Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna - czy przy sprzedaży online potrzebna jest kasa fiskalna? | ESC SA

1. Czy sprzedaż internetowa zawsze wymaga posiadania kasy fiskalnej?
2. Jakie warunki trzeba spełnić, aby sprzedaż online była zwolniona z obowiązku stosowania kasy fiskalnej?
3. Jakie dokumenty sprzedaży zastępują paragon fiskalny w sprzedaży internetowej?
4. Jak dokumentować sprzedaż online w działalności nierejestrowanej bez kasy fiskalnej?

W 2024 roku sprzedaż internetowa w Polsce osiągnęła rekordowy poziom, a jej wartość analitycy szacują się na ok. 140-152 mld zł i nadal dynamicznie rośnie. Jak podaje Gemius w najnowszym raporcie ,,E-commerce w Polsce" już około 78% internautów deklaruje zakupy online, a najczęściej wybierane kategorie to odzież, elektronika, kosmetyki oraz książki i produkty spożywcze. Coraz większą rolę w e-commerce odgrywają marketplace'y, takie jak Allegro czy Amazon, a udział zakupów mobilnych systematycznie rośnie. Eksperci prognozują, że do 2027 roku polski rynek e-commerce osiągnie wartość około 187 mld zł, co plasuje nasz kraj w czołówce Europy pod względem tempa wzrostu tej branży.

Wraz z ogromnym rozwojem handlu w sieci, pojawia się jednak praktyczne pytanie, które nurtuje wielu małych i średnich przedsiębiorców: czy prowadząc sprzedaż online, trzeba korzystać z kasy fiskalnej, tak jak w sklepie stacjonarnym? Czy wystarczą faktury i elektroniczne potwierdzenia płatności, czy też prawo wymusza stosowanie tradycyjnych rozwiązań? W niniejszym artykule przyjrzymy się obowiązującym regulacjom i wyjaśnimy, kto tak naprawdę musi posiadać kasę lub drukarkę fiskalną w przypadku sprzedaży internetowej oraz postaramy się odpowiedzieć na pytanie: czy przy sprzedaży internetowej potrzebna jest kasa fiskalna?

Czy sprzedaż internetowa zawsze wymaga posiadania kasy fiskalnej?

W 2025 roku obowiązek posiadania kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej zależy od kilku czynników, zwłaszcza od rodzaju klientów oraz formy sprzedaży. Jeśli sprzedajesz towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym to zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług (potocznie zwanej ustawą o VAT), kasa fiskalna jest zwykle wymagana. W ściśle określonych przez ustawodawcę przypadkach możliwe jest zwolnienie z kasy fiskalnej. 

Zanim jednak przejdziemy do kwestii rejestrowania transakcji online warto zastanowić się jak stworzyć skuteczny sklep internetowy? Szczególnie w okresie postpandemicznym, kiedy jak pokazują badania, coraz częściej wybieramy sprzedaż online, kluczowe mogą okazać się techniczne aspekty działania sklepu jak: responsywność, szybkość ładowania strony czy przejrzystość procesu zakupowego. Niezbędne jest także stałe aktualizowanie znajomości regulacji prawnych takich jak np. nowe zasady podatku VAT dla e-commerce czy wytycznych dotyczących kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej.

Poniżej przedstawimy szczegółowe informacje, kiedy kasa fiskalna przy sprzedaży internetowej jest konieczna, a kiedy możliwy jest inny sposób ewidencjonowania sprzedaży online.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby sprzedaż online była zwolniona z obowiązku stosowania kasy fiskalnej?

Istnieją wyjątki i warunki, które mogą zwolnić przedsiębiorcę ze stosowania kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej. Jeśli sprzedaż online spełnia poniższe warunki, kasa fiskalna nie jest obowiązkowa:

• nie sprzedajesz towarów z listy obowiązkowych (np. elektronika, perfumy, części samochodowe, paliwa itp.),
• płatność realizowana jest bezgotówkowo, np. przelewem lub BLIKiem,
• dostawa towaru odbywa się wysyłkowo,
• transakcja została potwierdzona odpowiednim dokumentem, który pozwala zidentyfikować nabywcę i przedmiot transakcji.

