Jak nabić przelew na kasę fiskalną? | ESC SA

1. Czy płatność przelewem trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej?
2. Kiedy należy nabić przelew na kasę fiskalną?
3. Jak prawidłowo zarejestrować przelew na kasie fiskalnej?
4. Kiedy płatność przelewem zwalnia z obowiązku ewidencji?
5. Jak ewidencjonować płatności z systemów online i za pobraniem?
6. Co zrobić w przypadku płatności mieszanej - gotówka i przelew?
7. Jak skorygować błąd w formie płatności na paragonie?

Płatność przelewem co do zasady trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej, jeśli Państwa działalność podlega obowiązkowi fiskalizacji. Forma płatności jest jedynie informacją, którą należy odnotować na paragonie. W kontekście dynamicznie zmieniającego się rynku i rosnącej popularności transakcji bezgotówkowych, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie o prawidłowe ewidencjonowanie płatności przelewem na kasie fiskalnej. Poniżej przedstawiamy szczegółowe wyjaśnienia, oparte na aktualnych przepisach i interpretacjach, które pomogą Państwu prowadzić działalność zgodnie z obowiązującym prawem.

Czy płatność przelewem trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej?

Zgodnie z polskim prawem, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej wynika z art. 111 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten jasno wskazuje, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kluczowym aspektem jest tu fakt, że to czynność sprzedaży generuje obowiązek fiskalizacji, a nie konkretna forma płatności za tę sprzedaż.

Oznacza to, że jeśli Państwa firma jest objęta obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej dla danego rodzaju sprzedaży, to każda transakcja, niezależnie od tego, czy została opłacona gotówką, kartą, BLIKIEM czy właśnie przelewem bankowym, musi zostać zaewidencjonowana na urządzeniu fiskalnym. 

Konsekwentnie potwierdzają to także interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, jasno wskazując, że kasa fiskalna a płatność przelewem to powiązanie, w którym forma zapłaty jest jedynie atrybutem transakcji, a nie przesłanką do zwolnienia z jej rejestracji. Tak więc, aby prawidłowo rozliczyć płatności przelewem a kasa fiskalna, należy zawsze nabić transakcję na kasę.

Kiedy należy nabić przelew na kasę fiskalną?

Obowiązek zaewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej powstaje w momencie dokonania sprzedaży czyli wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku płatności przelewem, które często realizowane są z wyprzedzeniem (przedpłata) lub po wydaniu towaru/wykonaniu usługi (płatność z odroczonym terminem), należy pamiętać o kilku zasadach:

• Przedpłata przelewem - jeśli klient opłaca towar lub usługę przelewem z góry, paragon fiskalny należy wystawić niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca, w którym kwota wpłynęła (chyba że sama sprzedaż nastąpi przed końcem tego miesiąca - wtedy najpóźniej z chwilą sprzedaży). W tym momencie należy wystawić paragon fiskalny z odnotowaną formą płatności jako "przelew".
• Płatność po realizacji (z odroczonym terminem) - paragon wystawia się w momencie wydania towaru/wykonania usługi, z odpowiednią adnotacją o formie płatności. Samo fizyczne otrzymanie środków na konto bankowe nie jest momentem, który determinuje wystawienie paragonu, ale moment sprzedaży.

Jak prawidłowo zarejestrować przelew na kasie fiskalnej?

Rejestracja płatności przelewem na kasie fiskalnej jest dość intuicyjna i polega na wyborze odpowiedniej opcji płatności. Większość nowoczesnych kasy fiskalne online oferuje szeroki wachlarz form płatności.

Aby prawidłowo zarejestrować transakcję opłaconą przelewem:

1. Nalicz kwotę sprzedaży - wprowadź na kasę wartość sprzedawanego towaru lub usługi.
2. Wybierz opcję płatności - po naliczeniu kwoty, system kasy poprosi o wybór formy płatności. Należy wówczas wybrać opcję odpowiadającą przelewowi.
3. Zatwierdź transakcję - po wybraniu formy płatności, kasa wydrukuje paragon fiskalny z informacją o wybranej formie zapłaty.

Kiedy płatność przelewem zwalnia z obowiązku ewidencji?

Ważne: płatność przelewem sama w sobie nie zwalnia z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej. Zwolnienie może wynikać jedynie z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej występuje, gdy:

• Obrót poniżej limitu - roczny obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł (lub proporcjonalnie w pierwszym roku działalności).
• Zwolnienia przedmiotowe dla konkretnych czynności - dotyczą dostawy towarów w systemie wysyłkowym (poz. 41 załącznika) lub świadczenia usług (poz. 42 załącznika), pod warunkiem że świadczący otrzyma zapłatę w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana.

