Jak obsługiwać kasę fiskalną krok po kroku?

Nie taki diabeł straszny, jak go malują. Choć wielu z nas, potencjalnych użytkowników urządzeń fiskalnych drży na samą myśl, że muszą stawić czoło tajemniczej skrzynce i wyczarować za jej pomocą paragon dla klienta, radzimy: nie panikujcie! Specjalnie dla was zamieściliśmy poniżej artykułu  instrukcje obsługi najbardziej popularnych urządzeń fiskalnych (pełne i skrócone). Nauka obsługi kasy fiskalnej wcale nie jest trudna. Zwłaszcza, gdy wokół znajdziemy mnóstwo przyjaznych dusz, które udzielą nam wsparcia w pokonywaniu kolejnych stopni wtajemniczenia. 

O czym należy pamiętać, gdy interesuje nas obsługa kasy fiskalnej krok po kroku? 

Po pierwsze, należy zwrócić baczną uwagę na miejsce zakupu kasy fiskalnej. Starajmy się wybierać doświadczone, profesjonalne firmy, będące autoryzowanymi dystrybutorami urządzeń fiskalnych i posiadające odpowiednio kompetentnych handlowców oraz serwisantów. Upewnijmy się następnie, czy wraz ze sprzedażą oferują one przeszkolenie w zakresie obsługi urządzenia. Często takie pierwsze szkolenie możemy otrzymać całkowicie gratis. Fachowi pracownicy jeszcze przed dokonaniem fiskalizacji pokażą nam, jak obsługuje się kasę fiskalną krok po kroku. Odpowiedzą na każde nurtujące nas pytanie. Objaśnią funkcje poszczególnych, na pozór tajemniczych, przycisków i klawiszy. Wytłumaczą, na czym polega obsługa kasy fiskalnej z czytnikiem, oraz jak podpina się urządzenia peryferyjne do wybranej przez nas kasy. Wesprą w procesie programowania urządzenia. Dodać należy, przyznajmy – nieskromnie, że taką pomoc zapewnia personel ESC.SA, zaznajomiony z wieloma modelami i funkcjami kas i drukarek fiskalnych. Ich różnorodność i rozmaity stopień zaawansowania technologicznego sprawia, że takie szkolenie to bardzo cenna usługa dla pracowników, i to nawet tych, którzy już wcześniej obsługiwali urządzenia fiskalne. 

Procesowi nauki początkującego użytkownika kasy fiskalnej sprzyja to, że każde urządzenie przed fiskalizacją pracuje w trybie testowym. W tym czasie żadna z wykonanych operacji nie zapisuje się w pamięci kasy i nie musi być rozliczana. To idealny okres na to, aby wypróbować wprowadzanie transakcji, wystawianie paragonów i drukowanie raportów. Im więcej takich prób wykonamy, tym lepiej będziemy przygotowani do obsługi urządzenia. Niekiedy warto zainwestować w dodatkowe szkolenie, które uchroni nas przed niepotrzebnymi błędami i ewentualnymi karami ze strony fiskusa np. za nierejestrowaną sprzedaż. O co jeszcze warto pytać specjalistów od kas fiskalnych?

Jak zmienić rolkę w kasie fiskalnej? 

To najczęściej zadawane pytanie. Jest niemal tak popularne, jak kwestia: od kiedy trzeba mieć kasę fiskalną. Cóż, zwykle jest tak, że manualne czynności są trudniejsze od intuicyjnej obsługi różnych przycisków. Oczywiście, to nie miejsce, by przedstawiać szczegółową procedurę wymiany papieru. Warto pamiętać jednak, że zdecydowana większość nowoczesnych kas (i drukarek) fiskalnych wyposażona jest w prosty mechanizm zakładania papieru (tzw. easy load), pozwalający pracować w błyskawicznym trybie „wrzuć i pracuj”. Jak w praktyce funkcjonuje ten system, demonstrują doradcy podczas szkolenia. W razie wątpliwości możemy zajrzeć do licznych instrukcji wymiany rolki papieru zamieszczonych na naszym blogu, a w ostateczności sięgnąć po obecne w sieci filmy instruktażowe, przedstawiające kolejne fazy wymiany rolki z papierem. Trzeba w tym miejscu zwrócić uwagę klientów, aby używali wyłącznie papieru przeznaczonego do danego typu kasy, zalecanego przez producenta. W przypadku zastosowania taniego papieru wątpliwej jakości (np. zbyt cienkiego, pylącego), szybko może dojść do uszkodzenia drukarki, które nie będzie objęte gwarancją. Gdy już opanujemy sztukę wymiany papieru i poradzimy sobie z innymi aspektami funkcjonowania urządzenia, zapewne przecząco odpowiemy na pytanie:

Czy obsługa kasy fiskalnej jest trudna? 

Wyposażeni w wiedzę z różnych źródeł, nie musimy się niczego obawiać. Nie zapominajmy jednak, że gdy już korzystamy z profesjonalnego szkolenia, należy podjąć wszystkie kwestie, które nas nurtują. Od zagadnienia wymiany papieru poprzez temat zasilania, włączania i wyłączania kasy, aż po programowanie nagłówków czy baz danych. Nie wahajmy się także pytać o logowanie, konfigurowanie ustawień sprzedaży, regulowanie funkcji wyświetlacza, sporządzanie raportów itd. Spraw do omówienia na pewno nie zabraknie. Podczas jednej konsultacji ze szkoleniowcem tematu, rzecz jasna, nie wyczerpiemy, jednak drogą praktyki osiągniemy taki stopień wtajemniczenia, że ani kasa fiskalna ze skanerem, ani żadne inne urządzenie do ewidencjonowania sprzedaży, nie będzie nam sprawiać większych trudności. Czego Państwu serdecznie życzę.

