Czy raport dobowy lub miesięczny z kasy fiskalnej po terminie jest możliwy? | ESC SA

1. Jakie są terminy na wykonanie raportu dobowego i miesięcznego?
   1. Raport dobowy - termin
   2. Raport miesięczny - termin
   3. Kiedy wykonać raport miesięczny?
2. Czy można wykonać raport dobowy po terminie?
3. Czy jest możliwy wydruk zaległego raportu miesięcznego?
4. Jakie są konsekwencje spóźnionego lub brakującego raportu fiskalnego?

Raport dobowy z kasy fiskalnej po terminie to sytuacja, która może przydarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Kluczowe jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo postąpić, by uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym. Najważniejsza zasada - nie panikować, ale działać metodycznie. W większości przypadków możliwe jest wykonanie zaległego raportu dobowego, ale procedura zależy od momentu, w którym uświadomimy sobie pomyłkę. Pamiętaj, że nawet jeśli raport wydrukujesz później, zawsze powinien on być przyporządkowany do dnia, którego faktycznie dotyczyła sprzedaż. W przypadku braku sprzedaży w danym dniu, obowiązek generowania raportu dobowego nie występuje. Zaleca się jednak regularne sprawdzenie stanu kasy. Jeśli masz wątpliwości, zawsze konsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym w celu poprawnego zaksięgowania przychodu i zapewnienia zgodności z przepisami.

Jakie są terminy na wykonanie raportu dobowego i miesięcznego?

Przestrzeganie terminów generowania raportów z kasy fiskalnej to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy ewidencjonującego sprzedaż. Zarówno tradycyjne jak i w nowoczesne kasy fiskalne online, mają takie same zasady, które są ugruntowane w przepisach prawa podatkowego i stanowią klucz do transparentności rozliczeń z fiskusem. Aktualne regulacje, które z pewnością będą obowiązywać również w 2026 roku, jasno określają ramy czasowe dla tych operacji.

Raport dobowy - termin

Raport dobowy na kasie fiskalnej to podsumowanie wszystkich transakcji zarejestrowanych na kasie fiskalnej w ciągu jednego dnia roboczego. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących, raport dobowy musi być sporządzony po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

To oznacza, że są dwie możliwości wygenerowania raportu:

• Najlepszy moment - najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wykonanie raportu bezpośrednio po zakończeniu pracy, po zamknięciu lokalu lub po ostatniej transakcji danego dnia.
• Ostateczny termin - to moment przed rozpoczęciem rejestrowania pierwszej sprzedaży w kolejnym dniu roboczym.

Raport miesięczny - termin

Raport miesięczny na kasie fiskalnej obejmuje wszystkie transakcje zarejestrowane na urządzeniu fiskalnym w danym miesiącu. Jest on kluczowy dla sporządzenia deklaracji VAT oraz dla pełnej miesięcznej ewidencji księgowej. Przepisy, a konkretnie § 6 ust. 1 pkt 4) wspomnianego Rozporządzenia, stanowią, że raport miesięczny musi być sporządzony po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego raport dotyczy.

Kiedy wykonać raport miesięczny?

• Po zamknięciu miesiąca - raport miesięczny należy wygenerować pierwszego dnia następnego miesiąca.
• Ostateczny termin - masz czas na jego wykonanie do 25. dnia kolejnego miesiąca. To oznacza, że np. raport za styczeń musi być gotowy najpóźniej do 25 lutego. Nie warto jednak czekać na ostatnią chwilę!
   

---

O skutkach pominiętych raportów dobowych w trakcie miesiąca i w ostatnim dniu miesiąca pisaliśmy w naszym artykule: Skąd biorą się błędy na raporcie miesięcznym z kasy fiskalnej?

---

Kasy online co prawda na bieżąco transmitują dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), jednak obowiązek generowania i przechowywania raportów dobowych i miesięcznych przez przedsiębiorcę dla własnych celów dowodowych i archiwalnych pozostaje bez zmian i w pełni obowiązuje w 2026 roku.

Czy można wykonać raport dobowy po terminie?

