Kara za brak kasy fiskalnej - jakich sankcji można się spodziewać?

1. Jakie przepisy nakładają obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
2. Jakie kary grożą za brak wymaganej kasy fiskalnej?
3. Jakie konsekwencje podatkowe grożą za brak ewidencjonowania sprzedaży?
4. Jak wygląda procedura kontroli przez urząd skarbowy w przypadku braku kasy fiskalnej?
5. Najczęściej zadawane pytania o karę za brak kasy fiskalnej

Brak kasy fiskalnej mimo obowiązku jej posiadania wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami. Przedsiębiorca naraża się na wysokie grzywny, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% VAT, utratę prawa do ulgi na zakup urządzenia oraz odpowiedzialność karną skarbową. Sankcje te mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego, a ich egzekwowanie, zwłaszcza od 2025 roku, staje się coraz bardziej rygorystyczne.

Jakie przepisy nakładają obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej w 2025 roku jest uregulowany przez kilka aktów prawnych. Fundamentem jest Ustawa o podatku od towarów i usług (potocznie nazywana ustawa o VAT), która zobowiązuje przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym do rejestracji obrotu.

Szczegółowe wytyczne, w tym zwolnienia z tego obowiązku, określają rozporządzenia Ministra Finansów:

• Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących,
• Rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Warto pamiętać, że niektóre branże, takie jak gastronomia, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, muszą stosować kasy fiskalne online niezależnie od wysokości osiąganego obrotu.

Jakie kary grożą za brak wymaganej kasy fiskalnej?

Niedopełnienie obowiązku rejestracji sprzedaży jest poważnym naruszeniem i wiąże się z wieloma sankcjami finansowymi i prawnymi. Przedsiębiorca, który unika kasy fiskalnej, musi liczyć się z następującymi karami:

• Sankcja podatkowa w wysokości 30% kwoty podatku VAT - naliczana od sprzedaży, która nie została zaewidencjonowana.
• Grzywna za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe - na podstawie Kodeksu karnego skarbowego, jej wysokość może sięgać od kilkuset do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.
• Obowiązek zapłaty zaległego podatku - wraz z ustawowymi odsetkami za zwłokę, co dodatkowo zwiększa koszt naruszenia.
• Utrata prawa do ulgi na zakup pierwszej kasy fiskalnej - przedsiębiorca traci możliwość odliczenia części wydatków poniesionych na zakup urządzenia fiskalnego.
• Mandat karny skarbowy - może być nałożony przez urzędnika podczas kontroli, zwłaszcza w kontekście zaostrzonych przepisów i wzmożonych inspekcji.

Jakie konsekwencje podatkowe grożą za brak ewidencjonowania sprzedaży?

Brak prawidłowego dokumentowania sprzedaży niesie za sobą poważne skutki podatkowe, które mogą znacząco obciążyć finanse firmy. Poza koniecznością uregulowania zaległości, organy podatkowe mogą nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego od towarów i usług za cały okres, w którym sprzedaż nie była rejestrowana.

Kolejną dotkliwą konsekwencją są sankcje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego. W zależności od skali naruszenia, czyn ten może być zakwalifikowany jako:

• Wykroczenie skarbowe - w przypadku mniejszej wagi naruszenia, karane grzywną.
• Przestępstwo skarbowe - przy umyślnym i systematycznym zaniżaniu obrotów; grozi za nie grzywna do 240 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach nawet kara pozbawienia wolności do 3 lat.

Brak ewidencji utrudnia rzetelną kontrolę i zwiększa ryzyko negatywnych wyników audytów podatkowych.

Jak wygląda procedura kontroli przez urząd skarbowy w przypadku braku kasy fiskalnej?

Urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę zarówno rutynowo, jak i na podstawie sygnałów o nieprawidłowościach (m.in. metoda ,,tajemniczego klienta"). Celem kontroli jest weryfikacja, czy przedsiębiorca posiada kasę i prawidłowo ewidencjonuje sprzedaż. 

W przypadku braku kasy fiskalnej urząd skarbowy może zweryfikować czy oferowane towary lub usługi podlegają obowiązkowi rejestracji sprzedaży na urządzeniach fiskalnych od pierwszej sprzedaży lub czy spełnione zostały warunki zwolnienia podmiotowego limitu do 20 000 obrotu.

Stwierdzenie braku kasy lub nieprawidłowości w ewidencji prowadzi do nałożenia sankcji finansowych, a w skrajnych przypadkach do wszczęcia postępowania karno-skarbowego. 

A czy wiesz co zrobić z nieużywaną kasą fiskalną?

Najczęściej zadawane pytania o karę za brak kasy fiskalnej

Czy kara finansowa jest jedyną sankcją za brak kasy fiskalnej? 

Nie, kara finansowa to tylko jedna z konsekwencji. Poza grzywną przedsiębiorca musi liczyć się z obowiązkiem zapłaty zaległego podatku VAT z odsetkami, utratą ulgi na zakup kasy, a także z odpowiedzialnością karno-skarbową.

Czy urząd skarbowy może nałożyć karę w przypadku spóźnionego przeglądu technicznego kasy fiskalnej? 

Tak, za niedotrzymanie terminu obowiązkowego przeglądu technicznego grozi kara pieniężna w wysokości 300 zł. Jest ona nakładana w drodze decyzji administracyjnej. Warto jednak wiedzieć, że spóźniony przegląd kasy fiskalnej po terminie nie jest traktowany jako przestępstwo ani wykroczenie skarbowe.

Czy kary za brak kasy fiskalnej różnią się w zależności od rodzaju działalności (handel, usługi, najem)? 

Podstawowe sankcje finansowe są jednolite i wynikają z ustawy o VAT oraz Kodeksu karnego skarbowego. Różnice polegają na tym, że zakres obowiązku posiadania kasy zależy od specyfiki branży. Niektóre działalności, jak np. sprzedaż elektroniki, mają inne warunki zwolnień, co pośrednio wpływa na ryzyko nałożenia kary. Przeczytaj koniecznie nasz wpis: Sprzedaż elektroniki a kasa fiskalna, gdzie szczegółowo omówiliśmy tę kwestię

Czy przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność indywidualną, czy kara dotyczy firmy? Odpowiedzialność może być zarówno indywidualna, jak i firmowa. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiada osobiście przedsiębiorca. W spółkach sankcje mogą być nałożone na firmę, ale odpowiedzialność osób zarządzających jest rozpatrywana indywidualnie w zakresie ich obowiązków podatkowych.