O wdrażaniu programów dla firm w telegraficznym skrócie

Wdrażanie oprogramowania do zarządzania firmą

Ściągamy instalkę z sieci, instalujemy na kompie i startujemy z pracą. Czy tak wygląda proces wdrożenia oprogramowania dla firm?   W bardzo dużym uproszczeniu tak. Ale   nawet w uproszczeniu pominęliśmy sporo elementów personalizacji zazwyczaj zależnych od wizzard’u konkretnego softu.

A jak wygląda wdrażanie oprogramowania w teorii i w praktyce? Z pewnością jest to materiał na długi tekst   a nawet opracowanie książkowe. Dużo zależy od tego jakie oprogramowanie i w jak dużej organizacji wdrażamy. Skomplikowane wdrożenia w ogromnych międzynarodowych   przedsiębiorstwach mogą trwać rok lub więcej. Bywa że źle przygotowane muszą zostać porzucone w trakcie.

Zatem w naszej skrótowo blogowej formie postaramy się zmieścić najważniejsze cechy poprawnego wdrożenia.

Z definicji wdrożenie jest jednym z etapów życia programu polegającym na jego instalacji i dostosowaniu do wymogów użytkownika.   W wersji kanonicznej wymaga następujących kroków: zaczynamy od przygotowania dokumentacji, potem konfigurujemy infrastrukturę techniczną. Mając dwa pierwsze etapy za sobą możemy przystąpić do instalacji i personalizacji programu. Na koniec pozostaje nam testowanie, migracja danych i oczywiście uruchomienie systemu. 

Jeszcze może klika słów o strategiach związanych z wdrożeniem oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem (system ERP). Wyróżniamy trzy zasadnicze. Całościową – polegającą na implementacji i uruchomieniu z jednoczesnym porzuceniem poprzedniego oprogramowania. Częściową – w dużych wielomodułowych systemach polega na uruchamianiu kolejno poszczególnych głównych funkcjonalności lub przy strategii geograficznej instalacji w poszczególnych krajach lub regionach nowego systemu. Wreszcie najbezpieczniejsza strategia, równoległa polegająca na utrzymywaniu w jednym czasie przetwarzania danych w dwóch systemach starym i nowym.

A jak wygląda praktyka? Jak pisałem wyżej w dużym stopniu zależy od wielkości firmy. Małe przedsiębiorstwo handlowe, usługowe czy gastronomiczne może podjąć decyzję niemal z dnia na dzień a proces wdrożenia może trwać   w najlepszym wypadku nawet niecały dzień. Szczególnie jeśli mamy do obróbki nową firmę i brak migracji danych.   Natomiast wymiana oprogramowania, mniejsza   o powód, wymaga podjęcia decyzji o migracji danych i może się okazać, że nie zawsze jest to możliwe głównie ze względu na koszt operacji. Czasem firmy decydują się na rozwiązanie równoległe i dane historyczne utrzymują w   nadal pracującej starej aplikacji.

Średnie i duże firmy jeśli nie chcą przy okazji wdrożenia zbankrutować lub popaś w kłopoty muszą się stosować do jakieś formuły standardów wdrożeniowych. O wielu z ich dowiadujemy się w rozmowach z dostawcami oprogramowania. Zasadniczo nie powinny się różnić od wspomnianych wyżej pięciu kroków. O tym że wybór odpowiedniego systemu jest decyzją najważniejszą w zasadzie nie powinniśmy wspominać – to oczywiste. Co kryje się pod słowem „odpowiednie”. Głównie właściwie sformułowane oczekiwania od systemu ERP. Od tego zaczyna się praca nad wyborem programu. Firmy korzystające z jakiegoś rozwiązania zazwyczaj decydując się na wymianę oprogramowania mają już zdefiniowany problem, który był deficytem dotychczasowego systemu.   Co nie znaczy, że wybór nowego rozwiązania to bułka z masłem. Kluczowe z naszego punktu widzenia cechy nowego rozwiązania podczas nieudanego wdrożenia mogą szybko zostać przysłonięte przez nowy deficyt w postaci generalnych błędów tam gdzie w starym programie działało wszystko płynnie i w pełni poprawnie.

Do jakich wniosków zmierzamy? Że zarówno wybór softu jak i jego wdrożenie powinno być poprzedzone sporą pracą np. audytem własnym lub zewnętrznym w celu postawienia precyzyjnych wymagań   od   oprogramowania i wdrożenia tegoż oprogramowania. Podstawą wdrożenia systemów klasy ERP jest poznanie potrzeb przedsiębiorstwa i jego planów biznesowych. Właśnie dlatego analiza przed wdrożeniowa powinna być wykonana   jeszcze przed podjęciem decyzji o wymianie   lub wprowadzeniu   systemu informatycznego. W trakcie analizy opisujemy procesy zachodzące w firmie, definiujemy jej główne cele.   Określamy również potrzeby związane z wdrożeniem lub wymianą programu. Badamy także czynniki zagrożenia. Na tym etapie dosyć często powinniśmy podjąć decyzję o wyborze dostawcy, gdyż wielu z nich w ramach metodologii działania (temat opiszemy w innym artykule) może mieć spory udział we wstępnych pracach analitycznych a firma   z dużym doświadczeniem i dobrymi praktykami o wiele łatwiej i szybciej postawi właściwą diagnozę oraz jeśli nie jest związana tylko z jednym producentem oprogramowania, dobierze odpowiedni program.