Ewidencja zwrotów na kasie fiskalnej – jak je prawidłowo rejestrować?

1. Dlaczego zwrotu towaru nie ewidencjonuje się na kasie fiskalnej?
2. Jak prawidłowo prowadzić ewidencję zwrotów i uznanych reklamacji?
3. Jakie elementy musi zawierać protokół zwrotu towaru?
4. Jakie dokumenty należy sporządzić po anulowaniu paragonu?
5. Czy zwrot towaru bez paragonu jest możliwy?
6. Co zrobić w przypadku zwrotu, gdy do paragonu wystawiono fakturę?

Prawidłowe ewidencjonowanie transakcji handlowych to fundament stabilności każdego przedsiębiorstwa. W kontekście sprzedaży detalicznej zwroty towarów oraz uznane reklamacje stanowią codzienność, która wymaga precyzyjnego i zgodnego z prawem rozliczenia. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza w obliczu dynamiki zmian w przepisach, pozostaje pytanie: jak prawidłowo postępować ze zwrotami, aby zapewnić zgodność z systemem fiskalnym?

Dlaczego zwrotu towaru nie ewidencjonuje się na kasie fiskalnej?

Zgodnie z polskimi przepisami fiskalnymi, w tym przede wszystkim z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2021 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2021 poz. 2447), kasa fiskalna ma jasno określoną funkcję: służy wyłącznie do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz konsumentów. Oznacza to, że każda transakcja sprzedaży, za którą otrzymują Państwo zapłatę i wystawiają paragon fiskalny, jest trwałym i nieodwracalnym zapisem, który zwiększa obrót oraz naliczony podatek należny (VAT). Kasa rejestrująca sumuje te wartości, tworząc podstawę do rozliczeń podatkowych. W praktyce oznacza to, że zarówno tradycyjne urządzenia, jak i kasy fiskalne online działają wyłącznie jako narzędzie do nieodwracalnego rejestrowania sprzedaży na rzecz konsumentów - nie służą do ujmowania zwrotów czy korekt obrotu.

Kluczową zasadą jest utrzymanie integralności danych fiskalnych. Bezpośrednie ewidencjonowanie zwrotów na kasie, czyli próba "odjęcia" transakcji od zarejestrowanego obrotu, prowadziłoby do zafałszowania pierwotnych danych sprzedażowych. Paragon fiskalny jest dowodem dokonanej transakcji sprzedaży i uzyskanego przychodu. System fiskalny jest zaprojektowany tak, aby każdy zapis sprzedaży był niepodważalny. Gdyby istniała możliwość "kasowania" sprzedaży lub generowania paragonów ujemnych/korygujących bezpośrednio na kasie, znacząco utrudniłoby to, a wręcz uniemożliwiło efektywną kontrolę skarbową. Organy podatkowe muszą mieć pewność, że zgromadzony na kasie fiskalnej obrót faktycznie odpowiada sumie dokonanych sprzedaży.

Zwrot towaru to operacja, która koryguje pierwotną sprzedaż, zmniejszając podstawę opodatkowania. Ta korekta nie odbywa się jednak na kasie fiskalnej. Właśnie w tym celu wprowadzono obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. Warto przy tym pamiętać, że przepisy dotyczące tego, jak prowadzona jest podstawowa ewidencja obrotu na kasie, również ewoluują - szczegółowo opisuje to nowy sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przewidziany dla kas rejestrujących.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję zwrotów i uznanych reklamacji?

Skoro kasy fiskalne online nie służą do ewidencjonowania zwrotów, kluczowe staje się prawidłowe prowadzenie odrębnej dokumentacji. Prawidłowa ewidencja zwrotów na kasie fiskalnej (a właściwie w osobnym rejestrze) jest niezbędna do skorygowania podstawy opodatkowania w deklaracjach VAT. Dzięki temu możliwe jest prawidłowe księgowanie przychodów z kasy fiskalnej - z uwzględnieniem zwrotów i korekt - zarówno w KPiR, jak i pełnych księgach.

Przygotowaliśmy dla Ciebie poradnik i darmowe wzory do pobrania i wydrukowania: Ewidencja oczywistych pomyłek i korekt na kasie fiskalnej z naszymi materiałami będzie łatwiejsza, przekonaj się!

Jakie elementy musi zawierać protokół zwrotu towaru?

W ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji należy odnotować każdą operację, która prowadzi do pomniejszenia obrotu, zarejestrowanego wcześniej na kasie fiskalnej. Taka ewidencja powinna być prowadzona w sposób chronologiczny i zawierać następujące dane:

• Data dokonania zwrotu towaru lub uznanej reklamacji.
• Numer paragonu fiskalnego (lub numer faktury, jeśli do paragonu wystawiono fakturę), który dokumentuje pierwotną sprzedaż.
• Nazwa towaru lub usługi, której dotyczy zwrot lub reklamacja.
• Kwota obrotu (brutto) oraz kwota podatku należnego (VAT) wynikająca z zarejestrowanej sprzedaży, która jest korygowana.
• Dokładny opis zwracanego towaru lub przedmiotu reklamacji.
• Dane klienta (imię i nazwisko lub nazwa firmy), jeśli są dostępne i niezbędne do identyfikacji, choć nie zawsze jest to wymagane prawnie.
• Podpis klienta oraz sprzedawcy (lub osoby upoważnionej) pod protokołem zwrotu.
• Numer kolejny wpisu w ewidencji.

