Nie wyrejestrowanie kasy fiskalnej w terminie - jakie są konsekwencje? | ESC SA

1. W jakim terminie należy zgłosić wyrejestrowanie kasy do urzędu skarbowego? 
2. Co się stanie, jeśli kasa fiskalna nie zostanie wyrejestrowana w terminie? 
3. Jak niewyrejestrowanie kasy wpływa na możliwość odzyskania ulgi na jej zakup? 
4. Jakie dokumenty należy złożyć przy spóźnionym wyrejestrowaniu kasy?
5. Jak długo kasa fiskalna pozostaje w systemie urzędu skarbowego po zakończeniu działalności, jeśli nie została wyrejestrowana?
6. Jakie najczęstsze błędy popełniają przedsiębiorcy przy wyrejestrowaniu kas? 
7. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) 

Nie wyrejestrowanie kasy fiskalnej w terminie to częsty błąd przedsiębiorców, który grozi poważnymi konsekwencjami. Niezgłoszenie kasy fiskalnej w terminie lub jej spóźnione wycofanie może oznaczać karę za nie wyrejestrowanie kasy fiskalnej, a w niektórych przypadkach także utratę ulgi. Warto wiedzieć, jakie obowiązki nakładają przepisy i jak ich niedopełnienie wpływa na firmę. Warto pamiętać, że tak jak zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego było jednym z obowiązków przedsiębiorcy, tak również wyrejestrowanie kasy do nich należy.

W jakim terminie należy zgłosić wyrejestrowanie kasy do urzędu skarbowego? 

W przypadku zakończenia działalności podatnik jest zobowiązany niezwłocznie dostarczyć urządzenie fiskalne do serwisu. Autoryzowany serwisant dokonuje końcowego odczytu pamięci fiskalnej urządzenia, sporządza protokół i generuje raport fiskalny rozliczeniowy podsumowujący cały okres pracy kasy.

---

Pamiętaj, że musisz odebrać z serwisu prowadzącego protokół odczytu pamięci fiskalnej, niezwłocznie po otrzymaniu informacji z serwisu!

---

Dopiero na tej podstawie podatnik składa do urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie urządzenia. Warto podkreślić, że niezgłoszenie kasy fiskalnej w terminie skutkuje tym, że urząd wciąż traktuje ją jako aktywną, a co za tym idzie może upomnieć się o aktualny przegląd urządzenia oraz może przeprowadzić stosowną kontrolę.

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej to obowiązek podatnika, wynikający wprost z przepisów prawa. Ostatnie rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku stanowi, że podatnik ma 5 dni od dnia sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej na złożenie wymaganych dokumentów w urzędzie skarbowym (§ 32 ust. 1 pkt 3), niezależnie od przyczyny wycofania kasy: likwidacji działalności, wymiany urządzenia czy rezygnacji z ewidencji sprzedaży.

Warto pamiętać, że urząd skarbowy musi mieć zawsze aktualne dane dotyczące urządzenia. Dotyczy to nie tylko wycofania z ewidencji, ale także sytuacji takich jak zmiana miejsca używania kasy. W obu przypadkach konieczne jest dopełnienie odpowiednich formalności w krótkim terminie. 

Co się stanie, jeśli kasa fiskalna nie zostanie wyrejestrowana w terminie? 

Brak terminowego wyrejestrowania kasy fiskalnej to naruszenie obowiązków podatnika, które może pociągać za sobą poważne skutki. Najczęściej mówi się o tym jako o karze za nie wyrejestrowanie kasy fiskalnej - i rzeczywiście, konsekwencje mogą być dotkliwe: 

• odpowiedzialność karnoskarbowa - zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym (art. 80 §1), uchybienie obowiązkowi złożenia protokołu i wniosku może skutkować grzywną, w skrajnych przypadkach sięgającą nawet 120 stawek dziennych. To właśnie typowa kara za niewyrejestrowanie kasy fiskalnej, która może dotknąć przedsiębiorcę. 
• dodatkowe postępowania podatkowe - urząd skarbowy może potraktować brak wyrejestrowania jako sygnał, że kasa nadal funkcjonuje. W efekcie wszczynane są czynności sprawdzające lub kontrola podatkowa, co oznacza nie tylko dodatkowe koszty i stres, ale także ryzyko naliczenia odsetek, jeśli stwierdzone zostaną nieprawidłowości w rozliczeniach VAT. 
• utrata prawa do ulgi - w przypadku podatników, którzy skorzystali z ulgi na zakup kasy, brak wyrejestrowania w terminie może oznaczać obowiązek jej zwrotu.

---

Ciekawostka: Wiesz, że nie każdy przedsiębiorca musi od początku ewidencjonować sprzedaży przy użyciu urządzenia fiskalnego - w niektórych przypadkach możliwe jest zwolnienie z kasy fiskalnej.

---

Jak niewyrejestrowanie kasy wpływa na możliwość odzyskania ulgi na jej zakup? 

