Kasa fiskalna online - sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz warunki i zasady jej używania
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r., podatnicy zobowiązani będą do zmian swoich dotychczasowych kas na urządzenia online. Pierwsza instalacja będzie obowiązywać od
01 stycznia 2020 r. i dotyczyć przedsiębiorców świadczących usługi z zakresu naprawy pojazdów silnikowych, motorowerowych, opon itp. Również od stycznia obowiązkiem posiadania kas fiskalnych online zostaną objęte stacje paliw. W dalszej kolejności od lipca 2020 r. kasy rejestrujące online będą musiały posiadać hotele, pensjonaty i gastronomia. A w styczniu 2021 r. również fryzjerzy, kosmetyczki, prawnicy, lekarze, branża budowlana, kluby fitness i siłownie. Natomiast począwszy od stycznia 2023 r., będzie można kupić już tylko kasy online.
Warto odpowiednio wcześnie zaznajomić się z przepisami na temat zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasach online, zwłaszcza w branżach, w których są one obowiązkowe.
Fiskalizacja kas online
Przed rozpoczęciem prowadzenie ewidencji sprzedaży na kasie online trzeba dokonać jej fiskalizacji przez autoryzowanego serwisanta wpisanego do rejestru KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) i zapewnić połączenie z internetem, aby móc przesyłać dane transakcyjne do Centralnego Repozytorium Kas.
Kasa fiskalna zawiera pamięć fiskalną z unikatowym numerem oraz pamięć chronioną niezawierającą danych fiskalizacji i można dokonać jej fiskalizacji tylko w trybie serwisowym. Fiskalizacja kasy online obejmuje:
- przesłanie klucza publicznego kasy
- zgłoszenie żądania fiskalizacji
- przyjęcie numeru ewidencyjnego
- w sposób nieodwracalny zapisanie w pamięci fiskalnej daty i czasu fiskalizacji
- nierozerwalne połączenie pamięci fiskalnej i pamięci chronionej
- zerowanie wszystkich liczników kasy
- nieodwracalny zapis w pamięci kasy NIPu oraz numeru ewidencyjnego
- zapisanie w pamięci kategorii kasy o ile program kasy umożliwia w kasie łącznie różnych kategorii kas
- zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych do CRK
Wymiana pamięci fiskalnej i chronionej
Przed koniecznością wymiany pamięci chronionej uprzednio trzeba zapisać zawarte w niej dane na nośniku zewnętrznym - oczywiście o ile ta pamięć nie jest uszkodzona.
Kiedy natomiast trzeba wymienić pamięć fiskalną, bo została zapełniona po 1,830 raportach dobowych lub uszkodzona, trzeba:
- wystawić raport fiskalny dobowy
- po przejściu kasy w tryb tylko do odczytu z pomocą serwisanta należy dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządzić z tej czynności protokół
- zapewnić również wymianę pamięci chronionej
Jeśli serwisant nie będzie mógł odczytać pamięci fiskalnej, to przesyła ją do serwisu głównego. Po pomyślnym dokonaniu odczytu serwis główny sporządza stosowny protokół całej czynności. Jeśli natomiast odczyt jest niemożliwy również przez serwis główny, to nic więcej nie da się zrobić. Serwis główny tylko umieszcza uzasadnienie takiego stanu rzeczy w sporządzonym przez siebie protokole.
Przed fiskalizacją i po fiskalizacji ani serwisant, ani podatnik nie muszą wysyłać druków zgłoszeń do właściwego US, a numer ewidencyjny kasy nadawany jest przy fiskalizacji i podobnie jak wcześniej trzeba go trwale zapisać w urządzeniu.
Ponowna fiskalizacja
W przypadku kiedy musimy ponownie dokonać fiskalizacji urządzenia należy powtórzyć kroki z pierwszego akapitu. Przy czym, po zgłoszeniu żądania fiskalizacji (pt. 2 powyżej) podatnik zobowiązany jest przesłać swój numer ewidencyjny. Kiedy fiskalizacja zostanie przerwana z powodu braku połączenia z CRK ponawia się próby jej przeprowadzenia aż do pozytywnego skutku.
Tryb fiskalny oraz zmiana miejsca używania kasy online
Kiedy kasa działa już w trybie fiskalnym trzeba jeszcze zapewnić połączenie z internetem, które umożliwi automatyczne lub ręczne przesyłanie danych do CTK. Do Centralnego Repozytorium Kas przesyłane są dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z ewidencją sprzedaży. Wysyłka danych jest cykliczna i dokonuje się zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem zapisanym w pamięci kasy.
Jeśli zmieni się miejsce używania kasy należy w pamięci fiskalnej, chronionej oraz w książce kasy zapisać informację dotyczące nowego miejsca.
Jakie dokumenty należy wystawiać prowadząc ewidencję sprzedaży na kasie online
- paragony fiskalne i ewentualnie paragony anulowane w formie papierowej i elektronicznej
- faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i elektronicznej (można, ale nie trzeba)
- raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej (są automatycznie wysyłane do CRK)
- raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i elektronicznej
- raporty fiskalne okresowe, miesięczne w formie papierowej (dotychczas było inaczej)
- raporty fiskalne rozliczeniowe w formie papierowej
- łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej
- łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej
- raport fiskalny zdarzeń w formie papierowej
- dokumenty fiskalne w formie papierowej lub elektronicznej
- w przypadku kas online o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny powinien zawierać dane charakterystyczne dla danej specyfiki sprzedaży i powinny być umieszczone we właściwej kolejności
- w przypadku używania kas online do rozliczenia wyłącznie opakowań zwrotnych wystawia się dokument niefiskalny zawierający co najmniej oznaczenia „CENA”, „DO ZAPŁATY”, „DO ZWROTU” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.
Prowadzenie ewidencji sprzedaży własnej na wynajmowanej kasie
Można prowadzić ewidencję sprzedaży własnej na wypożyczonej kasie online wyłącznie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy czy leasingu zawartej z innym podmiotem, jeżeli:
- kasa została nabyta przez podmiot oddający kasę w okresie obowiązywania homologacji
- kasa posiada nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną
W okresie obowiązywania najmu kasy wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia dokonuje podmiot użyczający kasy.
Podmiot wypożyczający kasę zobligowany jest przekazać podatnikowi:
- informacje o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności, lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis lub serwis główny
- kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy - datę nabycia, numer faktury, dokument potwierdzający jej nabycie, jeśli nie było dokumentowane fakturą
Ostatnim elementem, o jakim należy jeszcze wspomnieć, to obowiązek złożenia przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o przesyłanie danych sprzedaży do CTK w ustalonych odstępach czasowych.
