Czy można mieć terminal bez kasy fiskalnej?

1. Czy można posiadać terminal płatniczy bez kasy fiskalnej?
2. Jakie są różnice w dokumentowaniu sprzedaży przy terminalu bez kasy fiskalnej?
3. Jakie są konsekwencje korzystania z terminala bez kasy fiskalnej, jeśli kasa jest wymagana?
4. Jak dokumentować transakcje z terminala bez kasy fiskalnej?
5. Jakie przepisy regulują korzystanie z terminala bez kasy fiskalnej?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy można używać terminal bez kasy fiskalnej w sposób zgodny z przepisami - odpowiedź brzmi: tak, o ile spełnione są warunki zwolnienia z obowiązku fiskalizacji. Kluczowe jest zrozumienie, że terminal płatniczy i kasa fiskalna to dwa niezależne urządzenia o różnych funkcjach. Terminal służy do przyjmowania płatności bezgotówkowych, a kasa do fiskalnej rejestracji obrotu. A zatem odpowiedź na pytanie: Czy terminal działa bez kasy fiskalnej, które ostatnio zadaliście nam na jednym z naszych profili, jest oczywiście twierdząca.

Czy można posiadać terminal płatniczy bez kasy fiskalnej?

Posiadanie terminala płatniczego bez kasy fiskalnej online jest w pełni zgodne z prawem, pod warunkiem że charakter prowadzonej działalności zwalnia z obowiązku fiskalizacji. Ustawa Prawo przedsiębiorców nakłada na firmy obowiązek zapewnienia klientom możliwości płatności bezgotówkowej, ale nie jest to równoznaczne z koniecznością instalacji kasy rejestrującej.

Przedsiębiorca może legalnie korzystać z samego terminala, jeśli spełnia jeden z poniższych warunków:

• Limit obrotów - roczny obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł.
• Oferowane usługi lub towary - nie podlegają obowiązkowi rejestracji na urządzeniu fiskalnym od pierwszej transakcji.
• Sprzedaż dla firm (B2B) - sprzedaż jest dokumentowana wyłącznie fakturami VAT wystawianymi dla innych przedsiębiorców.
• Usługi zwolnione przedmiotowo - działalność obejmuje usługi wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów jako zwolnione z obowiązku ewidencjonowania (np. niektóre usługi edukacyjne, finansowe).

---

A czy znasz terminale fiskalne? Dowiedz się więcej na naszej stronie.

---

Jakie są różnice w dokumentowaniu sprzedaży przy terminalu bez kasy fiskalnej?

Podstawowa różnica polega na braku paragonu fiskalnego. W modelu, gdzie działa wyłącznie terminal płatniczy bez kasy fiskalnej, podstawowym dowodem sprzedaży stają się dokumenty generowane przez operatora płatności i system bankowy oraz dokumentacja dotycząca płatności gotówkowych.
 

Dokumentacją jest:

• Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - prowadź prostą ewidencję przychodów dziennych/miesięcznych, tak by móc wykazać wartość sprzedaży do konsumentów i kontrolować limity.
• Faktura - wystawiona na żądanie klienta.

---

Czy znasz różne rodzaje terminali płatniczych?

---

Jakie są konsekwencje korzystania z terminala bez kasy fiskalnej, jeśli kasa jest wymagana?

Korzystanie z samego terminala w sytuacji, gdy przepisy nakładają obowiązek posiadania kasy fiskalnej, wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Przedsiębiorca, który nie zarejestruje urządzenia fiskalnego na czas, narusza ustawę o VAT, co może skutkować:

1. Karą pieniężną   - urząd skarbowy może nałożyć grzywnę w wysokości do 30 000 zł za niezarejestrowanie kasy w terminie.
2. Koniecznością zapłaty zaległego podatku - transakcje niezarejestrowane na kasie mogą zostać uznane za nieudokumentowane, co prowadzi do konieczności zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.
3. Postępowaniem karno-skarbowym - świadome unikanie obowiązku fiskalizacji może zostać uznane za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, zagrożone grzywną, a nawet karą ograniczenia lub pozbawienia wolności.
4. Utratą ulgi na zakup urządzeń fiskalnych - do 700 zł za każde nowe urządzenie
5. Utratą zaufania klientów - brak paragonu fiskalnego może wzbudzić podejrzenia co do uczciwości firmy i negatywnie wpłynąć na jej wizerunek.

Jak dokumentować transakcje z terminala bez kasy fiskalnej?

Jeśli nie masz obowiązku posiadania kasy, każdą transakcję przyjętą przez terminal, podobnie jak gotówkową, musisz odnotować w tzw. ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Dokument ten, prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej, powinien zawierać następujące dane dla każdego wpisu:

• Kolejny numer wpisu,
• Datę transakcji,
• Kwotę przychodu,
• Krótki opis przedmiotu sprzedaży,
• Podsumowanie przychodów z całego dnia.

Na koniec dnia przychód z ewidencji należy zbiorczo zaksięgować w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, sprzedaż bezrachunkową musisz dodatkowo ująć w rejestrze sprzedaży VAT i wykazać w pliku JPK_V7 z oznaczeniem "WEW". Taki sposób dokumentacji gwarantuje pełną zgodność z przepisami i transparentność rozliczeń.

Jakie przepisy regulują korzystanie z terminala bez kasy fiskalnej?

Możliwość korzystania z terminala bez kasy fiskalnej opiera się na kilku kluczowych aktach prawnych, które określają, kto i na jakich zasadach jest zwolniony z obowiązku fiskalizacji.

• Ustawa - Prawo przedsiębiorców (art. 19a)  -  nakłada na przedsiębiorców obowiązek zapewnienia klientom możliwości zapłaty w formie bezgotówkowej, np. za pomocą terminala. Nie tworzy jednak obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących  -  to najważniejszy dokument, który precyzuje, jakie grupy przedsiębiorców (np. ze względu na limit obrotów do 20 000 zł) nie muszą instalować kasy.
• Ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT)  -  określa ogólne zasady ewidencjonowania sprzedaży.

Dzięki tym regulacjom przedsiębiorca może świadomie zdecydować, czy potrzebuje obu urządzeń. Jeśli spełnia kryteria zwolnienia, może z powodzeniem prowadzić sprzedaż, wykorzystując wyłącznie terminal płatniczy bez kasy fiskalnej, co minimalizuje koszty i formalności.

Na koniec odpowiemy na dwa najczęściej zadawane przez Was pytania:

• Czy trzeba zgłaszać terminal do urzędu skarbowego? - Nie, taki obowiązek nie istnieje.
• Czy integracja terminala z kasą fiskalną jest obowiązkowa? - Nie, na ten moment nie jest obowiązkowa.