Wirtualne kasy fiskalne online – kompletny przewodnik: dla kogo, jak działa i czy warto?

Data publikacji: 2021.01.05. Zaaktualizowano: 2025.12.10

Obraz przedstawiąjacy wirtualne kasy fiskalne online-kompletny przewodnik: dla...

Co to jest wirtualna kasa fiskalna i dla kogo jest przeznaczona?

Wirtualna kasa fiskalna online to oprogramowanie rejestrujące sprzedaż, które spełnia wymogi techniczne i jest zatwierdzone przez Prezesa GUM. Może być instalowana na urządzeniach mobilnych (terminal, smartfon, tablet) i jest przeznaczona wyłącznie dla branż określonych w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów, m.in. dla gastronomii, usług transportowych, hotelarskich i składów opału.

Pomysł wprowadzenia kas wirtualnych to kolejna odsłona projektu mającego na celu uszczelnienie systemu podatkowego VAT. W tym celu została wcześniej wprowadzona ewidencja JPK_V7 oraz rozpoczęto systematyczne wdrażanie kas fiskalnych online. Kasy wirtualne i ich wykorzystywanie w biznesie to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości, dlatego postanowiliśmy dokładnie je opisać w poniższym artykule.

Wirtualna kasa fiskalna - co to jest?

Kasa wirtualna to fiskalna kasa rejestrująca, instalowana na tablecie, smartfonie lub laptopie, która ma postać oprogramowania (aplikacji). Co istotne, do poprawnego funkcjonowania kasy konieczne jest urządzenie drukujące paragon dla klienta. Użytkownik musi więc dodatkowo zaopatrzyć się w drukarkę, gdyż smartfon czy tablet takich funkcji nie posiadają. Najprościej więc mówiąc, wirtualna kasa to nie urządzenie, a oprogramowanie imitujące kasę fiskalną, a sama potoczna nazwa "wirtualnej kasy" nie do końca oddaje znaczenie tego produktu.

Kasy wirtualne są w Polsce regulowane przez trzy rozporządzenia:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 28 maja 2020 r. w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób.

Wszystkie weszły w życie 1 czerwca 2020 roku, co w teorii oznacza, że od tej daty możliwe jest rejestrowanie sprzedaży przy ich pomocy w określonych branżach. Jednak w praktyce, by do tego doszło oprogramowanie musi uzyskać homologację Głównego Urzędu Miar, a z tym jest już ciężej. Pierwsza kasa wirtualna uzyskała zezwolenie dopiero 23 grudnia 2020 roku, czyli prawie pół roku od wejścia w życie rozporządzenia.

Wirtualna kasa fiskalna - dla kogo? Lista branż i PKWiU

W pierwszej fazie wprowadzenia kas wirtualnych są one dostępne dla przedsiębiorców z branży transportowej oraz wybranych firm z sektora HoReCa. By dowiedzieć się, czy firma może korzystać z wirtualnej kasy należy numer PKWiU usług przez nią świadczonych. Wybrane usługi przedstawiliśmy w poniższej tabeli, której całość znaleźć można we wspomnianych wyżej rozporządzeniach.

