Zwolnienie z kasy fiskalnej - kogo dotyczy? | ESC SA

1. Kogo dotyczy zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?
2. Jakie warunki trzeba spełnić, aby korzystać ze zwolnienia z kasy?
3. Jakie grupy towarów i usług są wyłączone ze zwolnienia z kasy fiskalnej?
4. Jak długo można korzystać ze zwolnienia?
5. Jak udokumentować sprzedaż, jeśli korzysta się ze zwolnienia z kasy?
6. Jakie zmiany w przepisach mogą wpłynąć na zwolnienia z kasy fiskalnej?
7. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Zwolnienie z kasy fiskalnej 2025 to jedno z zagadnień, które, jak pokazują wyniki wyszukiwania w Google, szczególnie mocno interesują przedsiębiorców rozpoczynających działalność. Wokół tego tematu narosło wiele pytań: 

• kogo faktycznie dotyczy zwolnienie z obowiązku kasy fiskalnej, 
• jakie warunki trzeba spełnić, aby móc z niego korzystać i 
• co w praktyce oznacza rozporządzenie dot. zwolnienia z kasy fiskalnej? 

Nowe przepisy wprowadzone pod koniec 2024 roku określają nie tylko limit uprawniający do zwolnienia, ale także grupy towarów i usług, które zostały całkowicie wyłączone z tej możliwości. W artykule wyjaśniamy, czym jest zwolnienie przedmiotowe z kasy fiskalnej, na czym polega zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej ze względu na formę płatności oraz kiedy zwolnienie z kasy fiskalnej wygasa po przekroczeniu limitu? Sprawdzimy też, w jakich sytuacjach zwolnienie z kasy fiskalnej ze względu na przelewy ma zastosowanie?

Kogo dotyczy zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, czy od razu muszą kupować kasę fiskalną. Odpowiedź brzmi: nie zawsze. W 2025 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2025 poz. 1902), które przewiduje szereg zwolnień. Najczęściej korzystają z nich ci, którzy dopiero rozwijają swój biznes i nie przekraczają limitu 20 000 zł rocznego obrotu ze sprzedaży dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych. Jeśli więc dopiero testujesz rynek albo Twoja sprzedaż ma charakter okazjonalny, możesz przez pewien czas działać bez kasy. Ważna informacja - ten limit liczony jest proporcjonalnie jeśli rozpoczynasz działalność w ciągu roku. Więcej o tym przeczytasz w naszym wpisie: Limit do kasy fiskalnej - jak go obliczyć i od kiedy wymagana jest kasa po jego przekroczeniu? Polecamy również wpis: Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna - czy jest potrzebna?

Jakie warunki trzeba spełnić, aby korzystać ze zwolnienia z kasy?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zasadniczo zobowiązani do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, ale mogą korzystać ze zwolnień: 

• podstawowe zwolnienie podmiotowe przysługuje, jeżeli wartość sprzedaży na rzecz tych podmiotów w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł (lub dla rozpoczynających działalność proporcjonalnie w skali roku); 
• ponadto, niezależnie od limitu obrotu,zwolnienie dotyczy tych sprzedawców lub usługodawców, którzy właściwą należność otrzymali bezgotówkowo np. przelewem, a z ewidencji można jednoznacznie wywnioskować czego dotyczyła transakcja;
• dodatkowo, podatnicy mogą być zwolnieni, jeśli udział procentowy dostaw towarów i świadczenia usług zwolnionych (wymienionych w części I załącznika do Rozporządzenia) w całkowitej sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym był wyższy niż 80% (lub jest przewidywany na takim poziomie dla rozpoczynających działalność).

Jakie grupy towarów i usług są wyłączone ze zwolnienia z kasy fiskalnej?

Niektóre branże muszą korzystać z kasy fiskalnej ,,od pierwszej złotówki" przychodu. Dotyczy to sprzedaży m.in.:

• alkoholu i wyrobów tytoniowych,
• gazów płynnych, 
• części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, 
• perfum i wód toaletowych,

ale także usług: 

• przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, 
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, myjnie, wulkanizatorzy,
• doradztwa podatkowego, 
• usług świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne (również sezonowo), 
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• lekarze i placówki medyczne,
• prawnicy, adwokaci, radcy prawni.

Ciekawym przykładem są usługi fotograficzne. Fotograf wykonujący zdjęcia na zlecenie klienta i przekazujący je na jego własnym nośniku może korzystać ze zwolnienia. Jeśli jednak sprzedaje zdjęcia na pendrivie czy karcie pamięci już nie, bo w grę wchodzi sprzedaż towaru, który nie podlega zwolnieniu. 

Jak długo można korzystać ze zwolnienia?

Ze zwolnienia można korzystać do osiągnięcia limitu obrotu 20 000 rocznie lub proporcjonalnie do ilości miesięcy prowadzonej działalności w skali roku.

