Jak wydrukować kopię paragonu z kasy fiskalnej?

1. Czym jest kopia paragonu i czy ma moc prawną?
2. Jak wydrukować kopię paragonu z pamięci kasy fiskalnej?
3. Czym różni się wydruk kopii z kasy online i starszego typu?
   1. Kasy online i z kopią elektroniczną - cyfrowy standard obsługi 
   2. Kasy z kopią papierową - tradycyjne archiwum fizyczne 
4. Jak uzyskać kopię paragonu z NIP nabywcy?
5. Co zrobić gdy wydruk kopii paragonu jest niemożliwy?
6. Jakie są alternatywne dowody zakupu zamiast kopii paragonu?

W codziennej działalności gospodarczej zarówno dla sprzedawcy jak i nabywcy, kopia paragonu z kasy fiskalnej jest dokumentem o istotnym znaczeniu. Choć prawnie nie stanowi ,,duplikatu fiskalnego" w rozumieniu oryginalnego paragonu, to wciąż jest honorowana jako dowód zakupu w wielu sytuacjach takich jak reklamacje, zwroty czy kwestie rozliczeniowe. Odpowiadając na pytanie jak wydrukować kopię paragonu z kasy fiskalnej online, należy podkreślić, że to stosunkowo prosty proces .

Czym jest kopia paragonu i czy ma moc prawną?

Na wstępie należy wyraźnie zaznaczyć, że ,,duplikat paragonu" w sensie dokumentu fiskalnego o mocy prawnej identycznej z oryginałem nie istnieje. To, co powszechnie nazywamy kopią paragonu z kasy fiskalnej, jest w rzeczywistości wydrukiem niefiskalnym - wiernym odzwierciedleniem oryginalnej transakcji, pobieranym z pamięci urządzenia. Taki wydruk, choć nie zastępuje paragonu fiskalnego dla celów podatkowych sprzedawcy, jest szeroko akceptowany jako dowód zakupu przez klientów, na przykład przy:

• zwrotach towarów,
• reklamacjach gwarancyjnych czy przy
• potwierdzeniu realizacji usług.

Ma on charakter dowodowy w relacjach między sprzedawcą a konsumentem, ale nie zmienia faktu, że dla urzędu skarbowego jedynym dokumentem fiskalnym jest oryginalny paragon (lub jego zapis w Centralnym Repozytorium Kas w przypadku kas online).

Jak wydrukować kopię paragonu z pamięci kasy fiskalnej?

Procedura jak wydrukować kopię paragonu z kasy fiskalnej jest zazwyczaj intuicyjna, choć może różnić się w szczegółach w zależności od producenta i modelu urządzenia (np. nieco inaczej wygląda to w urządzeniach marki Posnet, a inaczej w kasach Elzab czy Novitus). Generalna ścieżka postępowania jest jednak podobna:

1. Wejście do menu kasy - zazwyczaj poprzez naciśnięcie klawisza "MENU", "FUNKCJE" lub kombinacji klawiszy.
2. Wybór opcji archiwizacyjnych - w menu należy odszukać pozycję związaną z wydrukami archiwalnymi, np. "Kopie elektroniczne", "Wydruk z pamięci chronionej", "Raporty" > "Kopie" lub "Rejestr transakcji".
3. Określenie kryteriów wyszukiwania - system poprosi o podanie danych, które pomogą zlokalizować konkretny paragon. Najczęściej są to:
   • Data paragonu - wskazanie konkretnego dnia lub zakresu dat.
   • Numer paragonu - jeśli znasz unikalny numer paragonu.
   • Ostatni wydruk - możliwość szybkiego ponownego wydrukowania ostatniego paragonu.
   • Numer NIP nabywcy - jeśli szukasz paragonu z NIP-em.
4. Podgląd i finalizacja wydruku - po wybraniu odpowiednich kryteriów kasa może wyświetlić listę pasujących paragonów. Należy wybrać właściwy i potwierdzić chęć jego wydrukowania. Urządzenie wygeneruje wydruk niefiskalny, często z adnotacją ,,KOPIA".

