Zawieszenie działalności a kasa fiskalna

1. Co dzieje się z kasą fiskalną w czasie zawieszenia działalności gospodarczej?
2. Jak należy przechowywać kasę fiskalną podczas zawieszenia działalności?
3. Jakie są konsekwencje, jeśli przegląd kasy fiskalnej wypadnie w trakcie zawieszenia działalności?
4. Co zrobić z pamięcią fiskalną kasy, gdy firma jest zawieszona przez dłuższy okres?
5. Zawieszenie działalności a kasa fiskalna online - co musisz wiedzieć?
6. Najczęściej zadawane pytania o kasę fiskalną przy zawieszeniu działalności

Zawieszenie działalności gospodarczej to okres, w którym przedsiębiorca formalnie wstrzymuje wykonywanie aktywności zarobkowej, nie likwidując jednak firmy. To rozwiązanie rodzi wiele pytań dotyczących obowiązków, a jednym z kluczowych jest: co z kasą fiskalną przy zawieszeniu działalności?

Wbrew pozorom urządzenie to nie znika z ewidencji, a jego status regulują precyzyjnie przepisy dotyczące dokumentowania sprzedaży. Zrozumienie zasad pozwoli uniknąć nieporozumień i ewentualnych kar po wznowieniu pracy firmy.

Co dzieje się z kasą fiskalną w czasie zawieszenia działalności gospodarczej?

Kwestia: kasa fiskalna a zawieszenie działalności budzi wiele pytań, jednak przepisy są w tej materii jednoznaczne. Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza konieczności likwidacji ani wyrejestrowania kasy fiskalnej. Urządzenie pozostaje własnością przedsiębiorcy i jest do niego przypisane. Kluczową zmianą jest fakt, że w momencie zawieszenia ustaje obowiązek ewidencjonowania sprzedaży. Pamięć fiskalna kasy zostaje tymczasowo ,,zamrożona" i czeka na wznowienie ewidencji.

W praktyce w okresie zawieszenia działalności kasa fiskalna:

• pozostaje w posiadaniu przedsiębiorcy bez obowiązku jej wyrejestrowania;
• nie jest używana do rejestracji sprzedaży ani generowania ,,pustych" raportów dobowych;
• nie wymaga okresowego przeglądu technicznego aż do momentu wznowienia działalności (należy go wykonać przed wybiciem pierwszego paragonu);
• zachowuje nienaruszoną pamięć fiskalną, która zostanie odczytana dopiero po reaktywacji firmy.

Kasy fiskalne online podlegają tym samym rozporządzeniom, które opisano powyżej.

Jak należy przechowywać kasę fiskalną podczas zawieszenia działalności?

Mimo że kasa fiskalna nie pracuje w trybie fiskalnym, nadal jest ważnym elementem wyposażenia firmy, który należy odpowiednio zabezpieczyć. Prawidłowe przechowywanie gwarantuje, że po wznowieniu działalności urządzenie będzie w pełni sprawne i gotowe do pracy.

Zalecenia dotyczące przechowywania kasy:

• Miejsce - kasa powinna być przechowywana w miejscu suchym, czystym i wolnym od nadmiernego kurzu.
• Ochrona - najlepszym rozwiązaniem jest oryginalne opakowanie producenta lub etui, które chroni przed uszkodzeniami mechanicznymi, zarysowaniami i wilgocią.
• Warunki otoczenia - optymalna temperatura w pomieszczeniu to 10-25°C, a wilgotność powietrza nie powinna przekraczać 60%. Należy unikać bliskości źródeł ciepła oraz urządzeń emitujących silne pole elektromagnetyczne.
• Zabezpieczenie portów - gniazdo zasilania i porty komunikacyjne warto zabezpieczyć zatyczkami, aby uniknąć dostania się do nich zanieczyszczeń.
• Kontrola wizualna - zaleca się, aby raz na kwartał sprawdzić stan obudowy i złączy, co pozwoli uniknąć niespodzianek przy ponownym uruchomieniu kasy.

Jakie są konsekwencje, jeśli przegląd kasy fiskalnej wypadnie w trakcie zawieszenia działalności?

Termin obowiązkowego przeglądu technicznego, który wypada w trakcie zawieszenia działalności, jest formalnie ,,zamrażany" na czas nieprowadzenia ewidencji. Przedsiębiorca nie musi go wykonywać, o ile nie rejestruje żadnej sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że obowiązek znika.