Ogólnie rzecz ujmując, wszystkie zwolnienia z kasy fiskalnej obowiązują najpóźniej do 31 grudnia 2027 r. Tak stanowi zarówno § 2 ust. 1 (dotyczący czynności wymienionych w załączniku), jak i § 3 ust. 1 (odnoszący się do wybranych grup podatników, np. tych, którzy mieszczą się w limicie 20 000 zł rocznej sprzedaży). Nie oznacza to jednak, że każdy przedsiębiorca może liczyć na tak długi czas ulgi. W dalszej części rozporządzenia (§ 7-8) pojawiają się przepisy przejściowe, które skracają okres zwolnień dla niektórych branż. Warto odnotować jednak, że dotychczas obowiązujące zwolnienie, które regulowało rozporządzenie Ministra Finansów z 24 listopada 2023 r. i obowiązywało do końca 2024 roku, zostało przesunięte o kolejne 3 lata aktualnym rozporządzeniem. Czy tak będzie i w tym przypadku?

Jak udokumentować sprzedaż, jeśli korzysta się ze zwolnienia z kasy?

Brak kasy fiskalnej nie oznacza pełnej dowolności. Przedsiębiorca musi prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży np. w formie zestawienia dziennego czy miesięcznego. Dodatkowo należy wystawiać faktury lub rachunki na żądanie klienta i przechowywać dowody zapłaty, jeśli sprzedaż odbywa się przelewem. Taka dokumentacja ma umożliwiać szybkie rozliczenie i kontrolę.

---

Przeczytaj też: Jak sprawdzić numer ewidencyjny kasy fiskalnej?

---

Jakie zmiany w przepisach mogą wpłynąć na zwolnienia z kasy fiskalnej?

Od 1 lipca 2025 r. obowiązuje poszerzona lista branż, które muszą stosować kasę od pierwszej sprzedaży. To jednak nie koniec zmian. Widać wyraźny kierunek - fiskus stawia na cyfryzację sprzedaży (np.poprzez wprowadzone kasy fiskalne online). 

Dlatego nawet jeśli dziś korzystasz ze zwolnienia, nie warto czekać do ostatniej chwili. Wcześniejsze wybranie i wdrożenie kasy pozwoli Ci uniknąć nerwów i spokojnie przygotować firmę na nadchodzące obowiązki. 

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czy sprzedaż przez internet może korzystać ze zwolnienia? 
  Tak pod warunkiem, że przyjmujesz wyłącznie płatności bezgotówkowe i nie sprzedajesz towarów, których ewidencjonowanie na urządzeniu fiskalnym jest konieczne "od pierwszej złotówki". Więcej na ten temat przeczytasz w naszym wpisie: Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna - czy przy sprzedaży online potrzebna jest kasa fiskalna?Warto zastanowić się, czy w ramach prowadzonej sprzedaży online, spełniasz wszystkie warunki zwolnienia:
  • nie sprzedajesz towarów z listy obowiązkowych (np. elektronika, perfumy, części samochodowe, paliwa itp.),
  • płatność realizowana jest bezgotówkowo, np. przelewem lub BLIKiem,
  • dostawa towaru odbywa się wysyłkowo, a zatem odbiór osobisty jest wykluczony,
  • transakcja została potwierdzona odpowiednim dokumentem, który pozwala zidentyfikować nabywcę i przedmiot transakcji.
• Czy przyjmowanie płatności wyłącznie przelewem bankowym daje zwolnienie z kasy fiskalnej? 
  Tak, ale tylko jeśli transakcja jest w pełni udokumentowana i pozwala na identyfikację klienta oraz nie sprzedajesz towarów, których ewidencjonowanie na urządzeniu fiskalnym jest konieczne "od pierwszej złotówki".
• Czy działalność nierejestrowana może korzystać ze zwolnienia z kasy?
  Tak, ale pamiętaj, że tu działają dwa limity: przychodu (np. 3499,50 zł/miesiąc w 2025 r.) oraz 20 000 zł zwolnienia kasowego.
• Czy zwolnienie z kasy fiskalnej obowiązuje tylko osoby fizyczne, czy także spółki?
  Zwolnienia dotyczą zarówno osób fizycznych prowadzących działalność, jak i spółek o ile spełniają warunki rozporządzenia.

Choć przepisy pozwalają na korzystanie ze zwolnienia, ale rekomendujemy, by nie czekać do ostatniej chwili. Każda zmiana przepisów niesie ryzyko, że w krótkim czasie trzeba będzie wdrożyć nowe rozwiązania - a wtedy łatwo o chaos i niepotrzebny stres. Lepiej więc potraktować okres zwolnienia jako czas na spokojne przygotowanie firmy do obowiązkowej fiskalizacji.