Czy można sprzedać kasę fiskalną?

1. Jakie dokumenty są potrzebne przy sprzedaży używanej kasy fiskalnej?
2. Jakie obowiązki ma sprzedający wobec nabywcy kasy fiskalnej?
3. Jak przenieść numer ewidencyjny kasy fiskalnej na nowego właściciela?
4. Jak przygotować kasę fiskalną do sprzedaży, żeby była gotowa do użycia przez nowego właściciela?
5. Najczęściej zadawane pytania dotyczące sprzedaży kas fiskalnych

Tak, można sprzedać kasę fiskalną, ale tylko po jej prawidłowym wyrejestrowaniu z ewidencji Urzędu Skarbowego i kosztownej wymianie modułu fiskalnego. Proces ten, choć możliwy, jest obarczony pewnymi wyzwaniami, które znacząco wpływają na opłacalność takiej transakcji. W praktyce, ze względu na specyfikę modułu fiskalnego trwale przypisanego do numeru NIP poprzedniego właściciela, wartość rynkowa używanej kasy jest zazwyczaj bardzo niska. W tym artykule szczegółowo wyjaśnimy, jakie kroki należy podjąć, aby prawidłowo przygotować urządzenie do odsprzedaży kasy fiskalnej i jakie obowiązki ciążą zarówno na sprzedającym, jak i kupującym. 

Jakie dokumenty są potrzebne przy sprzedaży używanej kasy fiskalnej?

Kluczowym elementem, zanim rozważymy odsprzedaż kasy fiskalnej, jest jej prawidłowe wyrejestrowanie i uzyskanie niezbędnych dokumentów. Pamięć fiskalna urządzenia jest ściśle związana z numerem NIP podatnika, który ją zafiskalizował, dlatego przed sprzedażą musi zostać trwale odczytana i zdezaktywowana. Proces ten, zgodny z obowiązującymi przepisami, wygląda następująco:

1. Wykonanie raportów fiskalnych - należy sporządzić raport fiskalny dobowy (ostatni) oraz raport fiskalny miesięczny (za ostatni miesiąc prowadzenia ewidencji). Jest to fundamentalny krok, który zamyka okres rozliczeniowy na danym urządzeniu.
2. Zlecenie odczytu pamięci fiskalnej autoryzowanemu serwisowi ESC SA - odczyt pamięci fiskalnej musi zostać dokonany przez uprawnionego serwisanta kas fiskalnych. Serwisant sporządza protokół odczytu pamięci fiskalnej. Ten protokół jest kluczowym dokumentem potwierdzającym zakończenie pracy kasy.

Pamiętaj, że musisz odebrać z serwisu prowadzącego protokół odczytu pamięci fiskalnej, niezwłocznie po otrzymaniu informacji z serwisu!

1. Złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy w Urzędzie Skarbowym - wyrejestrowanie kasy fiskalnej to obowiązek podatnika, wynikający wprost z przepisów prawa. Ostatnie rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku stanowi, że podatnik ma 5 dni od dnia sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej na złożenie wymaganych dokumentów w urzędzie skarbowym (§ 32 ust. 1 pkt 3), niezależnie od przyczyny wycofania kasy: likwidacji działalności, wymiany urządzenia czy rezygnacji z ewidencji sprzedaży.

---

Koniecznie przeczytaj nasz artykuł: Nie wyrejestrowanie kasy fiskalnej w terminie - jakie są konsekwencje?

Pamiętaj! Bez protokołu odczytu pamięci fiskalnej oraz potwierdzenia wyrejestrowania kasy z Urzędu Skarbowego, sprzedaż używanej kasy fiskalnej jest niemożliwa i nie miałaby sensu dla nabywcy. W ESC SA oferujemy kompleksowe wsparcie w procesie wyrejestrowania i utylizacji urządzeń, co może być bardziej opłacalne niż próba sprzedaży. Więcej na ten temat znajdziesz w naszym artykule: Co zrobić z nieużywaną kasą fiskalną?

---

Jakie obowiązki ma sprzedający wobec nabywcy kasy fiskalnej?

Obowiązki sprzedającego używaną kasę fiskalną są stosunkowo proste i sprowadzają się do dostarczenia urządzenia wraz z kompletem dokumentów potwierdzających jej wyrejestrowanie oraz, opcjonalnie, instrukcją obsługi i oryginalnym zasilaczem. Należy jednak jasno zakomunikować nabywcy kluczowe kwestie, które czynią odsprzedaż kasy fiskalnej mniej atrakcyjną:

1. Konieczność wymiany modułu fiskalnego - jest to najważniejszy aspekt. Moduł fiskalny, stanowiący serce urządzenia, jest trwale przypisany do numeru NIP poprzedniego właściciela. Oznacza to, że każdy nowy nabywca używanej kasy fiskalnej będzie musiał zlecić autoryzowanemu serwisowi wymianę tego modułu na nowy. Jest to kosztowny proces, którego cena często zbliża się do wartości zakupu nowego urządzenia. Bez wymiany modułu, kasa nie może zostać ponownie zafiskalizowana na NIP nowego przedsiębiorcy.
2. Stan techniczny i homologacja - sprzedający powinien poinformować o ewentualnych uszkodzeniach kasy. Kluczowe jest jednak sprawdzenie, czy dany model ma nadal ważną homologację GUM, która obowiązuje 5 lat od daty jej nadania dla danego urządzenia. Aktualny status homologacji można zweryfikować na stronie Głównego Urzędu Miar. Kasy fiskalne, które utraciły homologację lub zostały wycofane z produkcji, nie mogą być ponownie zafiskalizowane, nawet po wymianie modułu. Sprzedaż takiej kasy - po odczycie i po zakończeniu okresu homologacji - jest w praktyce sprzedażą rzeczy bezwartościowej.

