Kto w Twojej firmie odpowie za KSeF? Wyjaśniamy model uprawnień (ZAW-FA vs e-Pieczęć)

W obliczu nadchodzącego obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który dla dużych przedsiębiorców stanie się rzeczywistością od 1 lutego 2026 roku oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych, kluczowe jest nie tylko zrozumienie technicznych aspektów wystawiania i odbierania e-faktur. Równie istotną, jeśli nie strategiczną decyzją, jest określenie modelu uprawnień KSeF w Twojej firmie. Odpowiednie zarządzanie uprawnieniami w KSeF to fundament bezpieczeństwa, efektywności i zgodności z przepisami.

Wybór właściwej metody delegowania dostępu do KSeF ma bezpośredni wpływ na płynność codziennych operacji, bezpieczeństwo wrażliwych danych finansowych oraz możliwość automatyzacji KSeF. Przedsiębiorcy mają do dyspozycji dwie główne ścieżki: 

• szczegółowe nadawanie uprawnień konkretnym osobom fizycznym za pośrednictwem formularza ZAW-FA lub 
• bardziej zautomatyzowane uwierzytelnianie podmiotu gospodarczego przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Możecie Państwo spotkać się również z nazwami: e-Pieczęć, Pieczęć KSeF lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF.

Podstawowe role i uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur

Zanim przejdziemy do szczegółowego porównania metod warto zrozumieć, jakie uprawnienia KSeF są dostępne i jakie role pełnią w systemie. Pierwotne uprawnienia do KSeF przysługują zawsze właścicielowi firmy (w przypadku JDG) lub uprawnionym członkom zarządu/wspólnikom (w przypadku spółek, zgodnie z KRS). To oni decydują o dalszej delegacji.

KSeF przewiduje kilka podstawowych rodzajów uprawnień, które można nadawać innym użytkownikom:

• Uprawnienie do wystawiania faktur – umożliwia przesyłanie e-faktur do Krajowego Systemu e-Faktur w imieniu firmy. Jest to podstawowe uprawnienie dla osób odpowiedzialnych za sprzedaż i rozliczenia.
• Uprawnienie do dostępu do faktur – pozwala na przeglądanie faktur odebranych i wystawionych przez daną firmę. Idealne dla działów księgowości, kontrolingu czy zarządu.
• Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami – to najwyższy poziom delegacji, pozwalający danej osobie na dalsze nadawanie uprawnień w KSeF, ich modyfikację oraz cofanie innym użytkownikom. Udzielane tylko zaufanym osobom w firmie.
• Uprawnienie do odbioru faktur – w niektórych przypadkach, np. dla biur rachunkowych, to uprawnienie pozwala na pobieranie faktur z KSeF.

Rozważając kto odpowiada za KSeF w firmie, należy precyzyjnie określić, komu i w jakim zakresie te uprawnienia zostaną przydzielone.

Metoda 1: Nadawanie uprawnień przez formularz ZAW-FA

ZAW-FA to formularz (Zawiadomienie o nadaniu lub zmianie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur), który pozwala przedsiębiorcom na szczegółowe delegowanie dostępu do KSeF konkretnym osobom fizycznym. Każde uprawnienie jest przypisywane do numeru PESEL danej osoby, co zapewnia wysoką transparentność i możliwość śledzenia działań.

---

POBIERZ: Formularz ZAW-FA | Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF

---

Charakterystyka ZAW-FA:

• Cel – umożliwienie wybranym osobom fizycznym (np. pracownikom, KSeF dla biura rachunkowego, doradcom) wykonywania określonych operacji w KSeF.
• Mechanizm – wypełnienie i złożenie formularza ZAW-FA do naczelnika urzędu skarbowego. Można to zrobić elektronicznie (wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany) lub w formie papierowej.
• Poziom kontroli – bardzo wysoki z możliwością precyzyjnego określenia zakresu uprawnień dla każdej osoby.

Zalety korzystania z ZAW-FA:

• Precyzyjna kontrola – możliwość nadawania ściśle określonych ról, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu do wrażliwych danych lub operacji. Każde działanie jest powiązane z konkretną osobą.
• Śledzenie odpowiedzialności – dzięki przypisaniu uprawnień do PESEL-u, każda operacja jest identyfikowalna, co ułatwia audyt wewnętrzny i zewnętrzny.
• Łatwy dostęp dla zewnętrznych podmiotów – ZAW-FA jest idealnym rozwiązaniem do nadawania uprawnień zewnętrznemu biuru rachunkowemu, które może wówczas realizować obowiązki związane z KSeF w imieniu klienta.
• Niski próg wejścia – dla mniejszych firm, które nie potrzebują zaawansowanej automatyzacji, ZAW-FA jest prostym i bezkosztowym sposobem na zarządzanie dostępem.

