KSeF a kasa fiskalna. Co musisz wiedzieć o integracji z systemem POS?

Krajowy System e-Faktur rewolucjonizuje sposób dokumentowania transakcji, wprowadzając e-fakturę jako jedyny prawnie akceptowalny format faktur w obrocie gospodarczym B2B (między przedsiębiorcami). Oznacza to, że tradycyjne faktury papierowe oraz pliki PDF wysyłane mailowo, przestaną mieć status faktury VAT w tych relacjach. Każda taka faktura musi być wystawiona w ustrukturyzowanym formacie XML i przesłana do KSeF, gdzie otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. 

Dla przedsiębiorców, którzy dotychczas opierali sprzedaż na kasach fiskalnych, kluczowe jest rozróżnienie transakcji:

• Sprzedaż B2C – to sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Transakcje te nadal będą dokumentowane paragonami fiskalnymi i nie będą podlegać obowiązkowi przesyłania do KSeF. Kasa fiskalna w punkcie sprzedaży pozostaje więc niezbędnym narzędziem do ewidencjonowania tej części sprzedaży.
• Sprzedaż B2B – to sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorców. W tym segmencie KSeF wprowadza zasadnicze zmiany.

Największą zmianą jest sposób wystawiania faktur VAT do paragonu. Do tej pory na podstawie paragonu z NIP-em można było wystawić tradycyjną fakturę, a paragon z NIP-em do 450 zł był tzw. fakturą uproszczoną. Od momentu wejścia w życie obowiązku KSeF, jeśli klient będący przedsiębiorcą zażąda faktury VAT wówczas konieczne będzie wystawienie e-faktury przez KSeF. To z kolei wymaga od systemów POS i kas fiskalnych odpowiednich mechanizmów wspierających ten proces.

Integracja systemu POS z KSeF krok po kroku

Integracja KSeF z POS to proces, który wymaga starannego planowania i wdrożenia. W ESC SA rekomendujemy następujące kroki, aby skutecznie przygotować swój punkt sprzedaży:

1. Audyt istniejących systemów – zacznij od analizy swojego obecnego oprogramowania POS z KSeF i sprzętu. Sprawdź, czy Twój obecny system POS jest kompatybilny z nowymi wymaganiami KSeF lub czy istnieją dostępne aktualizacje.
2. Wybór metody integracji – systemy POS mogą integrować się z KSeF na kilka sposobów:
   • Bezpośrednia integracja API – jeśli Twój system POS lub ERP posiada moduł integracyjny, może komunikować się z KSeF za pośrednictwem API.
   • Dedykowane oprogramowanie pośredniczące – w niektórych przypadkach może być konieczne zastosowanie dodatkowego oprogramowania, które będzie pośredniczyć między Twoim POS-em a KSeF.
   • Gotowe rozwiązania dostawców – wielu producentów systemów POS i oprogramowania do zarządzania sprzedażą oferuje już gotowe moduły KSeF. W ESC SA służymy doradztwem i wdrożeniem takich rozwiązań, aby integracja KSeF z POS była jak najłatwiejsza.
3. Wdrożenie i konfiguracja – po wyborze rozwiązania następuje etap instalacji i konfiguracji. Konieczne będzie ustawienie połączeń, mapowanie danych oraz testowanie poprawności przesyłania e-faktur do KSeF. To moment, aby upewnić się, że Krajowy System e-Faktur a sprzedaż detaliczna będą działać harmonijnie.
4. Szkolenie personelu – nowe procesy wymagają przeszkolenia pracowników. Muszą oni wiedzieć, jak prawidłowo postępować w przypadku transakcji B2B i jak generować e-faktury z systemu POS.
5. Testowanie w środowisku produkcyjnym – przed wejściem w życie obowiązku warto intensywnie testować działanie systemu w realnych warunkach. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe KSeF, co jest doskonałą okazją do sprawdzenia gotowości.

Pamiętaj, że odpowiednie oprogramowanie POS z KSeF jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania Twojego biznesu w nowej rzeczywistości. Nasza firma oferuje kompleksowe wsparcie w tym zakresie, od audytu po wdrożenie i serwis.

Korzyści i wyzwania związane z integracją

Wdrożenie KSeF i związana z nim integracja KSeF z POS to proces, który niesie ze sobą zarówno znaczące korzyści, jak i pewne wyzwania, szczególnie w początkowym okresie adaptacji.

Korzyści:

• Automatyzacja procesów – system KSeF eliminuje ręczne wprowadzanie danych, co przyspiesza procesy fakturowania i księgowania, redukując ryzyko błędów ludzkich.
• Zwiększona przejrzystość i bezpieczeństwo – scentralizowany system gwarantuje autentyczność i integralność faktur, minimalizując ryzyko oszustw podatkowych i nieuprawnionych modyfikacji dokumentów.
• Uproszczona archiwizacja – wszystkie e-faktury B2B są przechowywane w KSeF przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku ich fizycznej archiwizacji i eliminuje problemy z zagubionymi dokumentami.
• Oszczędność czasu i kosztów – długoterminowo eliminacja papierowych dokumentów, drukowania i wysyłki przekłada się na realne oszczędności finansowe i czasowe.
• Szybki dostęp do dokumentów – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy mają natychmiastowy dostęp do swoich faktur w systemie KSeF.

Wyzwania:

• Początkowe koszty wdrożenia – dostosowanie lub zakup nowego oprogramowania POS z KSeF oraz integracja z systemami ERP może wiązać się z pewnymi inwestycjami.
• Skomplikowana integracja technologiczna – w zależności od stopnia zaawansowania obecnych systemów IT, integracja systemu POS z KSeF może być technicznie wymagająca.
• Szkolenie personelu – konieczność przeszkolenia pracowników w zakresie nowych procedur wystawiania i odbierania e-faktur może być czasochłonna.
• Dostosowanie procesów wewnętrznych – KSeF zmienia cały obieg dokumentów, co wymaga rewizji i adaptacji wewnętrznych procedur firmy.
• Potencjalne problemy techniczne – jak każde nowe rozwiązanie IT, KSeF może w początkowej fazie generować wyzwania techniczne, takie jak awarie połączenia czy błędy w przesyłaniu danych.

Mimo początkowych wyzwań, korzyści płynące z integracji KSeF z POS i innych systemów biznesowych są nie do przecenienia. Przy odpowiednim przygotowaniu i wsparciu technologicznym, KSeF stanie się narzędziem usprawniającym pracę każdej firmy.