Rodzaj działalności

Numer PKWiU

Wynajem samochodu osobowego z kierowcą

49.32.12.0

Usługi przeprowadzek, na rzecz gospodarstw domowych

49.42.11.0

Transport drogowy pasażerski

49.39.35.0/49.39.11.0/49.31.21.0

Transport kolejowy pasażerski

49.31.10.0/49.10

Transport pasażerski przy pomocy kolejek linowych i wyciągów

49.39.20.0

Transport morski i przybrzeżny pasażerski

50.10.11.0

Transport wodny, śródlądowy pasażerski

50.30.11.0/50.30.13.0/50.30.19.0

Usługi hotelarskie, związane z zakwaterowanie

55.10

Obiekty noclegowe i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania

55.20

Usługi świadczone przez pola kempingowe i namiotowe

55.30

Restauracje i pozostałe placówki gastronomiczne

56.10

Przygotowywanie i podawanie napojów

56.30

Pozostałe usługi gastronomiczne

56.29

Sprzedaż węgla, brykietu i paliw stałych wytwarzanych z węgla

Brak informacji

Kasy fiskalne wirtualne, ale realne wątpliwości

Urządzenia te budzą jednak szereg wątpliwości wśród ekspertów z branży. Jednym z nich jest bezpieczeństwo i możliwy wyciek wrażliwych danych sprzedażowych. Wprawdzie oprogramowanie będzie atestowane, a w jego kodzie mają znajdować się stosowane zabezpieczenia, ale samo urządzenie, na którym aplikacja zostanie zainstalowana już niekoniecznie. A to z kolei perfekcyjna furtka dla hakerów.

Ryzyko wyłudzeń i zagrożenia bezpieczeństwem

W opisywanych kasach wirtualnych częściej może także dochodzić do wyłudzeń - zarówno ze strony właściciela jak i pracownika. Stworzenie aplikacji do złudzenia przypominającą kasę wirtualną i posiadającą jej funkcje nie będzie trudne dla oszustów. Zatem kolejne porównanie bezpieczeństwa wypada na korzyść kasy lub drukarki fiskalnej sprzętowej.

Krytyczne ryzyko: Co z ewidencją w sytuacjach kryzysowych?

Krytycy rozwiązań wirtualnych często podnoszą dosyć istotną ale często pomijaną kwestię. Niedostępność tzw. ,,infrastruktury krytycznej" w tym wypadku sieci internetowej w wyniku katastrof naturalnych lub wojny powoduje brak komunikacji z urządzeniami wirtualnymi na czas niewiadomy. W niektórych sytuacjach zapis transakcji może zupełnie zniknąć z urządzenia. Obecny system zapisu operacji jest lokalny, plombowany i nadzorowany przez uprawniony serwis co daje pełne bezpieczeństwo z punktu widzenia poboru podatków przez państwo nawet w warunkach wojny.

Problemy serwisowe i kompatybilność: zmiany leżą w gestii użytkownika?

Ponadto, posiadanie kas wirtualnych nakłada na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki, których nie ma w przypadku posiadania tradycyjnych kas rejestrujących. Chodzi tutaj m.in. o serwis urządzenia w przypadku niewłaściwego działania. W momencie uszkodzenia kasy fiskalnej należy udać się do autoryzowanego punktu naprawy, który zajmuje się awarią. W przypadku stosowania kas wirtualnych wszelkie problemy wynikające z niekompatybilności oprogramowania kasy wirtualnej z urządzeniem lub jego systemem operacyjnym będą leżały w gestii użytkownika.

Używanie kasy wirtualnej pociąga za sobą ryzyko nawet w trakcie zwykłej, codziennej pracy. Zmiana ustawień sprzętowych, aktualizacja programu, czy też aktualizacja systemu (bez znaczenia czy na smartfonie, tablecie czy laptopie) może spowodować problem z jej funkcjonowaniem. Wtedy wirtualna kasa może stać się niezdolna do wystawiania paragonów i rejestrowania sprzedaży, a użytkownik będzie zmuszony samodzielnie ustalić źródło awarii. We własnym zakresie takie zadanie może być z kolei trudne do zdiagnozowania. Osoba nie posiadająca specjalistycznej wiedzy będzie zmuszona szukać winy po omacku, a przyczyn niesprawnego działania może być wiele. Co najważniejsze, w przypadku awarii pozostają nam jedynie dane, które obecne są w Centralnym Repozytorium Kas.