Wady korzystania z ZAW-FA:

• Złożoność administracyjna – w przypadku dużej liczby pracowników lub częstych zmian kadrowych, zarządzanie uprawnieniami w KSeF za pomocą wielu formularzy ZAW-FA może być czasochłonne i wymagać stałego monitorowania. Każda zmiana wymaga złożenia nowego zawiadomienia.
• Zależność od osoby fizycznej – uprawnienia są przypisane do konkretnej osoby, co oznacza, że w przypadku odejścia pracownika konieczne jest natychmiastowe ich cofnięcie, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i dostępu.

Metoda 2: Uwierzytelnienie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej, ale o znacznie większej mocy prawnej i funkcjonalności, regulowanej rozporządzeniem eIDAS. Nie służy ona do uwierzytelnienia KSeF konkretnej osoby, lecz całego podmiotu gospodarczego lub jego zautomatyzowanych systemów informatycznych. W kontekście KSeF, pieczęć elektroniczna jest szczególnie wartościowa dla automatycznej autoryzacji komunikacji z systemem.

Charakterystyka kwalifikowanej pieczęci elektronicznej:

• Cel – umożliwienie automatycznej i bezobsługowej komunikacji między systemami informatycznymi firmy (np. ERP, systemy księgowe) a KSeF.
• Mechanizm – pieczęć jest wydawana przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i jest powiązana z firmą (NIP). Może być wykorzystywana do masowego podpisywania i wysyłania e-faktur bez konieczności każdorazowego angażowania osoby fizycznej.
• Poziom kontroli – uprawnienia przypisane są podmiotowi, co wymaga zaawansowanych wewnętrznych systemów logowania i audytu, aby śledzić, który użytkownik w firmie zainicjował daną operację.

Zalety korzystania z KSeF pieczęci elektronicznej:

• Automatyzacja i efektywność – kluczowa korzyść to możliwość automatyzacji KSeF, która pozwala na bezobsługową komunikację między Twoimi systemami (np. systemem ERP) a KSeF. Jest to nieocenione w firmach generujących dużą liczbę faktur.
• Niezależność od osoby fizycznej – uprawnienia są przypisane podmiotowi, co eliminuje problem zarządzania dostępem w przypadku zmian kadrowych. Nie ma potrzeby aktualizacji uprawnień w systemie po każdym odejściu czy zatrudnieniu pracownika.
• Wysokie bezpieczeństwo – kwalifikowana pieczęć elektroniczna charakteryzuje się najwyższym poziomem bezpieczeństwa i zaufania, równoważnym kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu osoby fizycznej.
• Elastyczność integracji – umożliwia głęboką integrację z systemami IT firmy, tworząc spójny ekosystem do zarządzania fakturami.

Wady korzystania z KSeF pieczęci elektronicznej:

• Wyższy koszt początkowy – nabycie i utrzymanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wiąże się z opłatami u dostawców usług zaufania, a także potencjalnie z kosztami integracji systemowej.
• Mniejsza dokładność kontroli na poziomie użytkownika – pieczęć elektroniczna nadaje uprawnienia "organizacji" jako całości. Wymaga to stworzenia zaawansowanych wewnętrznych systemów logowania i audytu w aplikacjach firmy, aby śledzić, kto konkretnie zainicjował daną operację.
• Wymaga integracji systemowej – pełne wykorzystanie potencjału pieczęci często wymaga zaawansowanej integracji z systemami IT firmy, co może być wyzwaniem dla mniej zaawansowanych technologicznie przedsiębiorstw.

ZAW-FA vs. pieczęć elektroniczna – co wybrać dla swojej firmy?

Wybór między ZAW-FA a pieczęcią elektroniczną to decyzja strategiczna, która powinna być podyktowana rozmiarem firmy, specyfiką działalności, liczbą osób zaangażowanych w proces fakturowania oraz poziomem zaawansowania technologicznego. Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice, zalety i wady obu rozwiązań, aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję.

