zmień dział






Kasy wirtualne - czym są i czy warto je stosować?

Kasy wirtualne - czym są i czy warto je stosować?

Data: Tuesday, January 5, 2021

  1. Wirtualna kasa fiskalna - co to jest?
  2. Kasy wirtualne - wdrożenie
  3. Kasy wirtualne - wątpliwości
  4. Kasa fiskalna on-line, drukarka fiskalna on-line i kasa wirtualna - porównanie
  5. Wspieraj polskich producentów

Pomysł wprowadzenia kas wirtualnych to kolejna odsłona projektu mającego na celu uszczelnienie systemu podatkowego VAT. W tym celu wcześniej została wprowadzona ewidencja JPK_V7 oraz rozpoczęto systematyczne wdrażanie kas fiskalnych online. Kasy wirtualne i ich wykorzystywanie w biznesie to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości, dlatego postanowiliśmy dokładnie je opisać w poniższym artykule.

Wirtualna kasa fiskalna - co to jest?

Kasa wirtualna to fiskalna kasa rejestrująca, instalowana na tablecie, smartfonie lub laptopie, która ma postać oprogramowania (aplikacji). Co istotne, do poprawnego funkcjonowania kasy  konieczne jest urządzenie drukujące paragon dla klienta. Użytkownik musi więc dodatkowo zaopatrzyć się w drukarkę, gdyż smartfon, czy tablet takich funkcji nie posiadają.

Kasy wirtualne są w Polsce regulowane przez trzy rozporządzenia:

  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
  • Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.

Wszystkie weszły w życie 1 czerwca 2020 roku, co w teorii oznacza, że od tej daty możliwe jest rejestrowanie sprzedaży przy ich pomocy w określonych branżach. Jednak w praktyce, by do tego doszło oprogramowanie musi uzyskać homologację Głównego Urzędu Miar. Z tym jest już gorzej. Pierwsza kasa wirtualna uzyskała zezwolenie dopiero 23 grudnia 2020 roku, czyli prawie pół roku od wejścia w życie rozporządzenia. 

Kasy wirtualne - wdrożenie

W pierwszej fazie wprowadzenia kas wirtualnych są one dostępne dla przedsiębiorców z branży transportowej oraz wybranych firm z sektora HoReCa. By dowiedzieć się, czy firma może korzystać z wirtualnej kasy należy sprawdzić jej numer PKWiU. Wybrane branże przedstawiliśmy w poniższej tabeli, której całość znaleźć można we wspomnianych wyżej rozporządzeniach.

Rodzaj działalności

Numer PKWiU

Wynajem samochodu osobowego z kierowcą

49.32.12.0

Usługi przeprowadzek, na rzecz gospodarstw domowych

49.42.11.9

Transport drogowy pasażerski

49.39.35.0/49.39.11.0/49.31.21.0

Transport kolejowy pasażerski

49.31.10.0/49.10

Transport pasażerski przy pomocy kolejek linowych i wyciągów

49.39.20.0

Transport morski i przybrzeżny pasażerski

50.10.11.0

Transport wodny, śródlądowy pasażerski

50.30.11.0/50.30.13.0/50.30.19.0

Usługi hotelarskie, związane z zakwaterowanie

55.10

Obiekty noclegowe i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania

55.20

Usługi świadczone przez pola kempingowe i namiotowe

55.30

Restauracje i pozostałe placówki gastronomiczne

56.10

Przygotowywanie i podawanie napojów

56.30

Pozostałe usługi gastronomiczne

56.29

Sprzedaż węgla, brykietu i paliw stałych wytwarzanych z węgla

Brak informacji

Kasy wirtualne - wątpliwości

Urządzenia te budzą jednak szereg wątpliwości wśród ekspertów z branży. Jednym z nich jest bezpieczeństwo i możliwy wyciek wrażliwych danych sprzedażowych. Wprawdzie oprogramowanie będzie atestowane, a w jego kodzie mają znajdować się stosowane zabezpieczenia, ale samo urządzenie, na którym aplikacja zostanie zainstalowana już niekoniecznie. A to z kolei furtka dla hakerów.   

