Rewolucja 1 stycznia 2027! Koniec paragonów z NIP

Świat polskiej przedsiębiorczości stoi u progu kolejnej, znaczącej zmiany w obszarze rozliczeń fiskalnych. Rok 2027 przyniesie rewolucję w sposobie dokumentowania transakcji, która dotknie niemal każdego przedsiębiorcę. Kluczowym elementem tej transformacji będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF), który stopniowo przejmie rolę wielu dotychczasowych dokumentów, w tym popularnego paragonu z NIP traktowanego jako faktura uproszczona. W ESC SA przygotowujemy naszych Partnerów na nadchodzące wyzwania, dostarczając rzetelnych informacji i praktycznego wsparcia.

Co dokładnie zmienia się 1 stycznia 2027 roku?

Od 1 stycznia 2027 roku nie będzie już możliwości wystawiania paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy, które dotychczas mogły służyć jako tzw. faktury uproszczone (do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro). To oznacza koniec pewnej epoki dla wielu firm, które w ten sposób szybko dokumentowały sprzedaż dla swoich klientów biznesowych. Dotychczasowy mechanizm zostanie całkowicie wyparty przez wymóg wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Niezależnie od kwoty transakcji, każda sprzedaż dokumentowana na rzecz innego przedsiębiorcy będzie wymagała wystawienia e-faktury.

Dlaczego paragon z NIP do kwoty 450 zł zostanie zlikwidowany?

Decyzja o eliminacji paragonów z NIP jako faktur uproszczonych nie jest przypadkowa. Stanowi ona element szeroko zakrojonej strategii Ministerstwa Finansów, mającej na celu cyfryzację i uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce. Główne powody tej zmiany to:

• Uszczelnienie systemu podatkowego – centralizacja danych o transakcjach w KSeF umożliwia organom podatkowym bieżącą weryfikację rozliczeń, co utrudnia oszustwa i nadużycia.
• Wzrost transparentności obrotu gospodarczego – każdy dokument handlowy wystawiony w KSeF staje się natychmiastowo widoczny dla administracji, co zwiększa przejrzystość rynku.
• Ujednolicenie standardów dokumentowania transakcji – wprowadzenie jednego, ustrukturyzowanego formatu faktury eliminuje różnorodność dokumentów i potencjalne błędy wynikające z ich interpretacji.
• Przygotowanie na przyszłość – KSeF to krok w kierunku pełni cyfrowej administracji podatkowej, która w dłuższej perspektywie ma przynieść korzyści zarówno państwu, jak i przedsiębiorcom.

Zmiany te są częścią ogólnoeuropejskiego trendu, gdzie wiele krajów, takich jak Włochy czy Portugalia, już wdrożyło lub wdraża podobne rozwiązania mające na celu modernizację systemów podatkowych.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jako następca faktury uproszczonej

Co zamiast paragonu z NIP? Zamiast prosić o paragon z NIP, nabywca będzie oczekiwał pełnoprawnej faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Cały proces będzie wyglądał następująco:

1. Sprzedaż – transakcja odbywa się tak jak dotychczas.
2. Identyfikacja nabywcy – kupujący podaje swój numer NIP.
3. Wystawienie e-faktury – sprzedawca, korzystając zintegrowanego systemu (np. POS zintegrowany z KSeF, program księgowy lub dedykowana aplikacja), tworzy fakturę ustrukturyzowaną zgodną ze schemą FA(3).
4. Przesłanie do KSeF – faktura jest przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur, który nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny.
5. Dostęp dla nabywcy – nabywca może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.

Aby w pełni zrozumieć różnice, przyjrzyjmy się porównaniu dotychczasowego rozwiązania z modelem KSeF

Cecha / Funkcja	Paragon z NIP (faktura uproszczona)	Faktura ustrukturyzowana w KSeF
Status dokumentu	Wystawiany przez kasę fiskalną, traktowany jako faktura VAT do 450 zł brutto.	Wystawiana i przesyłana centralnie przez Krajowy System e-Faktur.
Forma	Papierowa (z możliwością druku kopii), dane na paragonie.	Elektroniczna (XML, zgodna ze schemą FA(3)), przechowywana w KSeF.
Moment powstania	Fizyczny wydruk w momencie transakcji.	Przesłanie do KSeF, potwierdzone UPO.
Dostępność	U kupującego na papierze; kopie u sprzedawcy.	Dostępna dla obu stron w systemie KSeF.
Obowiązek wystawienia	Na żądanie nabywcy, dla transakcji do 450 zł brutto.	Obowiązkowa dla transakcji B2B.
Weryfikacja	Manualna weryfikacja przez organy podatkowe.	Automatyczna i bieżąca weryfikacja przez KSeF.