Wymienione wcześniej aktualizacje sprzętowe, to najprostsze z nich. Telefon, tablet czy laptop mogą również czasowo zawiesić się lub zupełnie bez podania przyczyny ,,crashować" aplikację. W przypadku stacjonarnych kas fiskalnych takie sytuacje rozwiązuje autoryzowany dostawca urządzenia, który z reguły oferuje zarówno szczegółowe wdrożenie jak i kompleksową usługę serwisową - z problemami nie musimy mierzyć się sami.

Ryzyko utraty urządzenia i naruszenie prywatności

Inna sprawa, że urządzenie, które stosujemy do rejestrowania transakcji można przecież najzwyczajniej zgubić. O ile stacjonarnych kas fiskalnych nie nosimy zazwyczaj ze sobą, o tyle telefon komórkowy czy tablet bardzo często będzie mógł opuszczać firmę razem ze swym właścicielem. W takim wypadku ryzyko zagubienia, zalania, rozbicia i innych tego typu wypadków jest więc zdecydowanie większe, niż w przypadku zwyczajnych kas fiskalnych.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że Urząd Skarbowy może skontrolować naszą kasę fiskalną, która w tym przypadku funkcjonuje jako oprogramowanie. W momencie, gdy nośnikiem naszej wirtualnej kasy jest nasz telefon (lub inne prywatne urządzenie) musimy pogodzić się z możliwością naruszenia prywatności przez pracownika US, który może zażądać wglądu w nasze urządzenie. Więcej na ten temat znajdziecie w naszym artykule o kontrolach kas fiskalnych.

Brak plomby fiskalnej vs. jednostkowy producent

Fundamentalną kwestią dotyczącą gwarancji bezpieczeństwa użytkowania stacjonarnych kas fiskalnych jest zaplombowany moduł fiskalny (inaczej pamięć fiskalna), w którego nikt nie ma prawa ingerować bez naszej wiedzy.(Odczyt modułu może przeprowadzić tylko producent lub autoryzowany serwis kasy fiskalnej na prośbę podatnika lub urzędu skarbowego). W przypadku kasy wirtualnej nie tylko nie posiadamy takiego zabezpieczenia, ale także w przypadku ewentualnego wycieku danych lub awarii nie jesteśmy w stanie łatwo zdiagnozować, co tak naprawdę się stało. Przyczyn może być wiele, a zaniedbanie dotyczące bezpieczeństwa lub samego w sobie prawidłowego funkcjonowania kasy może leżeć po stronie producenta urządzenia, producenta oprogramowania urządzenia, producenta wirtualnej kasy etc. W przypadku stacjonarnej wersji kasy fiskalnej mamy do zweryfikowania tylko jeden produkt i tylko jednego producenta. To znacząco minimalizuje zarówno ryzyko awarii jak i skraca czas diagnozy oraz naprawy w przypadku jej ewentualnego wystąpienia.

Ministerstwo zapewnia, że zachętą do korzystania z kas wirtualnych będzie ich cena. Owszem, jest ona niższa niż urządzenia fiskalnego, lecz należy pamiętać o obowiązku wystawianiu paragonów. Jak pisaliśmy na wstępie, nie jest to możliwe do zrealizowania na urządzeniu obsługującym kasę i wymaga zakupu drukarki paragonowej, a to sprawia, że finalny koszt może być niewiele (jeśli w ogóle) niższy niż cena zakupu kasy fiskalnej online. Jeśli natomiast myślimy o zakupie dedykowanego urządzenia pod kasę wirtualną, wtedy o zaoszczędzeniu możemy zapomnieć.

Porównanie: kasa wirtualna online vs. kasa i drukarka fiskalna online (bezpieczeństwo i koszt)

Idąc tym tokiem myślenia nie da się uciec od porównywania tych trzech urządzeń. Argumenty zebraliśmy w poniższej tabeli.

