Czy KSeF jest bezpieczny? Jak „pusta faktura” może trafić do Twojego systemu?

Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2025 roku, wiele firm z uwagą śledzi nie tylko korzyści, ale i potencjalne wyzwania, jakie niesie ze sobą ta rewolucyjna zmiana. KSeF, projektowany z myślą o uszczelnieniu systemu podatkowego i cyfryzacji obiegu dokumentów, jest z perspektywy technicznej rozwiązaniem bezpiecznym. Jednak centralizacja i automatyzacja procesów wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych otwiera drzwi dla nowych rodzajów zagrożeń. Jednym z nich jest tzw. „pusta faktura”, która może niepostrzeżenie obciążyć Twoją firmę i narazić ją na poważne konsekwencje. Jako eksperci w ESC SA, chcemy Państwa wspierać w zrozumieniu tych ryzyk oraz wskazać skuteczne sposoby ochrony.

Czym jest zagrożenie „pustej faktury” w KSeF?

Zacznijmy od podstaw: co to jest pusta faktura? W kontekście KSeF, „pusta faktura” to dokument, który – choć technicznie poprawny pod względem struktury XML wymaganej przez system – nie odzwierciedla rzeczywistej transakcji gospodarczej. Oznacza to, że nie stoi za nią sprzedaż towaru ani wykonanie usługi. Celem jej wystawienia jest najczęściej oszustwo, takie jak wyłudzenie nienależnego zwrotu VAT, zaniżenie podstawy opodatkowania przez fikcyjne koszty czy też próba wciągnięcia firmy w karuzelę podatkową.

Krajowy System e-Faktur automatycznie przyjmuje faktury, które są zgodne ze wskazanym schematem logicznym. To oznacza, że system nie weryfikuje ich merytorycznej zasadności – nie sprawdza, czy transakcja faktycznie miała miejsce, ani czy dany podmiot był uprawniony do wystawienia faktury dla konkretnego odbiorcy. Dla przedsiębiorcy, który w 2025 roku będzie musiał przetwarzać wszystkie faktury ustrukturyzowane, takie podejście stanowi nowe wyzwanie. Jak zatem pusta faktura może zagrozić Twojej firmie, skoro KSeF sam w sobie jest zabezpieczony technicznie? Zagrożenie KSeF w tym aspekcie polega na tym, że mechanizm automatycznego odbioru faktur w systemie może sprawić, iż niechciana faktura trafi bezpośrednio do Twojej bazy dokumentów, wymagając Twojej reakcji.

Jak niechciana faktura może trafić do Twojego systemu?

Mechanizm działania KSeF sprawia, że każda faktura prawidłowo zaadresowana na Twój NIP zostanie przekazana do Twojej skrzynki odbiorczej w systemie. Oto kilka scenariuszy, jak niechciana faktura w KSeF może się tam znaleźć:

• Celowe działanie oszusta – to najbardziej oczywisty przypadek. Podmiot o złych intencjach wystawia fakturę na dane Twojej firmy, aby spróbować wyłudzić podatek VAT lub stworzyć fikcyjny łańcuch transakcji. KSeF nie jest w stanie zweryfikować intencji wystawcy ani zasadności biznesowej transakcji.
• Błąd w danych odbiorcy – zdarzają się pomyłki. Inny przedsiębiorca może nieumyślnie wpisać Twój NIP zamiast prawidłowego NIP-u swojego kontrahenta. Mimo że jest to błąd, system KSeF przyjmie fakturę i doręczy ją do Ciebie.
• Wykorzystanie skradzionych danych – w przypadku, gdy przestępcy wejdą w posiadanie Twoich danych identyfikacyjnych (NIP, nazwa firmy), mogą próbować wystawiać na nie puste faktury, aby wprowadzić zamieszanie lub obciążyć Cię nieistniejącymi zobowiązaniami.
• Ataki na integracje – choć sam KSeF jest systemem rządowym o wysokim poziomie zabezpieczeń, luki mogą pojawić się w systemach zewnętrznych, które firmy integrują z KSeF. Naruszenie bezpieczeństwa na poziomie firmowego oprogramowania ERP lub księgowego może potencjalnie doprowadzić do generowania lub odbierania fałszywych faktur.

