Ewidencja pomyłek i korekt na kasie fiskalnej | ESC SA

1. Czym jest ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej?
2. Czym różni się ewidencja pomyłek od ewidencji korekt?
3. Kiedy należy wprowadzić wpis do ewidencji pomyłek?
4. Jakie informacje powinny znaleźć się w ewidencji pomyłek?
5. Kiedy należy sporządzić ewidencję korekt?
6. Jakie dane musi zawierać ewidencja korekt sprzedaży?
7. Jak długo należy przechowywać ewidencję pomyłek i korekt?
8. Jakie konsekwencje grożą za brak prawidłowej ewidencji pomyłek?

Każdy może popełnić błąd - dotyczy to również sprzedawców rejestrujących sprzedaż na kasie fiskalnej. Ważne jest jednak, aby każdą pomyłkę odpowiednio udokumentować i skorygować. Polskie przepisy jasno określają sposoby naprawy błędów na kasie fiskalnej, w tym prowadzenie dodatkowych ewidencji poza urządzeniem. Choć obecnie sprzedawane urządzenia to nowoczesne kasy fiskalne online połączone z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), czyli systemem teleinformatycznym Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), możliwe jest poprawne ujęcie pomyłek i zwrotów, co chroni przedsiębiorcę przed rozliczeniowymi nieprawidłowościami. 

Fiskalizacja to proces technicznego rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przez kasę rejestrującą, który polega na uruchomieniu trybu fiskalnego. Po przeprowadzeniu tego procesu, podatnik, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, składa do naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy. To właśnie te czynności administracyjne (zgłoszenie i nadanie numeru) są potocznie określane jako ewidencja kasy fiskalnej, co jest skrótem myślowym od formalnego ujęcia urządzenia w administracyjnej ewidencji kas. Od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, podatnik ma obowiązek niezwłocznie ujmować w odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek błędnie ujęte transakcje, a także prowadzić odrębną ewidencję zwrotów towarów i uznanych reklamacji.

Ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej oraz ewidencja korekt sprzedaży (zwrotów i reklamacji) to dwie odrębne dokumentacje wymagane przepisami (por. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących § 3, ust. 4). Poniżej specjaliści ESC SA wyjaśniają czym one są, kiedy trzeba je założyć, jakie informacje muszą zawierać oraz jak długo je przechowywać. Z tego wpisu dowiesz się również, jak uniknąć konsekwencji za brak prawidłowej ewidencji błędów i korekt - to istotne kwestie dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Czym jest ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej?

To rejestr, w którym zapiszesz błędnie zarejestrowaną sprzedaż, aby później poprawnie ująć obrót i VAT. Chodzi o oczywiste pomyłki np.: 

• dopisane ,,0" na końcu ceny przez co kilogram mąki w Twoim sklepie kosztował 50zł, a nie 5 zł, 
• zła pozycja z menu kasy, gdy zamiast pomidorów o kodzie 022 sprzedano sok pomidorowy o kodzie 033. 

Kluczowe jest, że przepisy wymagają ,,niezwłocznej korekty" każdej oczywistej pomyłki. Według rozporządzenia Ministra Finansów, gdy nastąpiła oczywista pomyłka przy rejestrowaniu sprzedaży, podatnik musi od razu poprawić błąd poprzez ujęcie transakcji w odrębnej ewidencji. Tą odrębną ewidencją jest właśnie ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej. Następnie sprzedawca powinien ponownie ewidencjonować sprzedaż na kasie - tym razem poprawnie, zgodnie ze stanem faktycznym (to wymóg, o którym mowa w § 3, ust. 5 ww. rozporządzenia).

Co ważne, ewidencja pomyłek zarejestrowanych w kasie fiskalnej nie ma urzędowo narzuconej formy - przedsiębiorca może prowadzić ją w dowolny sposób. Często używa się do tego zwykłego zeszytu, luźnych kart wpiętych do segregatora albo specjalnie przygotowanych do tego szablonów. Istotne jest jednak odpowiednie opisanie każdej sytuacji i przechowywanie dokumentacji w bezpiecznym miejscu.

W praktyce wygląda to tak:

• Zachowujesz błędny paragon - nie wolno go wyrzucić. To dowód, że transakcja została niepoprawnie zaewidencjonowana.
• Dokonujesz wpisu w ewidencji pomyłek - opisujesz datę, numer paragonu, błędną kwotę i krótko wyjaśniasz powód pomyłki (np. ,,omyłkowo wprowadzono 150 zł zamiast 15 zł").
• Dołączasz błędny paragon do ewidencji - najlepiej wpiąć go do segregatora razem z wpisem albo zszyć ze stroną w zeszycie.
• Wystawiasz poprawny paragon - drukujesz go z kasy fiskalnej i wydajesz klientowi jako właściwy dowód sprzedaży.

Dzięki temu cały proces jest przejrzysty: urząd skarbowy widzi, że błąd został prawidłowo udokumentowany i naprawiony, a klient otrzymuje poprawny paragon. Przygotowaliśmy dla Ciebie wzór ewidencji pomyłek na kasie fiskalnej, który możesz wydrukować na swojej drukarce i wpiąć do segregatora. 

