Odpowiedzi na 10 najczęściej zadawanych pytań o KSeF (kary, koszty, dane)

Transformacja cyfrowa polskiego systemu podatkowego wkracza w decydującą fazę wraz z implementacją Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to zmiana o charakterze systemowym, redefiniująca fundamentalne procesy gospodarcze w zakresie dokumentowania transakcji B2B. Niniejszy raport, opracowany przez ekspertów ESC SA, stanowi wyczerpującą analizę nadchodzących zmian, opartą na aktualnym stanie legislacyjnym oraz specyfikacji technicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

1. Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma teleinformatyczna, która zmienia model wymiany dokumentów między firmami z tradycyjnego (e-mail, PDF) na model centralnego repozytorium. KSeF nie służy tylko do archiwizacji, ale przede wszystkim do walidacji faktur – system sprawdza zgodność pliku XML z oficjalnym wzorem i nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID).

Dopiero po pozytywnej weryfikacji i nadaniu numeru, faktura zyskuje status ustrukturyzowanej i jest uznawana za prawnie wystawioną oraz doręczoną. Rozwiązanie to ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego poprzez analizę transakcji w czasie rzeczywistym, co pozwoli administracji skarbowej szybciej wykrywać nieprawidłowości, takie jak karuzele VAT.

2. Jakie kary grożą za niewdrożenie KSeF w terminie?

Niewywiązanie się z obowiązku fakturowania w KSeF wiąże się z sankcjami finansowymi, sięgającymi nawet 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturz. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może wynieść do 18,7% należności ogółem. Sankcje te mają charakter administracyjny i mogą znacząco wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa, jeśli zaniedbania będą miały charakter systemowy.

Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest okres ochronny. Przepisy o karach pieniężnych wejdą w życie dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Rok 2026 będzie czasem na stabilizację procesów i eliminację błędów technicznych bez ryzyka automatycznych mandatów, choć nie zwalnia to z odpowiedzialności karnoskarbowej za nierzetelne prowadzenie ksiąg.

3. Ile kosztuje wdrożenie KSeF w firmie?

Koszty implementacji KSeF wykraczają poza zakup oprogramowania i obejmują również adaptację procesów wewnętrznych, szkolenia personelu oraz doradztwo. Mikroprzedsiębiorcy mogą skorzystać z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów, jednak mają one ograniczone funkcjonalności i brak automatyzacji.

Dla firm oczekujących efektywności, kluczowa będzie inwestycja w rozwiązania komercyjne oferowane przez profesjonalnych dostawców. Umożliwiają one masową wysyłkę faktur, automatyczne parowanie dokumentów i obsługę łańcuchów dostaw. Warto pamiętać, że wszelkie wydatki związane z wdrożeniem obowiązkowego systemu fakturowania stanowią koszt uzyskania przychodu.

4. Jakie dane zawiera faktura ustrukturyzowana w KSeF?

Faktura w KSeF to ściśle zdefiniowany plik XML, który musi być zgodny ze strukturą logiczną FA(3) obowiązującą od 1 lutego 2026 roku. Każdy dokument musi zawierać elementy obligatoryjne, takie jak NIP stron transakcji, datę wystawienia oraz unikalny numer faktury z wewnętrznej ewidencji. Bez tych danych bramka KSeF odrzuci plik.

Poza polami wymaganymi, schema przewiduje pola fakultatywne, pozwalające na precyzyjny opis transakcji, w tym warunków dostawy, płatności czy specyficznych kodów branżowych. Kluczowym nowym elementem jest nadawany przez system numer KSeF ID, który od 2027 roku będzie musiał być podawany w tytułach przelewów bankowych.

5. Jak KSeF zapewnia ochronę danych osobowych i RODO?

Choć KSeF zapewnia wysokie standardy bezpieczeństwa teleinformatycznego i szyfrowania transmisji, przedsiębiorca nadal pozostaje administratorem danych osobowych zawartych na fakturach. Przesyłanie faktur do centralnego systemu jest nową czynnością przetwarzania danych, co wymaga aktualizacji dokumentacji RODO, w tym Rejestru Czynności Przetwarzania oraz klauzul informacyjnych.

Krytycznym elementem bezpieczeństwa jest zarządzanie dostępem. Zaleca się unikanie współdzielenia jednego tokenu autoryzacyjnego przez wielu pracowników. Wdrożenie procedur nadawania uprawnień oraz audyt oprogramowania integrującego są niezbędne, aby uniknąć wycieku danych, który mógłby zostać uznany za naruszenie podlegające zgłoszeniu do UODO.

