Jak sprawdzić numer ewidencyjny kasy fiskalnej? | ESC SA

Jak sprawdzić numer ewidencyjny kasy fiskalnej? To jedno z najczęstszych pytań zadawanych przez przedsiębiorców rozpoczynających pracę z kasą fiskalną. Numer ten jest kluczowy w procesie rejestracji urządzenia i towarzyszy mu przez cały okres użytkowania. Poniżej wyjaśniamy czym jest numer ewidencyjny kasy fiskalnej, gdzie można go znaleźć i kto go nadaje.

Czym jest numer ewidencyjny kasy fiskalnej?

Numer ewidencyjny kasy fiskalnej to unikalny identyfikator nadawany każdemu urządzeniu fiskalnemu (zarówno kasy fiskalne online jak i drukarki fiskalne online posiadają ten numer) przez urząd skarbowy w chwili rejestracji. Dzięki niemu administracja skarbowa może jednoznacznie powiązać urządzenie z podatnikiem. W praktyce numer ma postać ciągu cyfr i jest niezmienny przez cały okres użytkowania kasy. Nawet zmiana lokalizacji firmy nie powoduje jego modyfikacji. Zastanawiasz się jak wygląda numer ewidencyjny kasy fiskalnej? Zwykle to ciąg cyfr z oznaczeniem roku rejestracji, np. 2025/000123456. 

Ewidencja kasy fiskalnej to potoczne określenie procesu rozpoczęcia rejestracji urządzenia przez organ podatkowy, w ramach którego otrzymuje ono numer ewidencyjny i zostaje dopuszczone do legalnego ewidencjonowania sprzedaży. Po rejestracji podatnik otrzymuje potwierdzenie i musi trwale oznaczyć nim urządzenie. Kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących § 9, ust. 1 pkt 5, zgodnie z którym podatnicy używający kas „wpisują do książki kasy oraz nanoszą na obudowę kasy numer ewidencyjny, który dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i nie może być przypisany innym urządzeniom”.

Gdzie można znaleźć numer ewidencyjny kasy fiskalnej?

Obserwując zapytania naszych klientów, wielokrotnie czytamy: Numer ewidencyjny kasy fiskalnej gdzie znaleźć? Numer powinie na obudowie urządzenia, w książce serwisowej, w raporcie serwisowym lub raporcie stanu modułu - mowa tutaj o urządzeniach fiskalnych online. Należy pamiętać, że w urządzeniach fiskalnych starszego typu, czyli z kopią elektroniczną lub papierową numer ewidencyjny był przesłany przez właściwy urząd skarbowy w formie listownej. Aby go odzyskać należy zwrócić się do organu podatkowego i właściwie oznaczyć urządzenie. Często użytkownicy pytają: Numer ewidencyjny kasy fiskalnej gdzie znaleźć na paragonie? W rzeczywistości numer ten nie jest drukowany na paragonach. Warto pamiętać, że dokumenty te są podstawą nie tylko do rozliczeń, ale także do prowadzenia ewidencji pomyłek i korekt na kasie fiskalnej, która pozwala prawidłowo udokumentować każdą zmianę w zapisach sprzedaży. 

Wracając do głównego pytania – gdzie jest numer ewidencyjny kasy fiskalnej? Można go znaleźć w kilku miejscach:

• Na obudowie kasy – numer należy nanieść w sposób trwały, np. na tabliczce znamionowej, naklejce lub markerem. Jeśli nie wiesz, jak nanieść numer ewidencyjny kasy fiskalnej, najlepiej zrobić to w miejscu widocznym i odpornym na ścieranie.
• W książce serwisowej – numer ewidencyjny kasy znajduje się w dokumentacji urządzenia, obok danych o fiskalizacji i przeglądach.

Pamiętaj, że masz obowiązek trwale oznaczyć urządzenie numerem ewidencyjnym oraz upewnić się, że jest on wpisany jest do książki serwisowej. Naniesienie numeru na obudowę kasy (np. markerem lub naklejką) i do książki jest czynnością obowiązkową, a zaniedbanie tego obowiązku może skutkować karą finansową ze strony urzędu skarbowego. Kupując urządzenie fiskalne w ESC SA możesz mieć pewność, że całą procedurę właściwego oznaczenia zrealizują za Ciebie nasi specjaliści.

Kto nadaje numer ewidencyjny kasie fiskalnej?

Kto nadaje numer ewidencyjny kasy fiskalnej? Odpowiedzialny jest za to urząd skarbowy właściwy dla podatnika. W przypadku nowoczesnych kas fiskalnych online proces ten jest zautomatyzowany. Po fiskalizacji kasa łączy się z CRK czyli Centralnym Repozytorium Kas, czyli teleinformatycznym systemem prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i otrzymuje numer w systemie. Od tej chwili numer musi zostać naniesiony na obudowę oraz wpisany do książki serwisowej. Proces nadania numeru ewidencyjnego w urządzeniach starszego typu został opisany powyżej.

Więcej informacji o procedurze fiskalizacji kas online, ale także o wymianie pamięci fiskalnej i chronionej, zmianie miejsca używania kasy online ale także konieczności ponownej fiskalizacji można znaleźć w naszym poradniku: Sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasach online.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czy numer ewidencyjny i numer fabryczny kasy to to samo?
  Nie. Numer ewidencyjny nadaje urząd skarbowy, a numer fabryczny pochodzi od producenta. Pierwszy służy do ewidencji podatkowej, drugi – do identyfikacji sprzętu.
• Czy numer ewidencyjny zawsze musi być umieszczony na paragonie?
  Nie. Na wydrukach znajdziesz numer unikatowy urządzenia fiskalnego.
• Czy numer ewidencyjny kasy może się zmienić?
  Nie. Numer jest przypisany do urządzenia na stałe. Wyjątkiem może być jedynie ponowna fiskalizacja po wymianie modułu pamięci.