Krajowy System e-Faktur: kogo dotyczy i jakie są kluczowe terminy (2026 i 2027)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych rewolucji w polskich przepisach podatkowych od lat. Dla wielu przedsiębiorców terminy 2026 i 2027 wydają się odległe, jednak zmiany dotyczą absolutnie każdego podatnika VAT. Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale fundamentalna zmiana w procesach biznesowych, księgowych i operacyjnych.

Zrozumienie, kogo dokładnie dotyczy KSeF i jakie są kluczowe daty, jest pierwszym krokiem do bezpiecznego i płynnego przejścia na nowy standard.

Czym jest KSeF i dlaczego zostały wprowadzone nowe terminy?

Krajowy System e-Faktur to centralny, państwowy system informatyczny, który fundamentalnie zmienia sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT w Polsce. Nie jest to kolejna opcjonalna platforma – to nowy, obowiązkowy standard dla każdego podatnika VAT.

Po trzykrotnym przesunięciu terminów, w sierpniu 2025 r. Prezydent RP podpisał ustawę, ostatecznie ustalając harmonogram. Te przesunięcia były konieczne, aby zapewnić bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i dać firmom realny czas na przygotowanie techniczne. Dziś cykl prawny jest zamknięty, a wdrożenie stało się nieuniknione.

Założenie KSeF jest proste: zamiast wysyłać faktury bezpośrednio do kontrahentów (np. e-mailem), sprzedawca przesyła je do centralnego systemu. Nabywca pobiera je z tego samego miejsca. To rewolucja operacyjna, która kończy erę dowolności formatów.

Od PDF do XML — rewolucja w fakturowaniu

Dotychczasowy obieg dokumentów opierał się na dużej dowolności – faktury w formacie PDF wysyłane e-mailem, a następnie drukowane i przechowywane w segregatorach. Generowało to ryzyko błędów ręcznych, zagubionych dokumentów i utrudniało kontrolę.

KSeF kończy z tą praktyką. Nowym standardem staje się faktura ustrukturyzowana w formacie XML, zgodna ze ścisłą strukturą logiczną – schemat FA(3).

Dlaczego XML, a nie PDF? Plik XML to nie jest obraz faktury, lecz ustrukturyzowany zbiór danych. Każde pole – NIP nabywcy, stawka VAT, kwota netto – jest precyzyjnie opisanym elementem, który systemy komputerowe mogą automatycznie odczytać i przetworzyć. System KSeF sam weryfikuje (waliduje) poprawność danych, np. czy NIP kontrahenta istnieje w rejestrze VAT.

W praktyce oznacza to, że oryginalną fakturą jest wyłącznie plik XML zarejestrowany w KSeF, któremu system nadał unikatowy numer. Wizualizacja PDF czy wydruk to tylko jego kopie. Zmienia to także archiwizację – KSeF będzie przechowywać wszystkie faktury przez 10 lat, zwalniając przedsiębiorcę z tego obowiązku i eliminując ryzyko zagubienia dokumentacji.

Harmonogram obowiązków KSeF 2026–2027: kogo dotyczy i od kiedy?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zostało podzielone na trzy główne etapy, zależne od wielkości przedsiębiorstwa. Kluczową informacją jest jednak fakt, że obowiązek odbierania faktur w KSeF dotknie wszystkich przedsiębiorców już od pierwszego dnia, niezależnie od ich własnego terminu na wystawianie dokumentów.

Etap I – 1 lutego 2026: duże firmy (obrót > 200 mln zł)

Jako pierwszych obowiązek wdrożenia KSeF obejmie największych podatników. Dotyczy to firm, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych. Od 1 lutego 2026 roku te podmioty będą zobowiązane do wystawiania wszystkich faktur sprzedażowych wyłącznie przez KSeF.

Etap II – 1 kwietnia 2026: MŚP, JDG, podatnicy zwolnieni

Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek obejmie niemal wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Do systemu dołączą małe i średnie firmy (MŚP) oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

Co bardzo istotne, obowiązek ten dotyczy również podatników zwolnionych z VAT (zarówno podmiotowo, ze względu na obroty poniżej 200 tys. zł, jak i przedmiotowo, np. świadczących usługi medyczne czy finansowe). Zwolnienie z VAT nie jest tożsame ze zwolnieniem z KSeF. Jeśli taki podmiot wystawia faktury dla innych firm (B2B), musi to robić przez KSeF.

Etap III – 1 stycznia 2027: mikrofirmy (sprzedaż < 10 tys. zł/mies.)

Ostatnia grupa to najmniejsze podmioty, które otrzymały dodatkowy okres przejściowy. Jeśli łączna wartość sprzedaży brutto firmy w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, może ona wystawiać faktury poza KSeF (papierowo lub PDF) aż do końca 2026 roku.

Należy jednak uważać na ten limit. Dotyczy on sumy sprzedaży w miesiącu, a nie pojedynczej faktury. Jeśli w danym miesiącu suma faktur przekroczy 10 tys. zł, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić tę fakturę w KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF obejmie absolutnie wszystkich.

Ważne: obowiązek odbierania faktur już od 1 lutego 2026

To jeden z najważniejszych i często pomijanych aspektów harmonogramu. Wielu przedsiębiorców z sektora MŚP zakłada, że KSeF dotyczy ich dopiero od kwietnia 2026 r. To błąd.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF zaczyna się dla WSZYSTKICH przedsiębiorców już 1 lutego 2026 roku.

W praktyce: jeśli mała firma (z terminem kwietniowym) otrzymuje faktury kosztowe od dużego dostawcy (który wszedł do KSeF w lutym), musi być technicznie przygotowana do ich odbioru z systemu. Faktura wystawiona przez sprzedawcę w KSeF jest uznawana za otrzymaną w momencie przydzielenia jej numeru KSeF – bez konieczności akceptacji czy potwierdzania odbioru. Przedsiębiorca będzie musiał zalogować się do systemu (np. przez Profil Zaufany), aby pobrać dokument.

Kto jest wyłączony z KSeF?

Mimo że KSeF jest systemem powszechnym, ustawodawca przewidział kilka precyzyjnych wyłączeń. Obowiązek KSeF nie dotyczy:

• Faktur konsumenckich (B2C) – faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Ich wysyłanie do KSeF jest dobrowolne.
• Faktur z kas rejestrujących, paragonów z NIP – obowiązek wystawiania tych dokumentów w KSeF został odroczony do 31 grudnia 2026 roku. Oznacza to, że do tego dnia można je wystawiać na dotychczasowych zasadach (poza KSeF). Od 1 stycznia 2027 obowiązek KSeF obejmie również te formy dokumentacji.
• Podatników zagranicznych – firm, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
• Procedur specjalnych – faktur wystawianych w ramach procedur OSS i IOSS (dotyczących głównie e-commerce i rozliczeń VAT w UE).
• Wybranych usług finansowych i biletów – z systemu wyłączone są m.in. bilety pełniące funkcję faktury (np. za przejazd autostradą) oraz niektóre usługi finansowe zwolnione z VAT (zgodnie z art. 43 ustawy).

Wdrożenie KSeF to proces nieuchronny, który wymaga od firm nie tylko zrozumienia terminów, ale przede wszystkim dostosowania oprogramowania sprzedażowego i księgowego. Choć terminy 2026 i 2027 wydają się mieć jeszcze zapas czasu, kluczowy jest obowiązek odbierania faktur już od 1 lutego 2026. Odpowiednie przygotowanie systemu IT jest kluczowe, aby uniknąć paraliżu operacyjnego.