---

Uwaga: Powyższe zwolnienia nie mają zastosowania do dostawy towarów i świadczenia usług wymienionych w § 4 rozporządzenia (np. sprzęt elektroniczny, części do silników, perfumy, usługi fryzjerskie, prawnicze czy naprawy pojazdów) - te czynności muszą być ewidencjonowane na kasie bez względu na formę płatności i wysokość obrotu.

---

Jak ewidencjonować płatności z systemów online i za pobraniem?

Podejmowany wielokrotnie temat "zapłata przelewem a kasa fiskalna" za pośrednictwem systemów online oraz płatności za pobraniem wymaga pewnych niuansów:

• Płatności z systemów online (PayU, Przelewy24, PayPal) - traktowane są jak wpłaty na rachunek bankowy. W przypadku otrzymania przedpłaty, paragon fiskalny należy wystawić niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku firmowym, nie później jednak niż z końcem miesiąca, w którym zapłata wpłynęła (a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży - nie później niż z chwilą jej dokonania). Jako formę płatności oznacza się "przelew" lub "rozliczenie bezgotówkowe".
• Płatności za pobraniem - w przypadku wysyłki towaru za pobraniem, zapłata następuje w momencie doręczenia, ale obowiązek wydania paragonu istnieje przy dokonaniu sprzedaży. Paragon fiskalny powinien zostać wystawiony w momencie wydania towaru z magazynu (wysyłki), aby mógł zostać dołączony do przesyłki i wydany nabywcy. Jako formę płatności zaleca się wskazywać "przelew" lub "za pobraniem" (jeśli pieniądze od kuriera trafiają na konto firmowe), ponieważ forma "gotówka" może sugerować, że sprzedawca otrzymał pieniądze bezpośrednio do kasy w chwili sprzedaży, co jest niezgodne ze stanem faktycznym.

Co zrobić w przypadku płatności mieszanej - gotówka i przelew?

Coraz częściej zdarza się, że klienci regulują należność w formie mieszanej, np. część gotówką, a część przelewem lub kartą. Większość współczesnych kas fiskalnych jest przystosowana do obsługi takich transakcji.

Procedura jest następująca:

1. Nalicz całą kwotę sprzedaży - wprowadź sumę należności za wszystkie towary/usługi.
2. Podziel płatność - wybierz na kasie opcję "płatność mieszana" lub "dzielona".
3. Wprowadź kwoty i formy płatności - system kasy pozwoli na wprowadzenie, ile z całkowitej kwoty zostało opłacone gotówką, a ile przelewem (lub inną formą bezgotówkową). Na przykład: 50 zł "gotówka", 100 zł "przelew".
4. Zatwierdź transakcję - paragon wydrukowany przez kasę będzie zawierał szczegółowe informacje o obu formach płatności i odpowiadających im kwotach.

Jak skorygować błąd w formie płatności na paragonie?

Popełnienie błędu na kasie fiskalnej, np. wybranie złej formy płatności, zdarza się. Czytaj dalej, by dowiedzieć się, jak prawidłowo dokonać korekty, ponieważ paragonu fiskalnego nie można tak po prostu anulować ani poprawić.

Postępowanie w przypadku błędnej formy płatności:

1. Dokonanie wpisu w ewidencji pomyłek - każdy podatnik korzystający z kasy fiskalnej jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji pomyłek i korekt na kasie fiskalnej. Temu zagadnieniu poświęciliśmy odrębny artykuł, z którego pobierzesz darmowy protokół!
2. Zachowanie dokumentacji - protokół błędu oraz oryginalny, błędny paragon należy przechowywać razem z dokumentacją księgową. Błędny paragon nie jest anulowany, lecz jego skutki są korygowane poprzez protokół.
3. Brak ponownej rejestracji na kasie - nie należy ponownie nabijać tej samej transakcji na kasę z poprawną formą płatności, chyba że błąd dotyczył również kwoty sprzedaży i wymagał wystawienia nowego paragonu (co jest bardziej złożonym przypadkiem). Korekta dotyczy wyłącznie formy płatności i jest dokumentowana poza kasą.

W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub ekspertem fiskalnym ESC SA.

Zrozumienie i prawidłowe stosowanie przepisów dotyczących ewidencjonowania płatności, w tym przelewem, na kasie fiskalnej jest fundamentem legalnie i sprawnie prowadzonej działalności. W razie pytań lub potrzeby wsparcia w doborze odpowiednich rozwiązań fiskalnych, zapraszamy do kontaktu z ekspertami ESC SA.