Drukarka fiskalna on-line

Kasa fiskalna on-line

Kasa wirtualna on-line

Autonomia pracy

Wymaga podłączenia do systemu sprzedażowego

Urządzenie pracujące samodzielnie

Wymaga podłączenia drukarki paragonów

Wymagania sprzętowe

Konieczność podłączenia do komputera/ tabletu/ komórki, na których jest system sprzedażowy

Brak konieczności dodatkowych urządzeń

Instalowana na komputerze/ tablecie/ telefonie, które podlegają kontroli Urzędu Skarbowego

Awaryjność na podstawie doświadczenia

Niska, wieloletnie doświadczenie w produkcji, dane zabezpieczone w homologowanym module fiskalnym

Nie wiadoma - zależy od stabilności oprogramowania firmy produkującej. Za prawidłowość danych przed fiskusem odpowiada PODATNIK. Podatnik może dochodzić roszczeń od producenta oprogramowania na własną rękę.

Bezpieczeństwo pracy np. danych i środowiska pracy

Wysokie

Bardzo wysokie

Niskie, uzależnione od aplikacji, środowiska sprzętowego i software'owego

Koszt

Jednostkowy od 2000 do 3000 zł netto, przy ustawowej wymianie lub pierwszych zakupach przysługuje 700 zł zwrotu z US

Jednostkowy od 1200 do 2300 zł netto, przy ustawowej wymianie lub pierwszych zakupach przysługuje 700 zł zwrotu z US

Najczęściej abonamentowy od 30 - 100 miesięcznie, brak zwrotu z US za oprogramowanie i sprzęt

Przeglądy

raz na dwa lata

brak specyfikacji w tym temacie

Składniki kosztowe - 5 lat użytkowania

Od 2300 zł netto, dodatkowo koszt systemu informatycznego.

Od 1500 zł netto.

Od 1800 zł do 6000 zł plus koszt zakupu urządzeń: tablet/ smartfon i drukarka paragonowa - razem od 1200 zł netto. Łącznie minimum 3000 zł netto

Kasa wirtualna cena vs. kasa fiskalna online (5-letnia symulacja)

Porównując koszty użytkowania w perspektywie pięcioletniej, tradycyjna kasa fiskalna on-line wypada korzystniej, z łącznym kosztem rozpoczynającym się od 1500 zł netto. Co więcej, przy jej zakupie przysługuje przedsiębiorcy ustawowa ulga w wysokości 700 zł zwrotu z Urzędu Skarbowego. Natomiast w przypadku, gdy przedmiotem zainteresowania jest kasa wirtualna cena jest wyższa - minimalny szacowany koszt to 3000 zł netto (zgodnie z 5-letnią symulacją). Wynika to z faktu, że koszt samej aplikacji (abonament od 30 do 100 zł miesięcznie) jest w ujęciu 5 lat wyższy niż zakup urządzenia, a dodatkowo nie przysługuje zwrot z US za oprogramowanie i sprzęt. Ponadto, do kosztów kasy wirtualnej należy doliczyć zakup niezbędnych urządzeń (tablet/smartfon i drukarka paragonowa), co stanowi minimum 1200 zł netto. Z finansowego punktu widzenia, wybór kasy wirtualnej jest mniej opłacalny.

Kasy wirtualne mogą budzić szczególne wątpliwości w przypadku przewidywanej awaryjności. Jak wspomnieliśmy wcześniej, zależy ona od stabilności oprogramowania i sprzętu, na którym są one stosowane. Ponadto, użytkownik musi sam troszczyć się o ustalanie usterek i prawidłowość danych. Zgodnie z rozporządzeniem, dane z wirtualnej kasy muszą trafiać w sposób automatyczny do systemu Centralnego Repozytorium Kas. Co najważniejsze, adresatem nowych przepisów jest jednak podatnik i to jego obowiązkiem jest dopilnowanie prawidłowej transmisji informacji z kasy do CRK. W przypadku standardowych kas fiskalnych ryzyko wystąpienia awarii jest minimalne, a kwestia naprawy leży po stronie autoryzowanego serwisu.

