Przegląd kasy fiskalnej po terminie

1. Co się stanie, jeśli przegląd kasy fiskalnej zostanie wykonany po terminie?
   1. Co robić w przypadku przeglądu po terminie?
2. Kto ponosi odpowiedzialność za niedotrzymanie terminu przeglądu - właściciel czy serwisant?
3. Jak sprawdzić termin kolejnego przeglądu kasy fiskalnej?
4. Jakie są koszty przeglądu kasy fiskalnej po terminie?
5. Jakie dokumenty są sporządzane po wykonaniu przeglądu kasy fiskalnej?
6. Czy czynny żal chroni przed sankcjami finansowymi?
7. Najczęściej zadawane pytania o przegląd kasy po terminie

Niedotrzymanie terminu obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej to jedno z najczęściej popełnianych, a jednocześnie najłatwiejszych do wykrycia naruszeń. W dobie cyfrowej kontroli, zwłaszcza w przypadku kas online, konsekwencje takiego zaniechania są niemal natychmiastowe i dotkliwe finansowo. Zrozumienie, jakie sankcje grożą za przegląd kasy fiskalnej po terminie i kto ponosi za to odpowiedzialność, jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy.

Co się stanie, jeśli przegląd kasy fiskalnej zostanie wykonany po terminie?

Wykonanie przeglądu kasy fiskalnej po terminie pociąga za sobą szereg dotkliwych konsekwencji finansowych. Dzięki nowoczesnym systemom kontroli, takim jak Centralne Repozytorium Kas (CRK), organy skarbowe automatycznie otrzymują informacje o braku ważnego przeglądu. A jeśli przegląd przesyłany jest po terminie, urzędnicy z łatwością dostrzegają rozbieżności, co sprawia, że uniknięcie sankcji jest praktycznie niemożliwe. Przedsiębiorca, który zaniedba ten obowiązek, musi liczyć się z dwiema głównymi konsekwencjami.

• Kara pieniężna w wysokości 300 zł
  • Jest to podstawowa sankcja nakładana przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji administracyjnej. Wynosi ona 300 zł za każdą kasę, w której przegląd nie został wykonany na czas (por. Ustawa o VAT art. 111 ust. 6ka).
  • Wysokość kary jest stała i nie zależy od długości opóźnienia.
  • Co istotne, kara może być nakładana cyklicznie, nawet co miesiąc, aż do momentu wykonania zaległego przeglądu.
  • Przedsiębiorca ma obowiązek uregulować należność w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

• Obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej
  • To często znacznie bardziej dotkliwa konsekwencja finansowa. Jeśli przegląd kasy fiskalnej po terminie nastąpił w ciągu pierwszych 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, przedsiębiorca traci prawo do ulgi, z której skorzystał przy zakupie urządzenia.
  • Wiąże się to z koniecznością zwrotu pełnej kwoty ulgi tj. 700 zł, ale także odsetek ustawowych od dnia jej otrzymania.
  • Łącznie z karą 300 zł, jednorazowe naruszenie może kosztować przedsiębiorcę ok. 1000 zł (+ odsetki). 

Co robić w przypadku przeglądu po terminie?

1. Niezwłocznie wykonaj przegląd - skontaktuj się z ESC SA w celu jak najszybszego przeprowadzenia kontroli technicznej.
2. Ureguluj karę - jeżeli otrzymasz decyzję od naczelnika urzędu skarbowego o nałożeniu kary finansowej, zapłać 300 zł w wyznaczonym terminie 14 dni.
3. Zwróć ulgę - jeśli naruszenie miało miejsce w ciągu 3 lat od fiskalizacji i otrzymasz wezwanie z urzędu skarbowego, dokonaj zwrotu otrzymanej ulgi na zakup kasy. Nie zwlekaj, by odsetki ustawowe nie powiększały zobowiązania finansowego.

Kto ponosi odpowiedzialność za niedotrzymanie terminu przeglądu - właściciel czy serwisant?

Kwestia odpowiedzialności za terminowy przegląd kasy fiskalnej jest jednoznacznie uregulowana w przepisach i nie pozostawia pola do interpretacji. Całkowita odpowiedzialność spoczywa na właścicielu kasy fiskalnej.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT, to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek poddania urządzenia przeglądowi technicznemu nie rzadziej niż co 2 lata. Oznacza to, że właściciel musi we własnym zakresie pamiętać o terminie, skontaktować się z serwisem i udostępnić kasę do kontroli.

Pamiętaj! Zgłoś się do serwisu wcześniej, aby zaplanować datę i miejsce wykonania przeglądu. Serwisant nie ma obowiązku wykonania go w dniu zgłoszenia przez podatnika lub w dniu następnym, a grafiki pracy zespołów serwisowych planowane są z wyprzedzeniem.

Serwis nie ma prawnego obowiązku przypominania o zbliżającym się terminie, ale mimo to w ESC SA staramy się dotrzeć z informacją o upływającym terminie przeglądu urządzeń fiskalnych naszych partnerów. Dlatego szczególnie istotne w tym kontekście jest aktualizowanie swoich danych teleadresowych i pozostanie w kontakcie z serwisem swojego urządzenia fiskalnego. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może przenieść odpowiedzialności na serwis, nawet jeśli ten nie przypomniał o przeglądzie.

Jak sprawdzić termin kolejnego przeglądu kasy fiskalnej?

