Nowy sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży

Nowy sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży

Zgodnie z nowymi przepisami, które weszły w życie z dniem 1 maja 2019 roku, obowiązują nowe zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży. W poniższym wpisie przedstawiam szczegółowo niektóre informacje dotyczące nowego sposobu rejestrowania sprzedaży, o których powinien wiedzieć każdy podatnik. Jednocześnie informuję, że pozostałe informacje dotyczące tego rozporządzenia znajdują się na naszym blogu. Zachęcam do przejrzenia sekcji Blog, ponieważ znajdziecie tam również dużo innych wartościowych informacji branżowych.

Przyjmowanie zapłaty i wystawianie paragonu

Nie ulega wątpliwości, że jeśli coś się sprzedaje, to należy jakieś potwierdzenie tego zakupu wystawić. Chroni ono zarówno sprzedającego, jak i podmiot kupujący na wypadek reklamacji, czy jakichś niejasności. W dalszym ciągu zgodnie z przepisami i zwyczajowo sprzedawca wystawia paragony klientom, raporty dobowe i miesięczne oraz dokonuje innych formalności związanych z prowadzeniem sprzedaży, ale z pewnymi poniższymi różnicami:

• paragon musi być wystawiony kupującemu bez konieczności jego żądania
• paragon należy wydać podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż w momencie przyjęcia należności, bez względu na formę płatności
• kiedy podatnik otrzymuje całościową lub częściową zapłatę przed faktycznym dokonaniem sprzedaży wydaje kupującemu paragon z chwilą otrzymania zapłaty
• w przypadkach, kiedy należność za towar lub usługę, jest przekazywana przelewem, należy wystawić nabywcy paragon z chwilą uznania płatności na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca
• raport fiskalny dobowy należy wystawić nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym
• raport fiskalny okresowy (miesięczny) powinien być wystawiony nie później niż do 25 dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. W przypadku kas online można wystawić łączny raport fiskalny okresowy
• podatnicy zgodnie z nowymi przepisami są również zobowiązani przeprogramować stawki VAT na kasach rejestrujących oraz w razie kontroli podatkowej przedstawić nowe przypisania liter do stawek
• paragony i kopie oraz inne dokumenty fiskalne, a także dane z pamięci chronionej należy przechowywać przez co najmniej 5 lat - licząc od końca roku, w którym dany dowód sprzedaży został wydany klientowi
• podczas sprzedaży wyświetlacz kasy powinien być tak ustawiony, aby kupujący mógł go widzieć
• wydawane paragony i faktury powinny być czytelne
• w przypadku kas rozliczających jednocześnie więcej niż jedną transakcję należy zamknąć wszystkie rozpoczęte w ciągu doby transakcje przed wystawieniem dobowego raportu fiskalnego 
   

Zwroty i błędy

Od momentu wejścia w życie rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje ujmuje się w odrębnej ewidencji (zeszyt błędów i zwrotów), która musi zawierać:

• datę sprzedaży
• nazwę towaru lub usługi, ewentualnie ich opisy
• termin dokonania zwrotu lub reklamacji 
• wartość brutto zwracanego towaru/usługi lub wartość brutto zwróconej części kwoty sprzedaży oraz wysokość podatku należnego
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (paragon)
• protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez sprzedawcę i nabywcę

W przypadku popełnienia pomyłki w rejestracji sprzedaży należy dokonać jej korekty w odrębnej ewidencji. Należy zamieścić w niej:

• błędnie zarejestrowaną sprzedaż (wartość brutto i podatek należny)
• opis przyczyny popełnienia pomyłki
• oryginalny paragon fiskalny potwierdzający dokonanie sprzedaży (błędnie wydanego paragonu)

Szkolenie z ewidencji sprzedaż

Od momentu wejścia w życie nowych przepisów dotyczących kas rejestrujących każdy właściciel punktu sprzedaży towarów czy usług musi przeszkolić swojego pracownika co do zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży. Bez względu na formę współpracy, każda osoba dokonująca w naszym imieniu sprzedaży musi znać podstawowe zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży, wystawiania paragonu fiskalnego oraz wiedzieć, jakie mogę być konsekwencje nieprzestrzegania zasad ewidencji. Po przeprowadzeniu szkolenia w wyżej wymienionym zakresie pracownik składa pracodawcy stosowne oświadczenie, w którym przyznaje, że zna wszystkie potrzebne zasady ewidencji sprzedaży. Oświadczenie o zasadach ewidencji powinno być sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, dla pracodawcy i dla pracownika.

Wzór wymaganego oświadczenia znajduje się tutaj.

Użyczenie innemu podmiotowi własnej kasy fiskalnej

Podatnik może zlecić innemu podatnikowi pracę na jego rzecz użyczając mu na potrzeby ewidencji sprzedaży swoją kasę, jak również może zobowiązać ten podmiot do tego, aby korzystał podczas ewidencji z własnej kasy. Jest to możliwe po uprzednim zawarciu pisemnej umowy między obydwojgiem podatników. Podmiot, któremu zlecono ewidencję sprzedaży, a oprócz tego zobowiązany, jest również prowadzić własną ewidencję, to ewidencjonuje całą wartość sprzedaży własnej i tej prowadzonej na rzecz innych podmiotów  przy użyciu kasy własnej.

  W razie pytań zachęcamy do kontaktu -  tel. (12) 656-51-58  lub  sprzedaz@escsa.pl