Jakie dokumenty należy sporządzić po anulowaniu paragonu?

Warto odróżnić przy tym techniczne anulowanie paragonu (możliwe wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach) od przyjęcia zwrotu po zakończonej sprzedaży - w tym drugim przypadku zawsze konieczna jest odrębna ewidencja i protokół. Protokół zwrotu towaru jest kluczowym dokumentem, który stanowi podstawę do wpisu w ewidencji zwrotów i do korygowania obrotu oraz podatku VAT. Zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2021 r. w sprawie kas rejestrujących, protokół ten musi zawierać:

1. Data sprzedaży i data dokonania zwrotu/reklamacji - towaru lub usługi.
2. Unikalny numer i data paragonu fiskalnego - dokumentującego pierwotną sprzedaż.
3. Kwota brutto i netto - pierwotnej sprzedaży.
4. Kwota podatku należnego VAT - wynikająca z paragonu.
5. Nazwa towaru lub usługi - będącej przedmiotem zwrotu/reklamacji.
6. Ilość oraz wartość jednostkowa - zwracanego towaru.
7. Całkowita wartość zwrotu - obrót i podatek.
8. Przyczyna zwrotu - lub reklamacji.
9. Dane identyfikacyjne klienta - imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres (jeśli to konieczne).
10. Podpis klienta oraz podpis sprzedawcy - lub osoby przyjmującej zwrot.

Protokół powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach - jeden dla klienta, drugi dla sprzedawcy. Stanowi on dowód przeprowadzonej transakcji zwrotu i jest podstawą do dokonania korekty w ewidencji VAT oraz, w konsekwencji, w deklaracji podatkowej.

Czy zwrot towaru bez paragonu jest możliwy?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców. Odpowiadając na nie bezpośrednio: tak, zwrot towaru bez paragonu jest możliwy, choć wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami i wymaga wewnętrznej polityki firmy.

Chociaż paragon fiskalny jest najprostszym i najbardziej pożądanym dowodem zakupu, w świetle przepisów nie jest jedynym możliwym dokumentem potwierdzającym transakcję. Klient może przedstawić inne dowody, które wiarygodnie potwierdzają zakup danego towaru w punkcie handlowym, takie jak:

• Potwierdzenie płatności kartą płatniczą lub BLIK-iem - wydruk z terminala lub wyciąg bankowy z widoczną datą, kwotą i nazwą sprzedawcy.
• Wyciąg z konta bankowego - w przypadku płatności przelewem.
• Wiadomość e-mail - z potwierdzeniem zamówienia i płatności (w przypadku zakupów online z odbiorem w sklepie).
• Potwierdzenie transakcji z systemu lojalnościowego - jeśli sklep taki posiada.

Decyzja o akceptacji alternatywnych dowodów zakupu leży w gestii sprzedawcy i powinna być jasno określona w regulaminie sklepu lub polityce zwrotów. Z punktu widzenia fiskalnego, najważniejsze jest, aby mogli Państwo bezsprzecznie udokumentować, że dany towar został sprzedany w Państwa firmie i zarejestrowany na kasie fiskalnej, a następnie zwrócony. W przypadku przyjęcia zwrotu bez paragonu, kluczowe jest sporządzenie szczegółowego protokołu zwrotu, który - oprócz standardowych elementów - precyzyjnie określi przedstawiony dowód zakupu.

Co zrobić w przypadku zwrotu, gdy do paragonu wystawiono fakturę?

Gdy do transakcji zarejestrowanej na kasie fiskalnej została wystawiona faktura VAT, procedura zwrotu nieco się zmienia. W takiej sytuacji dokumentem korygującym sprzedaż staje się przede wszystkim faktura korygująca.

Postępowanie wygląda następująco:

1. Zwrot towaru - klient zwraca towar, a sprzedawca przyjmuje go i zwraca zapłaconą kwotę.
2. Protokół zwrotu - należy sporządzić standardowy protokół zwrotu towaru, zawierający wszystkie wymagane elementy. Ten protokół jest dowodem fizycznego zwrotu i podstawą do korekty w wewnętrznej ewidencji.
3. Faktura korygująca - sprzedawca wystawia fakturę korygującą do wcześniej wystawionej faktury pierwotnej. Faktura korygująca powinna obniżać podstawę opodatkowania oraz podatek VAT o wartość zwróconego towaru. Na fakturze korygującej należy wskazać numer faktury pierwotnej oraz paragonu fiskalnego, do którego została wystawiona.
4. Ewidencja VAT - korekta obrotu i podatku VAT zostanie ujęta w deklaracji VAT na podstawie wystawionej faktury korygującej, a nie bezpośrednio na podstawie ewidencji zwrotów (choć ta ostatnia nadal jest prowadzona dla celów wewnętrznych i dowodowych).

W praktyce oznacza to, że główny ciężar fiskalnej korekty przenosi się na system fakturowy, który jest bardziej szczegółowy w kontekście rozliczeń B2B (nawet jeśli transakcja pierwotnie była dla konsumenta, ale zażądał on faktury).