Warto pamiętać, że kasy rejestrujące przechowują dane w różnych typach pamięci. Bieżące paragony są często dostępne w pamięci podręcznej urządzenia. Po wykonaniu raportu dobowego dane są archiwizowane w pamięci chronionej (w kasach starszego typu) lub przesyłane do CRK (w kasach online).

---

Przeczytaj jednej z naszych najczęściej odwiedzanych poradników, w którym znajdziesz również instrukcje obsługi różnych modeli kas fiskalnych: Jak obsługiwać kasę fiskalną krok po kroku?

---

Czym różni się wydruk kopii z kasy online i starszego typu?

Kasy online i z kopią elektroniczną - cyfrowy standard obsługi 

Zarówno w nowoczesnych kasach fiskalnych online, jak i w starszych modelach z kopią elektroniczną (E), procedura uzyskania kopii paragonu jest do siebie bardzo zbliżona. Wynika to z faktu, że w obu przypadkach dane są bezpiecznie zapisywane w pamięci chronionej urządzenia.

• Obsługa z poziomu menu - aby wydrukować duplikat dla klienta, nie musisz fizycznie ingerować w urządzenie ani wyciągać nośników danych. Cały proces odbywa się intuicyjnie poprzez menu kasy lub drukarki fiskalnej. Wystarczy odszukać odpowiednią funkcję, wybrać zakres dat lub numer paragonu i zatwierdzić wydruk.
• Bezpieczeństwo i szybkość - to rozwiązanie, które w serwisie ESC SA rekomendujemy jako najbardziej efektywne. Eliminuje ryzyko błędu i pozwala obsłużyć prośbę klienta niemal "od ręki", budując profesjonalny wizerunek Twojego punktu sprzedaży.

Kasy z kopią papierową - tradycyjne archiwum fizyczne 

W przypadku najstarszych urządzeń, wyposażonych w dwie rolki papieru (tzw. kopia papierowa), sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Tutaj "kopia" jest pojęciem dosłownym i fizycznym.

• Brak cyfrowego odtwarzania - urządzenia te nie posiadają funkcji ponownego wydruku paragonu z pamięci w taki sposób, jak modele cyfrowe. Kopia dla sprzedawcy drukowana jest na bieżąco na drugiej rolce, która zwija się wewnątrz mechanizmu.
• Ręczne przeszukiwanie - aby udostępnić kopię klientowi, konieczne jest fizyczne odszukanie odpowiedniej rolki w archiwum, rozwinięcie jej i znalezienie właściwego zapisu. Obowiązkiem przedsiębiorcy było gromadzenie i bezpieczne przechowywanie tych rolek do kasy fiskalnej przez 5 lat. Uzyskanie kopii wymagało fizycznego przeszukiwania archiwum, co było utrudnione, gdy papier termiczny blaknął.

Wybierając urządzenia fiskalne, warto myśleć nie tylko o obowiązkach ustawowych, ale i o ergonomii pracy. Kasy online, będące następcami modeli z kopią elektroniczną, oferują najwyższy standard zarządzania danymi. Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić ten proces w swojej firmie, specjaliści ESC SA pomogą dobrać rozwiązanie adekwatne do Twoich potrzeb.

Jak uzyskać kopię paragonu z NIP nabywcy?

Paragon z numerem NIP nabywcy to szczególny rodzaj dowodu zakupu, który pozwala przedsiębiorcy na ujęcie wydatku w kosztach firmowych, a także stanowi podstawę do żądania wystawienia faktury. Procedura uzyskania kopii paragonu z NIP nabywcy z kasy fiskalnej jest technicznie taka sama, jak w przypadku standardowego paragonu. Podobnie jak w przypadku kopii zwykłego paragonu, urządzenie wygeneruje wydruk, na którym będzie widniała adnotacja "Kopia z pamięci chronionej".