6. Jak odbierać faktury z KSeF od kontrahentów?

KSeF wprowadza zasadę "doręczenia domyślnego" – faktura jest uznana za odebraną w momencie nadania jej numeru KSeF ID, niezależnie od tego, czy nabywca faktycznie pobrał plik. Data ta jest wiążąca dla celów odliczenia VAT i terminów płatności, co wymusza na firmach regularne monitorowanie systemu.

Do odbioru faktur niezbędne jest oprogramowanie zintegrowane z API KSeF, które cyklicznie pobiera nowe dokumenty i konwertuje je do czytelnej formy. Nawet mikroprzedsiębiorcy zwolnieni z wystawiania e-faktur w 2026 roku, muszą być gotowi na ich odbiór, gdyż ich dostawcy będą korzystać z systemu.

7. Jak korygować błędy w fakturach wystawionych w KSeF?

Wprowadzenie faktury do KSeF jest nieodwracalne – nie ma możliwości jej edycji, anulowania czy usunięcia. Jedynym sposobem na naprawienie błędu, niezależnie od jego wagi (czy to pomyłka w NIP, czy w cenie), jest wystawienie faktury korygującej powołującej się na numer KSeF ID dokumentu pierwotnego.

System definitywnie kończy erę not korygujących. Od lutego 2026 roku nabywca nie będzie mógł samodzielnie poprawić drobnych błędów formalnych. Wszelkie zmiany będą wymagały zaangażowania wystawcy i wygenerowania oficjalnej korekty w strukturze XML.

8. Co zrobić w przypadku awarii KSeF lub braku internetu?

Przepisy przewidują procedury awaryjne (offline), aby zapewnić ciągłość sprzedaży. W przypadku braku dostępu do systemu, przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie, opatruje ją specjalnym kodem QR i przekazuje nabywcy. Kod ten zawiera certyfikat potwierdzający autentyczność dokumentu wystawionego poza KSeF.

Faktury wystawione w trybie awaryjnym muszą zostać przesłane do systemu KSeF w określonym terminie. Jest to 1 dzień roboczy w przypadku awarii po stronie podatnika (offline) lub 7 dni roboczych w przypadku ogłoszonej awarii centralnej systemu. Datą wystawienia pozostaje data wskazana na fakturze, a nie data jej późniejszego przesłania.

9. Jakie oprogramowanie wybrać do obsługi KSeF?

Wybór narzędzia powinien zależeć od skali działalności. Darmowa Aplikacja Podatnika sprawdzi się jedynie u najmniejszych podmiotów wystawiających pojedyncze dokumenty, ze względu na brak automatyzacji i konieczność ręcznej pracy.

Dla sektora MŚP i dużych firm rekomendowane są komercyjne systemy ERP lub FK zintegrowane z API KSeF. Pozwalają one na masową obsługę dokumentów, automatyczne księgowanie oraz bezpieczne zarządzanie uprawnieniami pracowników. W ESC SA doradzamy wybór rozwiązań, które gwarantują pełną zgodność ze schemą FA(3) oraz obsługę trybów awaryjnych.

10. Czy faktury PDF będą jeszcze dozwolone i co z archiwizacją?

W relacjach B2B objętych systemem, tradycyjne pliki PDF tracą status oryginału faktury i stają się jedynie jej wizualizacją. Oryginałem jest zawsze plik XML w systemie KSeF. Wyjątkiem pozostają faktury dla konsumentów (B2C) oraz podmiotów zagranicznych, gdzie PDF nadal może funkcjonować jako nośnik.

Sam system KSeF pełni rolę archiwum państwowego, przechowując faktury przez 10 lat, co teoretycznie zwalnia podatnika z obowiązku własnej archiwizacji. Mimo to, ze względów bezpieczeństwa biznesowego i łatwości dostępu do danych analitycznych, eksperci zalecają pobieranie i przechowywanie kopii faktur w lokalnych systemach firmy.

W ESC SA wspieramy polskich przedsiębiorców w procesie transformacji cyfrowej. Wdrożenie KSeF to wyzwanie, ale przy odpowiednim przygotowaniu i wsparciu technologicznym, staje się szansą na automatyzację i uszczelnienie procesów biznesowych.