Najem prywatny a kasa fiskalna

1. Czy wynajmując mieszkanie prywatnie muszę posiadać kasę fiskalną?
2. Od jakiego momentu najem prywatny wymaga kasy fiskalnej?
3. Jakie są limity zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej przy najmie prywatnym?
   1. Zwolnienie podmiotowe - limit obrotu 20 000 zł
   2. Zwolnienie przedmiotowe - forma płatności i dokumentacji
4. Jak udokumentować przychody z najmu bez kasy fiskalnej?
5. Jakie są różnice w obowiązkach ewidencyjnych między najmem prywatnym a działalnością gospodarczą?
6. Jakie przepisy regulują kwestię kasy fiskalnej przy najmie prywatnym?
   1. Najczęściej zadawane pytania o kasę fiskalną przy najmie prywatnym

W większości przypadków kasa fiskalna przy najmie prywatnym nie jest konieczna, o ile spełnione są określone warunki zwolnienia. Choć przepisy przewidują możliwość rezygnacji z urządzenia, warto rozważyć jej wdrożenie już od początku - to bezpieczniejsze i bardziej przejrzyste rozwiązanie na przyszłość.

Czy wynajmując mieszkanie prywatnie muszę posiadać kasę fiskalną?

Zgodnie z ogólną zasadą, usługi najmu świadczone na rzecz osób fizycznych powinny być ewidencjonowane na kasie fiskalnej. Ustawodawca przewidział jednak dwa praktyczne zwolnienia, które pozwalają tego uniknąć:

1. Dokumentowanie czynszu fakturą VAT - wystawienie faktury za najem i płatność przelewem na rachunek bankowy zwalnia z obowiązku fiskalizacji.
2. Zapłata wyłącznie przelewem - jeśli każda wpłata wpływa na konto bankowe (lub do SKOK) i tytuł przelewu jednoznacznie wskazuje, jakiego lokalu dotyczy opłata, nie ma konieczności rejestrowania transakcji na kasie.

Oba zwolnienia wynikają z Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (poz. 29 i 30 załącznika).

Od jakiego momentu najem prywatny wymaga kasy fiskalnej?

Temat "kasa fiskalna wynajem" wielokrotnie wraca w Państwa pytaniach do naszych specjalistów. Obowiązek ewidencjonowania powstaje od pierwszej transakcji, jeśli spełnione są łącznie trzy warunki:

• najem dotyczy osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej,
• zapłata następuje gotówką lub w formie innej niż przelew,
• brak jest faktury lub opisu przelewu potwierdzającego, jakiego lokalu dotyczy wpłata.

W praktyce oznacza to, że gotówka lub przelew bez opisu (np. ,,Czynsz ul. Adama Mickiewicza 1/2 , Kraków") powoduje konieczność fiskalizacji od pierwszej wpłaty. Jeśli natomiast w ciągu roku przychody z najmu przekroczą 20 000 zł netto, wynajmujący ma dwa miesiące na zakup i fiskalizację urządzenia. W takiej sytuacji warto rozważyć kasę fiskalną online.

Jakie są limity zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej przy najmie prywatnym?

Wynajmujący może skorzystać z dwóch podstawowych rodzajów zwolnień: podmiotowego (związanego z limitem obrotu) oraz przedmiotowego (związanego z formą dokumentacji płatności).

Zwolnienie podmiotowe - limit obrotu 20 000 zł

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przysługuje, gdy przychody z najmu na rzecz osób fizycznych nie przekroczą 20 000 zł rocznie. Jeżeli najem rozpoczyna się w trakcie roku podatkowego, limit ten oblicza się proporcjonalnie do liczby dni świadczenia usługi. Wzór na obliczenie proporcjonalnego limitu wygląda następująco:

(liczba dni prowadzenia działalności od 1. dnia) x 20 000,00 zł / 365 = limit roczny

Po przekroczeniu tego progu zwolnienie wygasa, a wynajmujący ma dwa miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony, na instalację kasy fiskalnej.

Zwolnienie przedmiotowe - forma płatności i dokumentacji

Drugim sposobem na uniknięcie kasy jest szczegółowe dokumentowanie wszystkich przychodów z najmu o czym pisaliśmy na początku artykułu.

Jak udokumentować przychody z najmu bez kasy fiskalnej?

Aby skorzystać ze zwolnienia, przychody z najmu prywatnego muszą być właściwie udokumentowane:

• Faktura VAT: Wystawienie faktury za każdy otrzymany czynsz automatycznie zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
• Płatność przelewem na rachunek bankowy: Otrzymywanie czynszu wyłącznie przelewem bankowym na konto wynajmującego również jest podstawą do zwolnienia.
• Ewidencja przychodów ryczałtowych: Nawet bez kasy fiskalnej, wynajmujący ma obowiązek prowadzić ewidencję przychodów ryczałtowych.

Jakie są różnice w obowiązkach ewidencyjnych między najmem prywatnym a działalnością gospodarczą?