Tak, w większości przypadków możliwe jest wykonanie raportu dobowego z kasy fiskalnej po terminie, ale sposób postępowania zależy od tego, czy w międzyczasie rozpoczęto już sprzedaż w nowym dniu. Nowoczesne kasy fiskalne są zazwyczaj zaprojektowane tak, aby w miarę możliwości umożliwić taką operację, jednak zawsze należy zachować szczególną ostrożność i świadomość konsekwencji.

Dwa scenariusze postępowania w przypadku zapomnianego raportu dobowego:

1. Sprzedaż w nowym dniu jeszcze się nie rozpoczęła - to najkorzystniejsza sytuacja. Przed rozpoczęciem sprzedaży wygeneruj zaległy raport dobowy. Raport będzie miał datę jego wykonania, ale będzie obejmował sprzedaż z poprzedniego dnia. W ewidencji można przypisać go do dnia, którego sprzedaży dotyczy.
2. Sprzedaż w nowym dniu już nastąpiła -.w takim przypadku raport dobowy obejmie sprzedaż z poprzedniego dnia oraz część sprzedaży z dnia bieżącego. Raport będzie miał datę jego wykonania.

Czy jest możliwy wydruk zaległego raportu miesięcznego?

Tak, istnieje możliwość wydrukowania zaległego raportu miesięcznego w dowolnym momencie po zakończeniu miesiąca, którego raport dotyczy. Wynika to ze specyfiki raportu miesięcznego, który jest tzw. "raportem czytającym" czyli nie tworzy nowych zapisów w pamięci kasy, a jedynie prezentuje podsumowanie sprzedaży na podstawie wcześniej wykonanych raportów dobowych.

Co należy wiedzieć o zaległym raporcie miesięcznym:

• Techniczna możliwość - kasy fiskalne są przystosowane do generowania raportów miesięcznych obejmujących zamknięte okresy rozliczeniowe, nawet po upływie ustawowego terminu.
• Znaczenie daty rozliczenia - mimo że fizyczny wydruk następuje po terminie, raport dotyczy sprzedaży zarejestrowanej w danym miesiącu. W Twojej ewidencji księgowej i rozliczeniach VAT powinien być on przyporządkowany do właściwego okresu.
• Obowiązek przechowywania - pamiętaj, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 7) ww. Rozporządzenia MF, raporty miesięczne (oraz dobowe) należy przechowywać przez okres wymagany przez prawo podatkowe, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jakie są konsekwencje spóźnionego lub brakującego raportu fiskalnego?

Należy podkreślić, że terminowe generowanie i przechowywanie raportów dobowych i miesięcznych nie jest jedynie formalnością, lecz kluczowym elementem prawidłowej ewidencji sprzedaży na potrzeby podatku VAT. 

Potencjalne konsekwencje to:

• Problemy z ewidencją VAT - brak raportu lub jego opóźnienie utrudnia, a nawet uniemożliwia prawidłowe prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT za dany okres. To z kolei może skutkować błędami w deklaracjach VAT, co jest podstawą do kwestionowania rozliczeń przez organy skarbowe.
• Kontrola skarbowa - Urząd Skarbowy, podczas kontroli, weryfikuje zgodność prowadzonej ewidencji z przepisami. Brakujące lub spóźnione raporty fiskalne stanowią poważne uchybienie, które może wzbudzić podejrzenia co do rzetelności prowadzonej działalności.
• Mandaty i kary finansowe - nierzetelne prowadzenie ewidencji może skutkować nałożeniem mandatu karnego lub grzywny, a nawet wszczęciem postępowania karno-skarbowego w przypadku poważniejszych i celowych zaniedbań.
• Rozliczenia księgowe - brak raportów opóźnia i komplikuje pracę księgową, co może generować dodatkowe koszty (np. za korekty).

Dlatego kluczowe jest, aby traktować obowiązek generowania raportów dobowych i miesięcznych z pełną powagą. Regularne serwisowanie kasy fiskalnej i korzystanie z profesjonalnego wsparcia ESC SA to pewność, że Twoje urządzenie działa prawidłowo, a Ty masz dostęp do aktualnej wiedzy na temat obowiązujących przepisów.