Znajomość terminu następnego przeglądu jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Istnieje kilka pewnych źródeł, w których można znaleźć tę informację.

• Książka serwisowa kasy - jest to podstawowe źródło informacji. Po każdej kontroli serwisant dokonuje w niej wpisu z datą wykonania przeglądu oraz terminem kolejnego.
• Wydruk z przeglądu lub protokół serwisowy - po wykonanej usłudze serwisant przekazuje dokumentację, na której również powinna znajdować się data następnego przeglądu, czyli maksymalnie do 24 miesięcy od poprzedniego.
• Przypomnienie na urządzeniach - nowoczesne kasy fiskalne online często wyświetlają komunikaty o zbliżającym się terminie przeglądu.

W przypadku zgubienia książki serwisowej należy skontaktować się z serwisem, który na podstawie numeru fabrycznego urządzenia może odnaleźć datę ostatniej kontroli w swojej bazie danych. Pamiętaj, że w takiej sytuacji należy niezwłocznie zamówić u producenta duplikat książki serwisowej.

Jakie są koszty przeglądu kasy fiskalnej po terminie?

Całkowity koszt spóźnionego przeglądu składa się z dwóch elementów: standardowej opłaty za usługę serwisową oraz ustawowej kary finansowej.

1. Opłata za przegląd techniczny: W 2025 roku ceny rynkowe za ustawowy dwuletni przegląd kasy fiskalnej wahają się od 290 zł do 450 zł brutto. Średnia stawka w Polsce wynosi około 370 zł brutto. Cena przeglądów w ESC SA mieści się w dolnych widełkach kwot rynkowych.
2. Kara administracyjna: Do kosztu usługi należy doliczyć stałą karę w wysokości 300 zł, nakładaną przez urząd skarbowy.

Oznacza to, że minimalny łączny wydatek, jaki poniesie przedsiębiorca, to około 670 zł (ok. 370 zł za przegląd + 300 zł kary). Jeśli dodatkowo konieczny będzie zwrot ulgi na zakup kasy, finalne obciążenie wzrośnie o kolejne 700 zł.

Jakie dokumenty są sporządzane po wykonaniu przeglądu kasy fiskalnej?

Po prawidłowo przeprowadzonym przeglądzie technicznym przedsiębiorca powinien otrzymać komplet dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązku. Należą do nich:

• Protokół z przeglądu technicznego kasy fiskalnej - oficjalny dokument zawierający m.in. dane kasy, zakres wykonanych czynności, datę oraz podpis serwisanta.
• Wpis w książce serwisowej kasy - kluczowy dowód dla organów kontroli, potwierdzający wykonanie usługi i wyznaczający termin kolejnego przeglądu.
• Raport z kasy potwierdzający wykonanie przeglądu - w przypadku kas online urządzenie drukuje dodatkowe potwierdzenie, które jest dołączane do dokumentacji.
• Faktura lub rachunek - dokument księgowy za wykonaną usługę, który pozwala zaliczyć wydatek w koszty firmy.

Czy czynny żal chroni przed sankcjami finansowymi?

Instytucja czynnego żalu, opisana w Kodeksie karnym skarbowym (KKS), jest często rozważana przez przedsiębiorców, którzy dopuścili się naruszeń podatkowych i poszukują w wyszukiwarkach haseł typu: "czynny żal kasa fiskalna po terminie wzór". Jednak w przypadku przeglądu kasy fiskalnej po terminie czynny żal nie uchroni przed konsekwencjami finansowymi.

Sankcja w wysokości 300 zł nie jest grzywną w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego, a karą administracyjną nakładaną na podstawie ustawy o VAT. Mechanizm czynnego żalu dotyczy przestępstw i wykroczeń skarbowych, a niedotrzymanie terminu przeglądu jest naruszeniem administracyjnym.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca złoży skuteczny czynny żal (kasa fiskalna po terminie) wciąż będzie zobowiązany do zapłaty kary 300 zł na podstawie decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenie kasy fiskalnej po terminie za pomocą czynnego żalu nie anuluje tej sankcji.

Najczęściej zadawane pytania o przegląd kasy po terminie

Czy można samodzielnie wykonać przegląd kasy fiskalnej?

Nie. Przegląd techniczny kasy fiskalnej musi być wykonany przez podmiot prowadzący autoryzowany serwis danego producenta kas rejestrujących (sprawdź w rządowej wyszukiwarce uprawnień serwisantów). Tylko serwisant posiadający aktualne uprawnienia od producenta lub importera danego modelu kasy może dokonać ważnego wpisu w książce serwisowej.

Czy można odzyskać ulgę na zakup kasy, jeśli przegląd był wykonany po terminie?

Nie. Jeżeli nieterminowy przegląd miał miejsce w ciągu 3 lat od dnia fiskalizacji, prawo do ulgi przepada bezpowrotnie. Przedsiębiorca ma obowiązek zwrócić całą kwotę odliczenia lub refundacji i nie ma możliwości ponownego ubiegania się o nią dla tej samej kasy.

Czy spóźniony przegląd wpływa na ważność pracy kasy fiskalnej online?

Nie, spóźniony przegląd nie powoduje technicznej blokady kasy online. Urządzenie pozostaje w pełni operacyjne, nadal rejestruje sprzedaż i komunikuje się z Centralnym Repozytorium Kas. Konsekwencje naruszenia są wyłącznie finansowe i prawne, a nie techniczne.