 

Ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej  - wzór do pobrania.

 

Czym różni się ewidencja pomyłek od ewidencji korekt?

• Ewidencja pomyłek - błędy ,,tu i teraz", zwykle wykryte od razu.
• Ewidencja korekt - zdarzenia po sprzedaży: zwroty towarów, uznane reklamacje, obniżki ceny po fakcie. Kasa nie wystawi ,,ujemnego paragonu", więc korektę udokumentujesz poza urządzeniem.

Obie ewidencje pozwalają skorygować raporty i rozliczenia (w JPK_V7 korekty z kas trafiają z oznaczeniem RO).

Kiedy należy wprowadzić wpis do ewidencji pomyłek?

Zawsze, gdy paragon nie odzwierciedla faktycznej transakcji (zła kwota, ilość, stawka, pozycja). Działaj od razu: nie wydawaj błędnego paragonu, dołącz go do dokumentacji, zrób wpis w ewidencji pomyłek i wystaw poprawny paragon. Jeśli błąd wyjdzie później (tzw. pomyłka nieoczywista), też go udokumentuj - oprzyj się na dostępnych dowodach (np. kopii paragonu, potwierdzeniu z terminala).

Jakie informacje powinny znaleźć się w ewidencji pomyłek?

W praktyce wpis zawiera:

• błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (kwota brutto + VAT),
• opis przyczyny/okoliczności (krótko i konkretnie),
• datę/godzinę i numer paragonu,
• dołączony oryginał błędnego paragonu (lub równoważny dowód).

Gdy masz kilka urządzeń, warto dopisać, której kasy dotyczy błąd (np. numer ewidencyjny kasy fiskalnej - praktyczne w identyfikacji). Na koniec miesiąca (lub innego okresu rozliczeniowego VAT) sumujemy ewidencję pomyłek i na tej podstawie korygujemy łączną kwotę przychodu z raportów kasowych za dany okres. Ewidencja pomyłek powinna być więc prowadzona na bieżąco w ramach okresu, za który rozliczamy podatek (zwykle miesięcznie).

Kiedy należy sporządzić ewidencję korekt?

Zawsze przy zwrocie lub uznanej reklamacji po wystawieniu paragonu. Wpis robisz na bieżąco, tego samego dnia co zwrot środków. Dołączasz protokół zwrotu/reklamacji (podpisy stron) i dowód wypłaty/zwrotu na kartę/przelewu.

Przykłady: zwrot towaru, częściowy zwrot pozycji z paragonu, obniżka ceny po reklamacji. (Wymiana na droższy towar -> nowy paragon na różnicę; na tańszy -> korekta i zwrot nadpłaty).

Jakie dane musi zawierać ewidencja korekt sprzedaży?

Prawidłowo prowadzona ewidencja zwrotów/reklamacji (korekt) obejmuje zazwyczaj następujące dane:

• data sprzedaży i data zwrotu/reklamacji,
• przedmiot sprzedaży (precyzyjna nazwa),
• wartość brutto zwrotu (+ odpowiadający VAT; przy częściowym zwrocie - kwota częściowa),
• numer paragonu / ewentualnie numer faktury do paragonu,
• dokument zwrotu płatności (KP/KW, potwierdzenie przelewu/terminala),
• powód (zwrot, reklamacja, nadpłata po pomyłce).

Dołącz kopię paragonu/faktury i protokół przyjęcia zwrotu.

Wzór ewidencji korekt sprzedaży na kasie fiskalnej możesz pobrać ze strony ESC SA lub otrzymać u jednego z naszych specjalistów.

 

Ewidencja  korekt sprzedaży na kasie fiskalnej - wzór do pobrania.

 

Jak długo należy przechowywać ewidencję pomyłek i korekt?

Przechowuj co najmniej 5 lat (od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku). Dla bezpieczeństwa zrób skan paragonu (papier termiczny ciemnieje w wyższych temperaturach - nie przechowuj paragonów w pobliżu źródeł ciepła np. nad kaloryferem).

Jakie konsekwencje grożą za brak prawidłowej ewidencji pomyłek?

Brak ewidencji to ryzyko: domiar VAT od ,,błędnej" sprzedaży, mandaty i grzywny z KKS oraz kwestionowanie rozliczeń. Dobrze prowadzona ewidencja błędów i pomyłek na kasie fiskalnej jest Twoją poduszką bezpieczeństwa.

Ewidencja pomyłek i korekt na kasie fiskalnej to niezbędny element prowadzenia sprzedaży za pomocą urządzenia fiskalnego. Dzięki tym rejestrom przedsiębiorca zachowuje porządek w dokumentacji i może bezpiecznie korygować błędnie zarejestrowane transakcje. Przepisy wymagają odrębnego dokumentowania oczywistych pomyłek oraz zwrotów i reklamacji, a ich nieprzestrzeganie grozi dotkliwymi karami. Prowadząc sprzedaż, pamiętaj o tych obowiązkach - to równie ważne, jak prawidłowo zaprogramowana stawka VAT czy właściwy sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasach online. Dzięki temu unikniesz problemów i zadbasz o przejrzystość rozliczeń swojej firmy.