Przegląd należy wykonać niezwłocznie po wznowieniu działalności gospodarczej, ale jeszcze przed zarejestrowaniem pierwszej sprzedaży. Zlekceważenie tego obowiązku wiąże się z poważnymi konsekwencjami:

• Kara finansowa - naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę w wysokości 300 zł, płatną w terminie 14 dni od otrzymania decyzji.
• Zwrot ulgi na zakup kasy - jeśli od momentu fiskalizacji nie minęły 3 lata, nieterminowy przegląd może skutkować obowiązkiem zwrotu ulgi otrzymanej na zakup urządzenia.

---

Aby uniknąć sankcji rekomendujemy, by jeszcze przed formalnym wznowieniem działalności skontaktować się z serwisem ESC SA w celu umówienia przeglądu. Nasi specjaliści pozostają do dyspozycji.

---

 

Co zrobić z pamięcią fiskalną kasy, gdy firma jest zawieszona przez dłuższy okres?

Gdy zawieszenie działalności jest długotrwałe (np. trwa ponad 24 miesiące, co może skutkować wykreśleniem z CEIDG) lub z góry planowane na okres dłuższy niż 3 lata, kasę fiskalną należy traktować tak, jak przy definitywnym zakończeniu jej użytkowania. Procedura staje się bardziej złożona i wymaga ścisłej współpracy z serwisem. W takiej sytuacji warto też rozważyć kwestię: Co zrobić z nieużywaną kasą fiskalną?

Kroki, które należy podjąć:

1. Przekazanie urządzenia do serwisu - po zakończeniu działalności należy niezwłocznie dostarczyć kasę fiskalną do autoryzowanego serwisu, który wykona końcowy odczyt pamięci fiskalnej urządzenia.
2. Sporządzenie protokołu i raportu rozliczeniowego - serwisant dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej, sporządza protokół oraz generuje raport fiskalny rozliczeniowy obejmujący cały okres pracy kasy. Pamiętaj: po otrzymaniu informacji z serwisu, należy odebrać komplet dokumentów.
3. Złożenie dokumentów w urzędzie skarbowym - na podstawie protokołu odczytu i raportu rozliczeniowego podatnik składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej. Brak zgłoszenia w terminie skutkuje tym, że urząd nadal uznaje kasę za aktywną i może wymagać przeglądu technicznego lub przeprowadzić kontrolę.

Zawieszenie działalności a kasa fiskalna online - co musisz wiedzieć?

W okresie zawieszenia działalności nie ma obowiązku zapewniania stałej łączności kasy online z CRK ani wykonywania przeglądu technicznego - pod warunkiem, że nie prowadzisz ewidencji sprzedaży. Przegląd należy wykonać niezwłocznie po wznowieniu działalności i przed pierwszą transakcją. Kasa ma być bezpiecznie przechowywana tak jak kasy z kopią elektroniczną/papierową, a zawieszenie samo w sobie nie rodzi obowiązku zwrotu ulgi - o ile później wznowisz działalność lub łącznie używasz kasę co najmniej 3 lata.

Najczęściej zadawane pytania o kasę fiskalną przy zawieszeniu działalności

Czy zawieszenie działalności zwalnia z obowiązku przeglądów technicznych kasy fiskalnej?
Tak, zawieszenie działalności zawiesza obowiązek przeprowadzania przeglądu technicznego. Obowiązek ten należy jednak dopełnić niezwłocznie po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem sprzedaży.

Czy można wyrejestrować kasę fiskalną na czas zawieszenia działalności?
Nie jest to konieczne. Zawieszenie działalności w CEIDG nie wymaga wyrejestrowania kasy. "Zawieszona działalność a kasa fiskalna", to wielokrotnie powracający temat waszych zapytań, ale przepisy w tej kwestii są jednoznaczne i nie wymagają wyrejestrowania urządzenia.

Czy brak użytkowania kasy fiskalnej w okresie zawieszenia trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?
Nie, nie ma takiego obowiązku. Złożenie wniosku o zawieszenie działalności w CEIDG jest wystarczającą informacją dla urzędu i automatycznie zawiesza większość obowiązków ewidencyjnych.

Czy zawieszenie działalności wpływa na obowiązek posiadania terminala płatniczego powiązanego z kasą?
Obowiązek zapewnienia możliwości płatności bezgotówkowych jest powiązany z prowadzeniem działalności. W okresie zawieszenia, gdy sprzedaż nie jest prowadzona, nie ma konieczności utrzymywania terminala. Jednak po wznowieniu działalności terminal powinien być dostępny dla klientów od pierwszej transakcji, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2025 roku.