Korepetycje a kasa fiskalna - co warto wiedzieć?

1. Czy osoba udzielająca korepetycji musi mieć kasę fiskalną?
2. Jak wygląda sytuacja korepetytora zatrudnionego na umowę zlecenie lub o dzieło?
3. Jakie są konsekwencje prowadzenia korepetycji bez wymaganej kasy fiskalnej?
4. Jak dokumentować przychody z korepetycji bez kasy fiskalnej?
5. Jakie przepisy regulują obowiązek stosowania kasy fiskalnej przy udzielaniu korepetycji?
6. Kasa fiskalna a korepetycje w pigułce (FAQ)

Udzielanie korepetycji to popularny sposób na dzielenie się wiedzą i dodatkowy zarobek. Jednak wraz z rozwojem tej formy działalności pojawiają się pytania o obowiązki podatkowe. Jedną z kluczowych kwestii, która budzi wątpliwości wielu korepetytorów, jest konieczność posiadania kasy fiskalnej. W 2025 roku przepisy w tym zakresie są precyzyjne, ale oferują także szereg zwolnień. Wpisujesz w wyszukiwarkę hasło: "kasa fiskalna korepetycje"? W tym artykule wyjaśniamy, kiedy korepetycje a kasa fiskalna to połączenie obowiązkowe, a kiedy można legalnie prowadzić działalność bez niej.

Czy osoba udzielająca korepetycji musi mieć kasę fiskalną?

Zgodnie z ogólną zasadą, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Głównym kryterium jest roczny limit obrotu, który w 2025 roku wynosi 20 000 zł netto. Jeśli przychody z korepetycji przekroczą tę kwotę, konieczna staje się instalacja urządzenia fiskalnego.

Przepisy przewidują kilka korzystnych zwolnień dla korepetytorów, które pozwalają uniknąć tego obowiązku.

1. Zwolnienie (podmiotowe) ze względu na limit obrotu - Jeśli roczne przychody ze sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych nie przekraczają 20 000 zł, korepetytor nie musi posiadać kasy fiskalnej.
2. Zwolnienie (przedmiotowe) dla usług edukacyjnych - Usługi nauczania, w tym korepetycje (sklasyfikowane pod numerem PKWiU 85), co do zasady korzystają ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania. Prawo to jest dodatkowo wzmocnione, jeśli usługi są świadczone przez nauczycieli, co potwierdzają indywidualne interpretacje podatkowe.
3. Zwolnienie ze względu na formę płatności - To kluczowe ułatwienie dla branży edukacyjnej. Korepetytor może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli wszystkie płatności otrzymuje przelewem na rachunek bankowy. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji, która pozwala jednoznacznie zidentyfikować każdą transakcję - w tym dane ucznia (lub rodzica) oraz tytuł wpłaty (np. Jan Nowak, korepetycje z języka angielskiego w dn. 03.11.2025).

W praktyce oznacza to, że większość korepetytorów, którzy nie przekraczają limitu obrotów i rozliczają się z uczniami wyłącznie za pomocą przelewów, nie musi prowadzić ewidencji na urządzeniu fiskalnym. 

Warto jednak pamiętać, że posiadanie kasy fiskalnej może przynieść korepetytorom szereg korzyści, budując profesjonalny wizerunek i zapewniając spokój ducha. Paragon dla klienta to sygnał, że ma do czynienia z poważną działalnością, a nie dorywczym zajęciem. Ułatwia to również pełną kontrolę nad sprzedażą usług i porządek w dokumentacji, co jest nieocenione przy rozliczeniach podatkowych. Dzięki temu korepetytor unika ryzyka nagłych obowiązków i potencjalnych kar, będąc gotowym na rozwój swojej działalności. Dla korepetytorów idealnym rozwiązaniem mogą być kasy fiskalne mobilne, które dają możliwość regulowania płatności gotówkowych na miejscu, co jest silnym argumentem przed urzędem skarbowym, że prowadzona działalności jest w pełni transparentna.

---

Warto również znać zależność między formą opodatkowania a urządzeniami, opisaną w artykule kasa fiskalna a ryczałt.

---

Jak wygląda sytuacja korepetytora zatrudnionego na umowę zlecenie lub o dzieło?

Korepetytorzy, którzy świadczą usługi na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, na przykład dla szkoły językowej lub platformy edukacyjnej, znajdują się w zupełnie innej sytuacji prawnej. W takim modelu to nie oni są sprzedawcą usługi dla klienta końcowego.

Obowiązek rozliczenia podatków, odprowadzenia składek i ewentualnej fiskalizacji sprzedaży spoczywa w całości na zleceniodawcy - firmie, która zatrudnia korepetytora. Nauczyciel nie prowadzi w tym przypadku własnej działalności gospodarczej, a jego jedynym obowiązkiem jest świadczenie usługi zgodnie z umową i rozliczenie otrzymanego wynagrodzenia w rocznym zeznaniu podatkowym. Cały proces związany z dokumentowaniem sprzedaży i wydawaniem paragonów leży po stronie firmy zatrudniającej.