Kryterium	ZAW-FA	Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna
Cel autoryzacji	Osoba fizyczna (PESEL)	Podmiot gospodarczy (NIP) / System
Poziom kontroli	Bardzo wysoki (specyficzne role)	Wysoki, ale na poziomie organizacji
Zależność od osoby	Tak – przypisane do PESEL	Nie – przypisane do NIP
Złożoność administracyjna	Wysoka przy dużej liczbie użytkowników/zmian	Niska po wdrożeniu integracji
Koszt początkowy/utrzymania	Niskie (brak opłat za formularz)	Wyższe (zakup pieczęci, integracja)
Główne zastosowanie	Delegowanie dostępu pracownikom, biurom rachunkowym	Automatyzacja komunikacji system-KSeF, masowe wystawianie faktur
Wymagania integracyjne	Brak (korzystanie przez Portal Podatnika)	Wysokie (integracja z systemami ERP/księgowymi)
Śledzenie działań	Bezpośrednio przez PESEL	Wymaga wewnętrznych systemów logowania w aplikacji

Kto powinien mieć jakie uprawnienia w firmie?

Podejmując decyzję o tym, jak zarządzać uprawnieniami w KSeF, warto rozważyć konkretne scenariusze dopasowane do typu i rozmiaru firmy.

Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG) i mikroprzedsiębiorstwa

• Rekomendacja: ZAW-FA lub bezpośrednie uwierzytelnienie KSeF przez właściciela za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego na Portalu Podatnika KSeF.
• Uzasadnienie: Niewielka liczba faktur i ograniczony personel sprawiają, że koszt pieczęci elektronicznej byłby w tym przypadku nieproporcjonalny do korzyści. Właściciel zazwyczaj sam wystawia faktury lub zleca to biuru rachunkowemu, dla którego łatwo nadaje uprawnienia ZAW-FA.

Małe i Średnie Przedsiębiorstwa (MŚP)

• Rekomendacja: Połączenie ZAW-FA i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
• Uzasadnienie: Jeśli firma planuje integrację KSeF ze swoim systemem ERP lub generuje znaczną liczbę faktur wymagającą automatyzacji, KSeF pieczęć elektroniczna jest wysoce rekomendowana. ZAW-FA natomiast pozostanie niezbędny do nadawania uprawnień dla pracowników działu księgowości, handlowców czy zewnętrznego biura rachunkowego, którzy potrzebują dostępu do portalu KSeF lub specyficznych funkcji administracyjnych.

Duże przedsiębiorstwa i korporacje

• Rekomendacja: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jako podstawa, uzupełniona ZAW-FA.
• Uzasadnienie: Automatyzacja KSeF i procesów fakturowania jest absolutnie kluczowa ze względu na skalę działalności. Pieczęć elektroniczna stanie się fundamentem bezpiecznej i efektywnej komunikacji z KSeF poprzez zintegrowane systemy IT. ZAW-FA będzie wykorzystywany strategicznie do zarządzania dostępem dla ograniczonej liczby kluczowych pracowników, którzy potrzebują dostępu do bardziej zaawansowanych funkcji administracyjnych w KSeF (np. zarządzanie uprawnieniami, audyt).

Firmy korzystające z zewnętrznego biura rachunkowego

• Rekomendacja: ZAW-FA.
• Uzasadnienie: Jest to najprostszy i najbardziej transparentny sposób na nadawanie uprawnień w KSeF dla KSeF dla biura rachunkowego. Biuro rachunkowe będzie mogło wówczas logować się do KSeF za pomocą swojego kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci (jeśli takiej używa do autoryzacji dostępu do KSeF dla swoich klientów), ale działać będzie w ramach uprawnień nadanych przez ZAW-FA. Zapewnia to klarowny podział odpowiedzialności.

Jak bezpiecznie zarządzać dostępem do KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na optymalizację procesów w Twojej firmie. Klucz do sukcesu leży w świadomym podejściu do modelu uprawnień KSeF. Niezależnie od tego, czy Twoja firma to JDG czy duże przedsiębiorstwo, przemyślana strategia zarządzania dostępem do systemu e-faktur jest fundamentem bezpiecznej i efektywnej pracy.

ZAW-FA to rozwiązanie dla tych, którzy cenią sobie precyzyjną kontrolę nad indywidualnymi uprawnieniami i chcą dokładnie śledzić działania poszczególnych osób. Z kolei KSeF pieczęć elektroniczna to przyszłość automatyzacji, idealna dla firm, które dążą do integracji systemów i masowego przetwarzania danych.