Dodatkowo argument finansowy w założeniu MF stojący za wyborem kas wirtualnych ciężko nam obronić. W przeprowadzonej przez nas 5-letniej symulacji zakładając najniższy abonament (w wysokości 30 zł), koszt oprogramowania będzie i tak wyższy niż zakup kasy fiskalnej on-line. Tymczasem na kasę możemy otrzymać jeszcze ulgę, a w przypadku oprogramowania musimy zaopatrzyć się jeszcze w urządzenie drukujące paragon dla klienta. Wybierając więc kasę wirtualną należy się liczyć z wydatkiem minimum 3000 zł.

Warto również zwrócić uwagę na kwestie związane z bezpieczeństwem pracy. W przypadku standardowych urządzeń jest ono oceniane jako wysokie (w przypadku drukarek on-line) i bardzo wysokie (kasy on-line), natomiast ocena kasy wirtualnej jest uzależniona od urządzenia będącego nośnikiem oprogramowania. Aplikacje kas fiskalnych muszą być homologowane, ale ze sprzętem, na którym kasa zostanie zainstalowana, może być różnie. Na ten moment przepisy nie regulują wytycznych w kwestii parametrów bezpieczeństwa urządzeń, na których wirtualna kasa ma funkcjonować, co ponownie podnosi ryzyko bezpieczeństwa względem podatnika (chociażby w kwestii wycieku wrażliwych danych sprzedażowych). Podsumowując, porównanie bezpieczeństwa w przypadku obu rozwiązań wypada zdecydowanie na korzyść zwykłej kasy fiskalnej.

Wspieraj polskich producentów

Na koniec argument nie mniej ważny, a odwołujący się do patriotyzmu gospodarczego. Najwięksi producenci urządzeń fiskalnych to firmy w 100% posiadające polski kapitał, natomiast w przypadku zakupu smartfonów i tabletów beneficjentami rozwiązań sprzętowych są firmy zagraniczne oraz sklepy Google Play i Apple Store. Oprócz szeregu benefitów napływających z wyboru wewnątrzkrajowych producentów (względem bezpieczeństwa, dostępności oraz ceny), o których wspominaliśmy wyżej, warto przy wyborze odpowiedniego rozwiązania przemyśleć wsparcie polskiego dobra ekonomicznego.

Wybór pomiędzy kasą fiskalną, a kasą wirtualną może znacznie ułatwić rozmowa ze specjalistą. Zachęcamy do kontaktu i poznania z praktycznego punktu widzenia specyfiki pracy na różnych urządzeniach fiskalnych. Nasi eksperci pozostają do Państwa dyspozycji.

A czy wiesz, że?

Czy wiesz, że pomimo początkowej wizji niższych kosztów, w perspektywie pięcioletniej, tradycyjna najtańsza kasa fiskalna online może okazać się bardziej opłacalna niż kasa wirtualna, zwłaszcza biorąc pod uwagę brak ulg skarbowych na oprogramowanie i konieczność zakupu dodatkowych urządzeń? Dla branż takich jak gastronomia, gdzie kasy wirtualne są dopuszczone, kluczowe jest rozważenie kompleksowych rozwiązań, takich jak program dla gastronomii POSbistro czy inne oprogramowanie dla gastronomii, które zapewniają stabilność i bezpieczeństwo danych, często w połączeniu z terminalem płatniczym. Natomiast w sektorach, np. dla mechaników, gdzie istotna jest niezawodność, wybór odpowiednich programów dla firm oraz fizycznych urządzeń fiskalnych jest fundamentalny.

Skorzystaj z darmowej konsultacji - nasi doradcy są do Twojej dyspozycji:

Dział Handlowy ESC SA
ul. Mieszczańska 19, Kraków
(12) 656 51 58
sprzedaz@escsa.pl

Dział Handlowy ESC SA
os. Teatralne 3, Kraków
(12) 656 33 64
sprzedaznh@escsa.pl

Dodane przez Łukasz Rzepka