Jakie są konsekwencje prowadzenia korepetycji bez wymaganej kasy fiskalnej?

Ignorowanie obowiązku posiadania kasy fiskalnej, gdy jest on wymagany, wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Organy skarbowe w 2025 roku zapowiadają wzmożone kontrole, dlatego warto znać potencjalne ryzyka:

• Sankcja podatkowa - Urząd Skarbowy może nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku VAT, który nie został zaewidencjonowany.
• Grzywna - Zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym, za brak kasy fiskalnej grozi grzywna, której wysokość może sięgać od kilkuset do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.
• Zapłata zaległego podatku - Konieczne będzie uregulowanie zaległego podatku wraz z naliczonymi odsetkami za zwłokę.
• Utrata ulgi na zakup kasy - Przedsiębiorca traci prawo do skorzystania z ulgi na zakup pierwszego urządzenia fiskalnego.

Prowadzenie działalności zgodnie z przepisami to nie tylko spokój ducha, ale również ochrona przed dotkliwymi karami finansowymi. Zastanawiając się, kto musi posiadać kasę fiskalną? -   warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację.

Jak dokumentować przychody z korepetycji bez kasy fiskalnej?

Zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej online nie usuwa obowiązku rzetelnego dokumentowania przychodów. Prawidłowo prowadzona ewidencja jest kluczowa dla bezpieczeństwa podatkowego i stanowi dowód w przypadku kontroli. Oto jak to robić poprawnie:

• Rachunek bankowy - Najlepiej założyć oddzielne konto. Każdy przelew od klienta powinien mieć jasno określony tytuł, np. ,,Korepetycje z chemii - Franek Kowalski, 31.05.2025".
• Ewidencja przychodów - Nawet przy działalności nierejestrowanej warto prowadzić prostą ewidencję sprzedaży. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) konieczne jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).
• Potwierdzenia i umowy - Chociaż nie zawsze są wymagane, warto przechowywać korespondencję z klientami (e-maile, SMS-y) potwierdzającą zakres usługi, termin i kwotę.
• Archiwizacja dowodów - Wszystkie potwierdzenia przelewów i prowadzone ewidencje należy przechowywać przez co najmniej 5 lat.

Dzięki starannej dokumentacji można w każdej chwili udowodnić legalność i wysokość osiąganych przychodów.

Jakie przepisy regulują obowiązek stosowania kasy fiskalnej przy udzielaniu korepetycji?

Obowiązek stosowania kas fiskalnych w kontekście korepetycji jest regulowany przez kilka kluczowych aktów prawnych. 

Podstawą jest Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT), a w szczególności jej art. 111. Szczegółowe zasady, w tym listę zwolnień, określa aktualne rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Warto również śledzić indywidualne interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), które precyzują, jak organy podatkowe podchodzą do konkretnych przypadków, np. definiując pojęcie ,,nauczyciela" na potrzeby zwolnienia z VAT.

Przepisy fiskalne dynamicznie się zmieniają. Choć usługi edukacyjne nie zostały objęte nowymi obowiązkami, warto wiedzieć, że od 1 lipca 2025 r. kolejne branże są zobligowane do posiadania kas. To pokazuje, jak ważna jest bieżąca znajomość prawa, aby uniknąć nieporozumień.

Kasa fiskalna a korepetycje w pigułce (FAQ)

Czy przyjmowanie płatności przelewem zwalnia korepetytora z obowiązku używania kasy fiskalnej?

Nie, samo przyjmowanie płatności przelewem nie zwalnia automatycznie. Jest to jednak jeden z warunków, który - przy spełnieniu pozostałych (np. prowadzenie odpowiedniej ewidencji wpłat) - pozwala skorzystać ze zwolnienia z obowiązku.

Czy obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od formy działalności (JDG, działalność nierejestrowana)?
Forma działalności ma znaczenia, ale podstawowe zasady (limit 20 000 zł, zwolnienie dla płatności bezgotówkowych) stosuje się w obu przypadkach.

Czy istnieje limit obrotów, po przekroczeniu którego korepetytor musi mieć kasę fiskalną?
Tak, kluczowy limit to 20 000 zł netto rocznie ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych liczony proporcjonalnie. Po jego przekroczeniu korepetytor ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną w ciągu dwóch miesięcy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie.

Czy korepetycje online również mogą wymagać kasy fiskalnej?
Tak, usługi świadczone online traktowane są na równi z zajęciami stacjonarnymi. Obowiązują je te same zasady dotyczące limitu obrotów i formy płatności. Jeśli korepetytor online przekroczy limit 20 000 zł i będzie przyjmował płatności gotówką, kasa fiskalna będzie obowiązkowa.