Otrzymałeś pustą fakturę w KSeF? Procedura krok po kroku

Mimo wszystkich podejmowanych kroków prewencyjnych, niekiedy niechciana faktura trafi do Twojej bazy dokumentów w KSeF. W takiej sytuacji kluczowe jest szybkie i prawidłowe działanie. System e-faktur przewiduje dla Ciebie konkretne procedury, które pozwolą zarówno ochronić Twoją firmę, jak i wskazać oszustów administracji skarbowej.

• Weryfikacja autentyczności faktury – pierwszym zadaniem po otrzymaniu faktury jest dokładna weryfikacja jej pochodzenia i zasadności. 
• Sprawdzenie statusu kontrahenta – podczas weryfikacji koniecznie sprawdź status VAT wystawcy faktury. 
• Kontakt z wystawcą (jeśli to pomyłka) – jeśli uważasz, że doszło do zwykłej pomyłki – na przykład wystawca wpisał Twój NIP zamiast NIP prawidłowego kontrahenta – skontaktuj się z tym podmiotem bezpośrednio. Poinformuj go o błędzie i poproś o wystawienie faktury korygującej „do zera" dla Twojego NIP. 
• Zgłoszenie nadużycia do administracji skarbowej (w przypadku oszustwa) – jeśli po weryfikacji masz pewność, że jest to działanie celowe – próba oszustwa lub wyłudzenia – natychmiast zgłoś to Ministerstwa Finansów za pośrednictwem dedykowanego mechanizmu w KSeF 2.0. System przewiduje nowe funkcjonalności do zgłaszania faktur scamowych.7
• Oznaczenie faktury w systemach wewnętrznych – po zgłoszeniu (jeśli do niego doszło) oznacz fakturę w swoim wewnętrznym systemie, aby zapobiec jej przypadkowemu rozliczeniu w przyszłości. Jeśli Twoje oprogramowanie integracyjne z KSeF to umożliwia, oznacz dokument jako "Ignorowany", "Błędnie zaadresowany" czy "Zgłoszony jako oszustwo". Dodaj notatkę w systemie z datą i przyczyną decyzji. Dokumentacja ta będzie bezcenna dla audytorów wewnętrznych i pracowników, którzy w przyszłości mogą napotkać podobny dokument w systemie.

Podsumowanie: Czy KSeF jest bezpieczny?

Odpowiedź na pytanie, czy KSeF jest bezpieczny, jest złożona. Technicznie, Krajowy System e-Faktur to bezpieczny i stabilny system, który zapewnia integralność i poufność przesyłanych danych. Jednak jego automatyczny charakter i brak weryfikacji merytorycznej faktur tworzą nowe zagrożenia KSeF, w tym przede wszystkim ryzyko związane z "pustymi fakturami".

Dla przedsiębiorcy to nie tyle kwestia bezpieczeństwa samego systemu, ile konieczności dostosowania wewnętrznych procedur i systemów IT, aby sprostać nowym wyzwaniom. Kluczem do sukcesu i bezpiecznego funkcjonowania w ekosystemie KSeF jest proaktywne podejście, świadomość zagrożeń oraz inwestycja w odpowiednie narzędzia i wsparcie eksperckie.

ESC SA z przyjemnością pomoże Państwu przygotować firmę na wdrożenie KSeF, zapewniając spokój i bezpieczeństwo w obliczu nadchodzących zmian. Z naszą wiedzą i doświadczeniem, KSeF stanie się dla Państwa narzędziem do rozwoju, a nie źródłem ryzyka.