Obowiązki ewidencyjne znacząco różnią się w zależności od tego czy najem prywatny i działalność gospodarcza a kasa fiskalna są rozpatrywane jako dwa odrębne modele. W najmie prywatnym ewidencja jest znacznie uproszczona.

W przypadku najmu prywatnego, opodatkowanego ryczałtem (8,5% / 12,5%), wymagana jest wyłącznie ewidencja przychodów ryczałtowych. Oznacza to prowadzenie rejestru wpłat z odwołaniem do faktur lub potwierdzeń przelewów. Nie prowadzi się Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) ani ewidencji VAT, a rozliczenie roczne składa się na formularzu PIT-28.

Natomiast najem w ramach działalności gospodarczej wiąże się z pełnym pakietem ewidencji podatkowej. Przychody wpisywane są do PKPiR oraz do pliku JPK_V7 (jeśli wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT). Do obowiązków dochodzi także prowadzenie rejestru środków trwałych, ewidencji wyposażenia oraz ewidencji VAT.

Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice:

Obowiązek / Cecha	Najem prywatny	Najem w działalności gospodarczej
Forma ewidencji	Ewidencja przychodów ryczałtowych	PKPiR / KPiR + JPK_V7 (VAT)
Ewidencja VAT	Brak	Konieczność prowadzenia ewidencji VAT (jeśli czynny VAT)
Ewidencja środków trwałych	Nie dotyczy	Rejestr nieruchomości i wyposażenia do amortyzacji
Obowiązek kasy fiskalnej	Zwolnienie do 20 000 zł/rok, faktura/przelew	Obowiązek powyżej 20 000 zł/rok; brak zwolnienia dla niektórych usług
Moment ujęcia przychodu	Kasowy - przy otrzymaniu wpłaty	Memoriałowy (należny) lub kasowy (gdy wybrana metoda PIT/VAT)

Jakie przepisy regulują kwestię kasy fiskalnej przy najmie prywatnym?

Kwestię obowiązku stosowania kasy fiskalnej w najmie prywatnym regulują przede wszystkim ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) oraz akty wykonawcze Ministra Finansów. Najważniejsze z nich to:

• Art. 111 ustawy o VAT - określa generalny obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy użyciu kas rejestrujących.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 grudnia 2022 r. - w załączniku do tego aktu wskazano, że usługi najmu mogą korzystać ze zwolnienia, jeśli zapłata następuje przelewem lub każda transakcja jest dokumentowana fakturą.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. - wprowadza zmiany od 1 lipca 2025 r., rozszerzając katalog czynności objętych obowiązkiem ewidencjonowania.

W razie wątpliwości zawsze zalecamy skonsultowanie się z doradcą podatkowym lub sprawdzenie aktualnego rozporządzenia Ministra Finansów.

Najczęściej zadawane pytania o kasę fiskalną przy najmie prywatnym

Czy najem okazjonalny i instytucjonalny różni się w zakresie obowiązku kasy fiskalnej?
W przypadku najmu okazjonalnego czyli incydentalnego udostępniania mieszkania osobom prywatnym, obowiązek posiadania kasy fiskalnej pojawia się po przekroczeniu obrotu 20 000 zł netto lub w przypadku braku dokumentowania płatności fakturą bądź przelewem. 

Czy przy płatności przelewem bankowym mogę uniknąć obowiązku stosowania kasy fiskalnej? Tak, rozporządzenie Ministra Finansów przewiduje zwolnienie z ewidencjonowania na kasie, jeżeli każda transakcja jest opłacana wyłącznie przelewem (pamiętaj o poprawnym tytule) lub przekazem pocztowym. 

Czy najem krótkoterminowy (np. Airbnb) zawsze wymaga kasy fiskalnej?
Nie zawsze. Istnieją wyjątki, o których pisaliśmy wcześniej. Warto pamiętać, że pojawiające się pytania w stylu: najem krótkoterminowy a kasa fiskalna należy zawsze rozpatrywać w odniesieniu do aktualnie obowiązującego prawa. 

Czy można odliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej przy najmie prywatnym?
Tak, osoby zobowiązane do instalacji kasy fiskalnej mogą skorzystać z ulgi w wysokości do 700 zł (90% ceny netto urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł). Warunkiem jest zgłoszenie kasy w urzędzie skarbowym w terminie oraz dokonywanie jej regularnych przeglądów technicznych.

Czy w przypadku najmu kilku mieszkań jednocześnie obowiązki dotyczące kasy fiskalnej się zmieniają?
Posiadanie wielu lokali nie zwielokrotnia limitu zwolnienia podmiotowego. Przychód ze wszystkich nieruchomości wynajmowanych prywatnie sumuje się do jednego limitu 20 000 zł netto rocznie. Jeśli próg ten zostanie przekroczony, a transakcje nie są dokumentowane fakturami lub odpowiednio zatytułowanymi przelewami, wszystkie operacje należy objąć fiskalizacją.