Kasy fiskalne online

Kasy fiskalne online to jeden z najgorętszych tematów jakie czekają nas w 2020 roku. Wielu przedsiębiorców obawia się ich wprowadzania, jednak jako osoby od dawna działające w branży uspokajamy – nic złego Wam się nie stanie. A już na pewno nie z nami ponieważ postaramy się również wyjaśnić krok po kroku, jak obsługiwać kasę fiskalną online. Również poniżej znajdziecie instrukcje obsługi najbardziej popularnych urządzeń fiskalnych. Ich nauka wcale nie jest trudna, szczególnie gdy pomaga wam w tym ESC!

Dla kogo kasa fiskalna online

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, wejście w życie kas fiskalnych online będzie przebiegało etapami. Jako pierwsi zaopatrzyć się w nie będą musieli właściciele warsztatów samochodów, punktów wulkanizacyjnych oraz stacje paliw. Będzie to musiało stać się 1 stycznia 2020 roku. Pół roku później, bo już 1 lipca 2020 roku kasy fiskalne online staną się obowiązkiem dla hoteli, pensjonatów i branży gastronomicznej. 

Od 1 stycznia 2021 roku nastąpi kolejny etap we wprowadzaniu kas fiskalnych online. Wtedy rejestrowanie sprzedaży z ich zastosowaniem rozpoczną fryzjerzy, kosmetyczki, prawnicy, lekarze, branża budowlana, kluby fitness oraz siłownie. Natomiast rok później u dystrybutorów nabyć będzie można wyłącznie kasy fiskalne online. 

Kasy fiskalne ONLINE od podstaw

Wszystko to, co spotka nas po zakupie kasy fiskalnej online powinniśmy sprawdzić jeszcze przed całym procesem. Podobnie jak w zwykłych kasach fiskalnych wsparcie pozakupowe i podstawowe szkolenie powinno wchodzić w zakres usług firmy, u której zaopatrujemy się w naszą nową kasę fiskalną online. Warto sprawdzić jeszcze przed zakupem, czy wraz z nabyciem nowego urządzenia otrzymujemy wsparcie w zakresie jego utrzymania i przeszkolenie. Fachowi pracownicy powinni jeszcze przed uruchomieniem kasy pokazać nam jej proces obsługi, a także odpowiedzieć na każde nurtujące nas pytanie. 

Takie wsparcie również w zakresie online znajduje się oczywiście w zakresie naszych usług. ESC SA zapewnia darmowe przeszkolenie i wsparcie w zakresie wdrożenia kasy fiskalnej online, co więcej – doradzimy także, jaki model będzie najbardziej odpowiedni dla Twojego zakładu. Twoi pracownicy po spotkaniu z nami będą posiadali kompleksową wiedzę na temat obsługi nowo zakupionej kasy fiskalnej online!

Fiskalizacja kasy fiskalnej online

Prowadzenie ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej online wymaga wcześniejszego przeprowadzenia jej fiskalizacji. Dokonać tego może autoryzowany serwisant, który jest wpisany do rejestru Krajowego Administracji Skarbowej (KAS). Kasa również musi mieć zapewnione stałe połączenie z internetem w celu łączenia się z Centralnym repozytorium kas. 

Fiskalizacja kasy to m.in. przesłanie jej klucza publicznego, przyjęcie numeru ewidencyjnego, zapisanie w jej pamięci NIP oraz numeru ewidencyjnego. To wszystko być może brzmi trochę strasznie, ale jeśli kupujecie u nas kasę fiskalną, to nie musicie się tym martwić. Fiskalizacji dokonuje bowiem nasz pracownik w trakcie szkolenia wstępna. 

Kasa fiskalna online wcale nie taka zła

Teraz już, gdy pokrótce opisaliśmy najważniejsze elementy obsługi kasy fiskalnej online wierzymy, że większość Waszych wątpliwości została rozwiana. O całą resztę należy dopytać specjalistę przeprowadzającego szkolenie. Nie bójcie się go, ponieważ jest tam właśnie po to, żeby Wam pomóc i odpowiedzieć na nurtujące pytania. 

Dla Waszej wygody zebraliśmy również skrócone i pełne instrukcje obsługi najpopularniejszych kas fiskalnych online. Znajdziecie je poniżej. 

Instrukcje (schematy) obsługi urządzeń fiskalnych do pobrania (PDF):

DATECS

• Kasy fiskalne:

  • WP-25
  • WP-50
  • WP-500

ELZAB

• Kasy fiskalne:

  • Jota
  • Mini
  • Mini LT
  • K10

POSNET

• Kasy fiskalne:

  • Fawag Lite
  • Bingo
  • Ergo
  • Mobile
  • Temo
  • Thermal XL2

NOVITUS

• Kasy fiskalne:

  • Mała
  • Sento
  • Nano
  • Deon

Dobre i tanie kasy i drukarki fiskalne tylko w ESC SA

Więcej informacji:

tel. (12) 656-51-58 i/lub e-mail: sprzedaz@escsa.pl