Ulga na zakup kasy fiskalnej to istotne wsparcie finansowe - w 2025 roku wynosi nawet 90% ceny netto urządzenia, maksymalnie 700 zł. Aby zachować prawo do tej ulgi, przedsiębiorca musi używać kasy przez minimum 3 lata od rozpoczęcia ewidencji sprzedaży. Jeśli działalność zostanie zakończona wcześniej lub kasa wycofana z użytkowania bez formalnego wyrejestrowania, przedsiębiorca zobowiązany jest do zwrotu ulgi. 

W praktyce oznacza to, że ulgę otrzymujesz przy zakupie pierwszego urządzenia fiskalnego (lub pierwszych urządzeń fiskalnych: jeśli rozpoczynasz działalność i potrzebujesz np. 7 urządzeń i jednego urządzenia rezerwowego, na każde z nich możesz otrzymać ulgę), ale możesz ją stracić np. jeśli nie wykonasz obowiązkowego przeglądu w ciągu 24 miesięcy od fiskalizacji, wówczas trzeba będzie zwrócić ulgę z odsetkami od dnia uzyskania ulgi.

Jakie dokumenty należy złożyć przy spóźnionym wyrejestrowaniu kasy?

Przekroczenie terminu nie zwalnia z obowiązku dopełnienia formalności. Podatnik musi złożyć w urzędzie ten sam komplet dokumentów, co w przypadku wyrejestrowania w terminie: 

• protokół z odczytu pamięci fiskalnej, sporządzony przez serwisanta, 
• raport fiskalny rozliczeniowy, podsumowujący całość zapisów w pamięci kasy, 
• wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji, sporządzony według wzoru Ministerstwa Finansów. 

Jeżeli odczyt pamięci fiskalnej nie jest możliwy z powodów technicznych (np. awaria modułu) urządzenie przesyłane jest przez serwis prowadzący czyli ESC SA do producenta, który dokonuje odczytu laboratoryjnego, a następnie przesyła protokół wyjaśniający do Urzędu Skarbowego. Należy pamiętać, że taka procedura jest o wiele bardziej kosztowna, dlatego rekomendujemy, by nie zwlekać z kontaktem do naszych specjalistów.

Jak długo kasa fiskalna pozostaje w systemie urzędu skarbowego po zakończeniu działalności, jeśli nie została wyrejestrowana?

Likwidacja działalności gospodarczej nie oznacza automatycznego wyrejestrowania kasy. Urząd skarbowy traktuje ją jako aktywną aż do momentu złożenia formalnego wniosku i protokołu z odczytu pamięci fiskalnej. Oznacza to, że kasa fiskalna pozostaje w systemie bezterminowo, nawet jeśli firma została wykreślona z CEIDG czy KRS. Dopiero komplet dokumentów składanych przez podatnika pozwala urzędowi zamknąć sprawę i usunąć urządzenie z rejestru. 

Jakie najczęstsze błędy popełniają przedsiębiorcy przy wyrejestrowaniu kas? 

Choć proces wyrejestrowania wydaje się prosty, w praktyce przedsiębiorcy popełniają kilka powtarzalnych błędów: 

• nie dostarczenie niezwłocznie urządzenia po zakończeniu działalności do serwisu prowadzącego celem wyrejestrowania,
• nieodebranie protokołu z serwisu prowadzącego,
• przekroczenie 5-dniowego terminu na dostarczenie protokołu z wyrejestrowania do urzędu skarbowego, 
• niekompletna dokumentacja - brak protokołu z odczytu, raportu fiskalnego lub błędy formalne w dokumentach, 
• samodzielne próby odczytu pamięci - tylko autoryzowany serwisant może sporządzić ważny protokół, brak jego udziału oznacza, że kasa formalnie pozostaje w systemie.

Niektórzy przedsiębiorcy uważają, że kasy fiskalne online powinny posiadać w sobie moduł, który w chwili wyrejestrowania automatycznie będzie przesyłał do urzędu skarbowego komplet wymaganych danych - od raportu rozliczeniowego po protokół odczytu pamięci. To bardzo ciekawa myśl, niestety, nawet tak zaawansowane urządzenia fiskalne online nie mają jeszcze takiej funkcjonalności.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) 

• Ile wynosi kara za nie wyrejestrowanie kasy fiskalnej?
  Kara za niewyrejestrowanie kasy fiskalnej wynika z art. 80 §1 Kodeksu karnego skarbowego. W praktyce urząd może nałożyć mandat, ale w skrajnych przypadkach grzywna może sięgać nawet do 120 stawek dziennych.
• Czy można samemu wyrejestrować kasę fiskalną online?
  Nie, kasa fiskalna online nie wyrejestruje się automatycznie w systemie. Konieczne jest sporządzenie protokołu z odczytu pamięci przez serwisanta i złożenie wniosku w urzędzie skarbowym. Nawet najnowsze urządzenia online nie mają jeszcze takiej funkcjonalności.
• Czy każdy przedsiębiorca musi wyrejestrować kasę fiskalną?
  Tak - jeśli korzystał z urządzenia, musi je wyrejestrować.