W opisywanych kasach wirtualnych częściej może także dochodzić do wyłudzeń  - zarówno ze strony właściciela czy też pracownika. Stworzenie aplikacji do złudzenia przypominającą kasę wirtualną i posiadającą jej funkcje dla oszustów nie powinno być trudne. Zatem kolejne porównanie bezpieczeństwa wypada na korzyść kasy stacjonarnej.

Ponadto,  posiadanie kas wirtualnych nakłada na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki, których nie ma w przypadku posiadania tradycyjnych kas rejestrujących. Chodzi tutaj m.in. o serwis urządzenia i jego niewłaściwe działanie. W momencie uszkodzenia kasy fiskalnej należy udać się do autoryzowanego punktu naprawy, który zajmuje się awarią. W przypadku stosowania kas wirtualnych wszelkie problemy wynikające z niekompatybilności oprogramowania kasy wirtualnej z urządzeniem lub jego systemem operacyjnym będą leżały w gestii użytkownika. 

A przecież używanie kasy wirtualnej pociąga za sobą ryzyko w trakcie zwykłej, codziennej pracy. Zmiana ustawień sprzętowych, aktualizacja programu, czy też aktualizacja systemu (bez znaczenia czy na smartfonie, tablecie czy laptopie) może spowodować problem z jej funkcjonowaniem. Wtedy kasa taka może być niezdolna do wystawiania paragonów i rejestrowania sprzedaży, a użytkownik będzie zmuszony samodzielnie ustalić źródło awarii. 

We własnym zakresie takie zadanie może być z kolei trudne do zdiagnozowania. Osoba nie posiadająca specjalistycznej wiedzy będzie zmuszona szukać winy po omacku, a przyczyn niesprawnego działania może być wiele. Wymienione wcześniej aktualizacje sprzętowe, to najprostsze z nich.  Telefon, tablet czy laptop mogą również czasowo się zawiesić  lub zupełnie bez podania przyczyny ,,crashować" aplikację. 

Inna sprawa, że urządzenie, które stosujemy do rejestrowania transakcji można przecież najzwyczajniej zgubić. O ile stacjonarnych kas fiskalnych nie nosimy zazwyczaj ze sobą, o tyle telefon komórkowy czy tablet bardzo często będzie mógł opuszczać firmę razem ze swych właścicielem. W takim wypadku ryzyko zagubienia, zalania, rozbicia i innych tego typu wypadków jest więc zdecydowaniu większe niż w przypadku zwyczajnych kas fiskalnych.

A co z kontrolą takiego urządzenia? Urząd Skarbowy ma prawo do sprawdzania kas fiskalnych także w postaci oprogramowania, a co za tym idzie do wglądu w ich nośnik. Czy chcieliby Państwo oddawać swój prywatny telefon na potrzeby inspekcji US? My raczej nie, a perspektywa (nawet przypadkowego) przeglądania zdjęć z telefonu przez urzędnika nie jest szczególnie zachęcająca.   

Ministerstwo zapewnia, że zachętą do korzystania z kas wirtualnych będzie ich cena. Owszem, jest ona niższa niż urządzenia fiskalnego, lecz należy pamiętać o obowiązku wystawianiu paragonów. Jak pisaliśmy na wstępie, nie jest to możliwe w smartfonie i wymaga zakupu drukarki paragonów, a to sprawia, że finalny koszt może być niewiele (jeśli w ogóle) niższy niż cena zakupu kasy fiskalnej online. Jeśli natomiast myślimy o dedykowanym urządzeniu pod kasę wirtualną, to o oszczędzaniu nie może być mowy. 

Kasa fiskalna on-line, drukarka fiskalna on-line i kasa wirtualna - porównanie

Idąc tym tokiem myślenia nie da się uciec od porównywania tych trzech urządzeń. Argumenty zebraliśmy w poniższej tabeli.