W praktyce, koszty związane z ponowną fiskalizacją i wymianą modułu, połączone z brakiem ulgi, sprawiają, że pytanie czy można sprzedać używaną kasę fiskalną z zyskiem, staje się w dużej mierze retoryczne. Często bardziej opłacalne dla nabywcy jest zainwestowanie w nowe urządzenie, które oferuje gwarancję, wsparcie techniczne i możliwość odliczenia ulgi.

Jak przenieść numer ewidencyjny kasy fiskalnej na nowego właściciela?

Wbrew intuicji, nie ma możliwości bezpośredniego przeniesienia numeru ewidencyjnego kasy fiskalnej z poprzedniego właściciela na nowego. Numer ewidencyjny jest ściśle i trwale powiązany z modułem fiskalnym urządzenia oraz numerem NIP podatnika, który zgłosił kasę do Urzędu Skarbowego. Po prawidłowym wyrejestrowaniu kasy przez sprzedającego (o czym pisaliśmy powyżej), jej moduł fiskalny jest zablokowany i nie może być używany do dalszej ewidencji sprzedaży.

---

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak sprawdzić numer ewidencyjny kasy fiskalnej, zapraszamy na naszego bloga.

---

Dla nabywcy używanej kasy fiskalnej proces wygląda następująco:

1. Wymiana modułu fiskalnego
2. Ponowna fiskalizacja
3. Brak zachowania ciągłości numeracji

Warto podkreślić, że cały ten proces jest skomplikowany i kosztowny dla kupującego. Obejmuje nie tylko cenę zakupu używanego urządzenia, ale przede wszystkim znaczący koszt wymiany modułu i usługi ponownej fiskalizacji.

Jak przygotować kasę fiskalną do sprzedaży, żeby była gotowa do użycia przez nowego właściciela?

Przygotowanie kasy fiskalnej do sprzedaży to przede wszystkim upewnienie się, że sprzedający dopełnił wszystkich obowiązków związanych z jej wyrejestrowaniem. Aby kasa była teoretycznie gotowa do użycia przez nowego właściciela (po przejściu przez niego procedury wymiany modułu i ponownej fiskalizacji), sprzedający powinien:

1. Wyrejestrować kasę - jest to absolutnie kluczowy krok, opisany szczegółowo w pierwszej sekcji artykułu. 
2. Upewnić się, że kasa ma ważną homologację - przed wystawieniem kasy na sprzedaż, sprawdź jej model i upewnij się, że posiada ona nadal ważną homologację Ministerstwa Finansów na bieżący rok. 
3. Sprawdzić stan techniczny - upewnij się, że urządzenie jest sprawne.
4. Komplet dokumentów i akcesoriów - dołącz do kasy jej książkę serwisową, instrukcję obsługi, oryginalny zasilacz, a także wszelkie dokumenty potwierdzające wyrejestrowanie urządzenia.

Warto jednak zaznaczyć, że nawet najlepiej przygotowana używana kasa fiskalna rzadko osiąga znaczącą wartość rynkową. W przypadku pytań dotyczących utylizacji (możesz zlecić ją nam!) czy wyboru nowego urządzenia specjaliści z ESC SA służą pomocą, oferując szeroki wybór kas fiskalnych online i kompleksowe wsparcie. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak działa kasa fiskalna online i kto powinien ją nabyć, zapraszamy na naszego bloga.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące sprzedaży kas fiskalnych

Czy sprzedaż kasy fiskalnej wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego?

Sama sprzedaż kasy fiskalnej nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego. Mówimy tutaj o sytuacji, w której przed sprzedażą przeprowadzono cały proces wyrejestrowania urządzenia fiskalnego.

Czy osoba kupująca używaną kasę fiskalną musi ją zarejestrować w urzędzie?

Tak, osoba kupująca używaną kasę fiskalną, po dokonaniu wymiany modułu fiskalnego na nowy i przeprowadzeniu procedury ponownej fiskalizacji przez autoryzowany serwis, jest zobowiązana do zgłoszenia jej do Urzędu Skarbowego. Kasa otrzyma wówczas nowy numer ewidencyjny i będzie traktowana jako nowe urządzenie z punktu widzenia ewidencji.

Czy można sprzedać kasę fiskalną, która jest nadal zarejestrowana na firmę?

Teoretycznie można sprzedać fizyczne urządzenie, ale taka transakcja nie ma praktycznego sensu dla nabywcy. Kasa, która jest nadal zarejestrowana na poprzednią firmę, posiada moduł fiskalny przypisany do jej numeru NIP i nie może być używana przez nowego właściciela.

Co więcej, sprzedający naraża się na problemy w urzędzie skarbowym, ponieważ nie wyrejestrowana kasa pozostaje formalnie przypisana do jego działalności. W takiej sytuacji US może podjąć działania administracyjne związane z brakiem dopełnienia obowiązku wyrejestrowania urządzenia.

Czy można sprzedać kasę fiskalną online lub tylko stacjonarnie?

Odsprzedaż kasy fiskalnej w sensie fizycznego urządzenia jest możliwa zarówno online, jak i stacjonarnie. Jednak ze względu na skomplikowany proces przygotowania (wyrejestrowanie, protokoły) oraz wysokie koszty ponownego uruchomienia dla nabywcy (wymiana modułu, ponowna fiskalizacja, brak ulgi), sprzedaż online może być trudna. Potencjalny nabywca musi być w pełni świadomy wszystkich tych wymogów i kosztów. W praktyce, ze względu na niską wartość rynkową używanych kas, firmy częściej decydują się na bezpośredni kontakt z serwisem w celu utylizacji urządzenia (taka usługa możliwa jest w ESC SA), niż na poszukiwanie nabywców online.