Znaczenie tej kopii jest jednak odmienne. O ile zwykła kopia służy głównie celom konsumenckim (zwrot, reklamacja), o tyle kopia paragonu z NIP-em jest istotna dla księgowości. Nawet jeśli pierwotny paragon zaginął, jego niefiskalna kopia, wraz z innymi dowodami (np. wyciągiem bankowym), może być podstawą do dalszych działań, takich jak próba uzyskania faktury od sprzedawcy. W ten sposób wspiera proces dokumentowania sprzedaży i zakupów firmowych.

Co zrobić gdy wydruk kopii paragonu jest niemożliwy?

Zdarzają się sytuacje, kiedy bezpośredni wydruk kopii paragonu z kasy fiskalnej jest niemożliwy - z powodu awarii urządzenia, uszkodzenia pamięci fiskalnej. W takich przypadkach warto rozważyć alternatywne rozwiązania:

1. Poproś sprzedawcę o pomoc - jeśli jesteś klientem i potrzebujesz kopii, a sprzedawca używa jeszcze kasy starszego typu, może on odszukać paragon na zachowanej rolce kopii (jeśli papier termiczny jeszcze nie wyblakł).
2. Poproś o wystawienie faktury - jeśli oryginalny paragon zawierał Twój numer NIP, masz prawo poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury do tego paragonu, nawet jeśli ten zaginął. W takiej sytuacji sprzedawca może bazować na zapisach w swojej ewidencji lub w CRK (dla kas online).
3. Skorzystaj z alternatywnych dowodów zakupu - istnieje kilka innych dokumentów, które mogą posłużyć jako dowód zakupu. Szczegóły znajdziesz w następnej sekcji.

Jakie są alternatywne dowody zakupu zamiast kopii paragonu?

Gdy kopia paragonu z kasy fiskalnej nie jest dostępna, prawo dopuszcza pewne alternatywne dowody zakupu. Choć nie mają one mocy paragonu fiskalnego, są często akceptowane w przypadku reklamacji, zwrotów czy jako wewnętrzne dowody firmowe.

Oto najczęściej honorowane alternatywy:

• Wyciąg bankowy / potwierdzenie płatności kartą - zawiera datę, kwotę i nazwę sprzedawcy, co jest mocnym dowodem przeprowadzenia transakcji. W kontekście płatności mobilnych a wydanie paragonu, cyfrowe potwierdzenia z aplikacji bankowych są szczególnie wygodne.
• Zdjęcie paragonu - jeśli posiadasz wyraźne i czytelne zdjęcie oryginalnego paragonu, w wielu sytuacjach może ono zostać zaakceptowane, zwłaszcza dla celów gwarancyjnych czy zwrotów konsumenckich.
• Potwierdzenie zamówienia online/mailowe - w przypadku zakupów internetowych, potwierdzenie wysłane na adres e-mail, zawierające szczegóły transakcji, może pełnić funkcję dowodu zakupu.
• Oświadczenie sprzedawcy - w wyjątkowych sytuacjach, gdy wszystkie inne metody zawiodą, a sprzedawca pamięta transakcję lub może ją zidentyfikować w swojej ewidencji, może sporządzić pisemne oświadczenie potwierdzające sprzedaż.

Warto śledzić także rozwój takich rozwiązań jak e-paragon, które docelowo mają ułatwić i zdigitalizować proces otrzymywania i przechowywania dowodów zakupu, eliminując potrzebę fizycznych kopii.

W ESC SA jesteśmy ekspertami w dziedzinie urządzeń fiskalnych i wspieramy przedsiębiorców w efektywnym zarządzaniu sprzedażą. Zrozumienie, jak wydrukować kopię paragonu z kasy fiskalnej, to jedna z kluczowych umiejętności, która pomaga w prowadzeniu biznesu i utrzymywania dobrych relacji ze swoimi klientami, którzy takiej kopii mogą potrzebować.