Kasa fiskalna a KSeF

Warto podkreślić, że kasy fiskalne online nadal będą obowiązkowe dla sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak dla transakcji B2B, to KSeF stanie się priorytetowym narzędziem. Integracja systemów POS z KSeF staje się zatem kluczowa dla płynności operacji sprzedażowych.

Jakie nowe obowiązki czekają przedsiębiorców?

Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale także organizacyjna. Przedsiębiorcy, zwłaszcza ci mali i średni, muszą przygotować się na szereg nowych obowiązków, które wejdą w życie wraz z początkiem 2027 roku.

• Dostosowanie systemów IT – konieczna będzie aktualizacja lub zakup oprogramowania, które umożliwi wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.
• Uwierzytelnianie w KSeF – każdy użytkownik, który będzie miał dostęp do KSeF (np. pracownik uprawniony do wystawiania faktur), będzie musiał posiadać odpowiednie uprawnienia i metody uwierzytelniania. Więcej o tym znajdziesz w naszym poradniku: Kto w Twojej firmie odpowie za KSeF? Wyjaśniamy model uprawnień (ZAW-FA vs Pieczęć).
• Szkolenie pracowników – personel odpowiedzialny za sprzedaż, księgowość i obsługę klienta będzie musiał przejść szkolenie z obsługi nowego systemu i zmienionych procedur.
• Zmiana wewnętrznych procedur – należy zrewidować i dostosować wewnętrzne regulaminy dotyczące obiegu dokumentów, wystawiania faktur i ich archiwizacji.
• Zapewnienie ciągłości działania – w przypadku awarii KSeF lub własnego systemu, przedsiębiorca będzie musiał wdrożyć procedury awaryjne w postaci możliwości wystawienia faktury offline i późniejszego jej przesłania do systemu.

Należy pamiętać, że brak dostosowania się do wymogów KSeF może skutkować sankcjami karnymi skarbowymi, dlatego już teraz warto rozpocząć proces przygotowań.

Jak przygotować firmę na zmiany? Praktyczna checklista

Przygotowanie firmy na obowiązkowy KSeF wymaga strategicznego planowania. Oto praktyczna checklista, która pomoże małym i średnim przedsiębiorcom sprostać nadchodzącym wyzwaniom:

1. Analiza obecnych systemów IT – sprawdź, czy Twoje obecne oprogramowanie księgowe, ERP czy system POS jest gotowy na integrację z KSeF. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w celu uzyskania informacji o planowanych aktualizacjach.
2. Wybór rozwiązania KSeF – zdecyduj, w jaki sposób Twoja firma będzie komunikować się z KSeF. Możliwości to m.in.:
   • Integracja z istniejącymi systemami.
   • Wykorzystanie dedykowanej aplikacji do KSeF oferowanej przez Ministerstwo Finansów lub dostawców zewnętrznych.
   • Współpraca z biurem rachunkowym, które przejmie obsługę KSeF.
3. Weryfikacja uprawnień i uwierzytelnienia – upewnij się, że osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur mają lub uzyskają odpowiednie narzędzia do uwierzytelniania w KSeF.
4. Szkolenie zespołu – zorganizuj szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi KSeF, nowych procedur wystawiania faktur oraz konsekwencji dla ich codziennej pracy.
5. Testowanie systemu – wykorzystaj dostępne środowiska testowe KSeF, aby przetestować wybrane rozwiązanie i upewnić się, że wszystko działa poprawnie przed datą obowiązkowego wdrożenia.
6. Aktualizacja procedur wewnętrznych – stwórz jasne wytyczne dotyczące procesu wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w KSeF.
7. Wsparcie eksperckie – skorzystaj ze wsparcia firm specjalizujących się w rozwiązaniach fiskalnych i IT, takich jak ESC SA. Pomożemy Ci wybrać i wdrożyć optymalne rozwiązania dla Twojej firmy. Oferujemy kompleksowe usługi – od doradztwa, przez wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, aż po szkolenia dla Twojego zespołu. 

Przygotowanie na koniec paragonów z NIP i wdrożenie KSeF to proces, który wymaga czasu i zaangażowania. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. W ESC SA jesteśmy gotowi wspierać Państwa firmę na każdym etapie tej transformacji, zapewniając spokój i pewność, że wszystkie Państwa rozliczenia będą zgodne z najnowszymi przepisami. Odwiedź naszą stronę lub skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie.