ESC SA zalecają przejście na pełną, komercyjną wersję SQL Server.

2. Co się stanie, jeśli nie przedłużę rocznego abonamentu na ulepszenia Subiekt nexo?

   Po wygaśnięciu e-Abonamentu program Subiekt nexo nadal będzie działał, ale stracisz dostęp do nowych aktualizacji prawnych i funkcjonalnych. Nie będziesz mógł pobierać m.in. nowych wzorów deklaracji skarbowych czy poprawek związanych z integracją KSeF. Jako autoryzowany partner InsERT, ESC SA umożliwia szybki zakup przedłużenia (Telekodu) bezpośrednio w naszym sklepie internetowym.

3. Jak przebiega przeniesienie danych ze starego programu Subiekt GT do nowego Subiekt nexo?

   Migracja danych z Subiekta GT do nexo odbywa się za pomocą wbudowanego, darmowego kreatora wdrożeniowego. Narzędzie to pozwala na bezstratne przeniesienie kartotek towarów, klientów, stanów magazynowych oraz nierozliczonych rozrachunków. Nasi certyfikowani serwisanci ESC SA mogą przeprowadzić ten proces zdalnie lub na miejscu w Twojej firmie, gwarantując ciągłość pracy bez przestojów.

4. Jak dokupić dodatkowe stanowiska pracy do posiadanej już licencji Subiekt nexo?

   Rozbudowa systemu o kolejne stanowiska wymaga zakupu tzw. rozszerzeń stanowiskowych, które są dostępne w pakietach po 1, 3 lub więcej stanowisk. Nowe licencje są automatycznie przypisywane do Twojego głównego numeru NIP w portalu klienta InsERT. W ESC SA dobierzemy optymalny pakiet rozszerzeń i pomożemy w ich szybkiej konfiguracji sieciowej na nowych komputerach.