Ponadto, jeśli Twoja sprzedaż online odbywa się na rzecz innych firm (B2B), dokumentacja sprzedaży odbywa się poprzez wystawienie faktury - nie ma obowiązku używania kasy fiskalnej. Sprzedaż zagraniczna na rzecz konsumentów w ramach procedury VAT OSS (One Stop Shop) również nie podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej w Polsce, ponieważ rozliczasz ją w systemie OSS. Warto jednak na bieżąco sprawdzać obowiązujące przepisy i zwolnienia, aby uniknąć kar i dodatkowych obowiązków.

Jakie dokumenty sprzedaży zastępują paragon fiskalny w sprzedaży internetowej?

W sprzedaży online dokumentem potwierdzającym transakcję nie zawsze jest tradycyjny paragon fiskalny. Jeśli kupującym jest przedsiębiorca, podstawowym dowodem sprzedaży jest faktura VAT. W przypadku klientów indywidualnych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych takim dokumentem jest paragon fiskalny - wystawienie faktury nie jest wówczas obowiązkowe, chyba że nabywca o nią poprosi. W praktyce wielu sprzedawców decyduje się na wystawianie faktur imiennych, zawierających dane klienta, aby zwiększyć przejrzystość transakcji.

Przedsiębiorcy zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub prowadzący działalność nierejestrowaną mogą dokumentować sprzedaż poprzez ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. W takim przypadku ważne jest, aby dokumentacja była kompletna i zgodna z przepisami podatkowymi. Uzupełnia ją potwierdzenie przelewu, które - w połączeniu z ewidencją - stanowi pełnoprawny dowód dokonanej sprzedaży.

Jak dokumentować sprzedaż online w działalności nierejestrowanej bez kasy fiskalnej?

Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej - to zagadnienie często pojawiające się w rozmowach naszych specjalistów z klientami ESC SA. To atrakcyjna forma startu, ponieważ pozwala legalnie sprzedawać towary i usługi bez konieczności zakładania firmy.

Podstawowym warunkiem prowadzenia działalności nierejestrowanej jest zachowanie limitu miesięcznego przychodu, który wynosi maksymalnie 75% minimalnego wynagrodzenia. W 2025 roku oznacza to kwotę około 3 499,50 zł. Pamiętaj: sprawdź aktualne wartości wynagrodzenia minimalnego. Przekroczenie tego limitu automatycznie obliguje do zarejestrowania działalności gospodarczej.

Transakcje w ramach działalności nierejestrowanej należy dokumentować w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Powinna ona obejmować m.in.:

• datę sprzedaży,
• kwotę przychodu,
• opis towaru lub usługi,
• stawkę VAT (jeśli dotyczy).

Przy sprzedaży online podstawowym potwierdzeniem płatności są również dowody przelewów bankowych lub dokumenty od operatorów płatności (np. PayU, Przelewy24), które razem z ewidencją stanowią pełną dokumentację transakcji. W sprzedaży na rzecz firm obowiązkowe jest wystawienie faktury VAT, która stanowi podstawowy dowód księgowy. 

Przychody z działalności nierejestrowanej należy wykazać w zeznaniu rocznym PIT, z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodu. To oznacza, że sprzedaż prowadzona np. na Allegro, OLX czy własnym sklepie internetowym również podlega rozliczeniu w podatku dochodowym.

Warto pamiętać, że limit do kasy fiskalnej to kluczowa wartość obrotu, której nieprzekroczenie pozwala przedsiębiorcy prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej. Aktualny limit wynosi 20 000 zł rocznie. Jest to próg, którego przekroczenie obliguje do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Oznacza to, że dopóki Twój obrót z takiej sprzedaży nie przekroczy tej kwoty, możesz prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej. Po jego przekroczeniu, pomocne mogą okazać się kasy fiskalne online w ofercie ESC SA.