 

Drukarka fiskalna on-line

Kasa fiskalna on-line

Kasa wirtualna on-line

Autonomia pracy

Wymaga podłączenia do systemu sprzedażowego

Urządzenie pracujące samodzielnie

Wymaga podłączenia drukarki paragonów

Wymagania sprzętowe

Konieczność podłączenia do komputera/ tabletu/ komórki, na których jest system sprzedażowy

Brak konieczności dodatkowych urządzeń

Instalowana na komputerze/ tablecie/ telefonie, które podlegają kontroli Urzędu Skarbowego

Awaryjność na podstawie doświadczenia

Niska, wieloletnie doświadczenie w produkcji, dane zabezpieczone w homologowanym module fiskalnym

Niska, wieloletnie doświadczenie w produkcji, dane zabezpieczone w homologowanym module fiskalnym

Nie wiadoma - zależy od stabilności oprogramowania firmy produkującej. Za prawidłowość danych przed fiskusem odpowiada PODATNIK. Podatnik może dochodzić roszczeń od producenta oprogramowania na własną rękę

Bezpieczeństwo pracy np. danych  i środowiska pracy

Wysokie

Bardzo wysokie

Niskie, uzależnione od aplikacji, środowiska sprzętowego i software'owego

Koszt

Jednostkowy od 2000   do 3000 zł netto, przy ustawowej wymianie lub pierwszych zakupach przysługuje 700 zł zwrotu z US

Jednostkowy od 1200 do 2300 zł netto, przy ustawowej wymianie lub pierwszych zakupach przysługuje 700 zł zwrotu z US

Najczęściej abonamentowy od 30 - 100 miesięcznie, brak zwrotu z US za oprogramowanie i sprzęt

Przeglądy

raz na dwa lata

raz na dwa lata

brak  specyfikacji w tym temacie

Składniki kosztowe - 5 lat użytkowania

Od 2300 zł netto, dodatkowo koszt systemu informatycznego.

Od 1500 zł netto.

Od 1800 do 6000 plus koszt zakupu urządzeń: tablet/ smartfon i drukarka paragonowa - razem od 1200 zł netto, łącznie minimum  od  3000 zł netto

Kasy wirtualne szczególne wątpliwości mogą budzić w przypadku przewidywanej awaryjności. Jak wspomnieliśmy wcześniej zależy ona od stabilności oprogramowania i sprzętu, na którym są one stosowane. Ponadto, użytkownik musi sam troszczyć się o prawidłowość danych i usuwanie usterek. W przypadku standardowych kas fiskalnych ryzyko wystąpienia awarii jest minimalne, a kwestia naprawy leży w gestii autoryzowanego serwisu.

Warto zwrócić również uwagę na kwestie związane z bezpieczeństwem pracy. W przypadku standardowych urządzeń jest ono oceniane jako wysokie (w przypadku drukarek on-line) i bardzo wysokie (kasy on-line), natomiast kasy wirtualne są uzależnione od urządzenia będącego nośnikiem oprogramowania. 

Również argument finansowy w założeniu MF stojący za wyborem kas wirtualnych ciężko nam obronić. W przeprowadzonej przez nas 5-letniej symulacji zakładając najniższy abonament (w wysokości 30 zł), koszt oprogramowania będzie i tak wyższy niż zakup kasy fiskalnej on-line. Tymczasem na kasę możemy otrzymać jeszcze ulgę, a w przypadku oprogramowania musimy zaopatrzyć się jeszcze w urządzenie drukujące paragon dla klienta. Wybierając więc kasę wirtualną należy się liczyć z wydatkiem minimum 3000 zł. 

Wspieraj polskich producentów

I jeszcze na koniec argument nie mniej ważny, a odwołujący się do patriotyzmu gospodarczego. Najwięksi producenci urządzeń fiskalnych to firmy w 100% posiadające polski kapitał. Natomiast w przypadku zakupu smartfonów i  tabletów beneficjentami rozwiązań sprzętowych są firmy zagraniczne oraz sklepy Google Play i Apple Store.

 

Wybór pomiędzy kasą fiskalną, a kasą wirtualną może znacznie ułatwić rozmowa ze specjalistą. Zachęcamy do kontaktu i poznania z praktycznego punktu widzenia specyfiki pracy na różnych urządzeniach fiskalnych. Nasi eksperci pozostają do Państwa dyspozycji.     

Kontakt do nas:

tel. (12) 656-51-58 i/lub e-mail: sprzedaz@escsa.pl

Dodane przez stazysta stazysta

   

Wybrane przez nas

Najpopularniejsze w miesiącu